Teamassistent*in / Office Manager*in

Mit unserem Sozialunternehmen vostel volunteering UG ermöglichen wir es allen Menschen, sich einfach und wirkungsvoll in Non-Profit-Organisationen zu engagieren. Neben der Vermittlung von Privatpersonen organisieren wir auch Freiwilligeneinsätze und –events für Unternehmensmitarbeiter*innen (Corporate Volunteering). Zusätzlich gestalten wir den Diskurs um Ehrenamt und junges/digitales Engagement maßgeblich mit und beraten und bilden Organisationen und Akteur*innen aus dem Non-Profit Sektor zu den Themen Engagement und Digitalisierung weiter.

Teamassistent*in & Office Manager*in in einem Sozialunternehmen (Teilzeit 24h)

Mehr Infos findest du unter www.vostel.de

Wir suchen eine strukturierte und kontaktfreudige Teamassistenz, die der Geschäftsführung sowie den verschiedenen vostel-Teams im Tagesgeschäft sowie bei anfallenden organisatorischen und administrativen Aufgaben unter die Arme greift und so einen wichtigen Beitrag zur Team-Zufriedenheit und zum Unternehmenserfolg leistet. 

Folgende Aufgaben gehören zu deinem Tagesgeschäft:

• Als Office-Fee von vostel.de sorgst dafür, dass alle gut und gerne an ihrem Arbeitsplatz arbeiten können, behältst die Büro-Ordnung im Blick, tätigst Bürobestellungen und koordinierst den Postein- und ausgang
• Du greifst dem Team bei administrativen Aufgaben unter die Arme und bist so u.a. für die vorbereitende Buchhaltung, die Rechnungseingangsprüfung sowie die Erstellung von Ausgangsrechnungen (mit)verantwortlich
• Du unterstützt bei der schriftlichen Erstellung von Angeboten, Berichten und Präsentationen 
• Du bist für die Beschaffung von Arbeitsmitteln (Laptops, Mobiltelefone etc.) für neue Kolleg*innen zuständig und unterstützt bei der Einrichtung der Geräte (keine Sorge, hierfür braucht es kein besonders tiefgehendes technisches Verständnis)
• Du unterstützt bei der Vor- und Nachbereitung von Workshops und Social Days (und bist damit äußerst beliebt im Team :) )

• erste Erfahrungen und vor allem Freunde am Office-Management oder als Teamassistenz mitbringst
• serviceorientiert denkst und handelst und klar und verbindlich kommunizieren kannst
• bei all den vielfältigen und umfangreichen Aufgaben gut den Überblick bewahrst, strukturiert und eigenverantwortlich arbeitest
• über sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse verfügst und keine Scheu hast, beides mündlich und schriftlich anzuwenden
• du mit gängiger Software (v. a. den MS-Office Anwendungen), gut umgehen kannst und keine Scheu hast, neue Kommunikations-Tools (z.B Trello und Slack) zu erlernen.
• wenn du gut und gern auf Augenhöhe in flachen Hierarchien im Team arbeitest
• du den Blick fürs große Ganze hast, aber die Details nicht aus den Augen verlierst 
• dich nicht aus der Ruhe bringen lässt, wenn sich Pläne auch einmal ändern und man schnell umdenken muss, und auch in stressigen Phasen nicht die Nerven verlierst

• Wir sind sozial, aber nicht unwirtschaftlich, professionell, aber nicht konservativ, authentisch, kreativ, transparent & ehrlich, empathisch, fair, furchtlos, innovativ und neugierig. Wir können gut über uns selbst lachen! Und Nachhaltigkeit liegt uns sehr am Herzen – ­deswegen sind wir klimaneutral. Wir freuen uns über Bewerber*innen, die unsere Werte teilen.
• Wir geben dir viele Möglichkeiten zur Mitgestaltung von vostel.de, einem wachsenden Sozialunternehmen.
• Wir sind ein familiäres Team, mit dem du nie alleine vor einer Herausforderung stehst und in dem wir uns gegenseitig unterstützen.
• Wir geben unser Bestes, auf individuelle Wünsche und Bedarfe (die bspw. mit der familiären Situation, einer chronischen Krankheit oder Behinderung, Religion oder Sprachbarrieren zusammenhängen) einzugehen und für alle Teammitglieder optimale Arbeitsbedingungen zu schaffen.
• Arbeit im Homeoffice ist auch Post-Corona selbstverständlich möglich. Nichtsdestotrotz ist uns eine gemeinsame Zeit im Büro in Berlin wichtig. Daher solltest du in Berlin oder Umgebung wohnen.
• Niemand bei uns hat einen klassischen 9-to-5 Job. Überstunden und Wochenendarbeit gibt es aber nur in seltenen heißen Phasen und werden selbstverständlich kompensiert.
• Wir zahlen dir ein faires Gehalt sowie eine Mittagessenpauschale.