Office Manager (gn) in Renewable Energies

Auf was wir bei ENCAVIS setzen? Die Sonne. Den Wind. Und auf dich.
Willkommen in der Welt von Encavis! Bei uns dreht sich alles um die Kraft der Sonne, des Windes und der konzernweit über 400 Menschen, die gemeinsam das Energiesystem der Zukunft gestalten, um eine nachhaltige Energieversorgung für zukünftige Generationen sicherzustellen.

Die ENCAVIS Management GmbH & Co. KG ist die Holding der ENCAVIS GmbH, einem der führenden Stromerzeuger aus Erneuerbaren Energien in Europa. Wir betreiben ein breit diversifiziertes Portfolio mit über 330 Onshore-Windparks, Freiflächen-Solaranlagen und Batteriespeichern in 13 europäischen Ländern mit einer installierten Leistung von mehr als 3,8 GW. Und das Beste: Wir wachsen weiter! Unsere Tochtergesellschaften, die Stern Energy SpA, die europaweit als Spezialistin für technische Dienstleistungen rund um Photovoltaik-Anlagen tätig ist, sowie die Encavis Portfolio Management GmbH, die auf die Betreuung institutioneller Investoren spezialisiert ist, ergänzen unser Portfolio.

Was das für dich bedeutet? Die Möglichkeit, viel zu bewegen, zu gestalten und zu verändern. Als Teil eines multinationalen Teams, das Spaß daran hat, der Energiewende zum Erfolg zu verhelfen.

Gestalte einen reibungslosen Büroalltag und sei erste Anlaufstelle für unser Team
Als Office Manager bist du das organisatorische Herz unseres Standorts und sorgst dafür, dass der Büroalltag für Mitarbeitende, Gäste und externe Partner reibungslos funktioniert. Du übernimmst eine zentrale Rolle im operativen Tagesgeschäft, koordinierst vielfältige organisatorische Aufgaben und unterstützt bei der Weiterentwicklung effizienter Prozesse. Dabei arbeitest du eng mit unterschiedlichen Fachbereichen zusammen und trägst aktiv zu einer positiven Arbeitsumgebung und Unternehmenskultur bei.

• Empfangs- & Gästemanagement: Du bist die erste Anlaufstelle für Mitarbeitende, Besucher und Geschäftspartner, betreust unsere Telefonzentrale und sorgst für einen professionellen Empfang.
• Office & Facility Management: Du koordinierst die Nutzung und Vorbereitung von Besprechungsräumen, organisierst Catering und stellst einen reibungslosen Ablauf im Büroalltag sicher.
• Post-, Rechnungs- & Dokumentenmanagement: Du verantwortest die Bearbeitung der Ein- und Ausgangspost, koordinierst Kuriersendungen und unterstützt bei der Prüfung sowie Vorkontierung von Eingangsrechnungen.
• Reise- & Spesenmanagement: Du organisierst Geschäftsreisen und unterstützt bei der Erstellung sowie Prüfung von Reise-, Kreditkarten- und Spesenabrechnungen.
• Dienstleister- & Lieferantensteuerung: Du koordinierst externe Dienstleister, Techniker und weitere Ansprechpartner und übernimmst die Terminabstimmung mit internen und externen Partnern.
• Administration & Organisation: Du kümmerst dich um die Bestellung und Verwaltung von Büromaterialien, führst Listen und Übersichten, organisierst Unterschriftsprozesse und unterstützt bei allgemeinen administrativen Aufgaben.
• Events & Unternehmenskultur: Du unterstützt bei der Planung und Organisation von Meetings, internen Veranstaltungen, Feiern sowie Angeboten im Bereich Betriebliches Gesundheitsmanagement.
• HR- & Fuhrparkunterstützung: Du begleitest organisatorisch Onboarding- und Offboarding-Prozesse und unterstützt bei der Verwaltung unseres Firmenfuhrparks.
• Prozessoptimierung & Digitalisierung: Du bringst eigene Ideen zur Verbesserung von Office-Prozessen ein und wirkst aktiv an der Weiterentwicklung eines modernen und effizienten Back-Offices mit.

• Ausbildung & Berufserfahrung: Du verfügst über eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation und hast bereits mehrjährige Erfahrung im Office Management, Assistenzbereich oder einer ähnlichen Position gesammelt.
• Organisationstalent & Eigenverantwortung: Du arbeitest strukturiert, sorgfältig und behältst auch bei mehreren gleichzeitig laufenden Themen den Überblick.
• Kommunikationsstärke: Du trittst freundlich, professionell und serviceorientiert auf und kommunizierst souverän mit unterschiedlichen Ansprechpartnern.
• Digitale Affinität: Du hast Freude an digitalen Tools und neuen Technologien und arbeitest sicher mit Microsoft 365; Kenntnisse in Tools wie Microsoft Copilot oder Miro sind von Vorteil.
• Problemlösungskompetenz & Belastbarkeit: Auch in dynamischen Situationen bewahrst du einen kühlen Kopf, setzt Prioritäten und findest pragmatische Lösungen.
• Serviceorientierung & Teamgeist: Du hast Freude daran, andere zu unterstützen, arbeitest gerne im Team und überzeugst durch Engagement und Verlässlichkeit.
• Sprachen: Du verfügst über sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift; weitere Fremdsprachen sind von Vorteil.

• Employee Assistance Program - Individuelle Beratung und Coaching durch das Fürstenberg Institut
• Fachliche & persönliche Entwicklung - Umfassendes Onboarding, individuelle Weiterbildungsmöglichkeiten, Sprachkurse, Entwicklungsprogramme
• Gesundheit & Wohlbefinden - Gesundheitsplattform machtfit (inklusive Gesundheitsbudget), Gesundheitswochen, freie Getränke und Obst
• Kultur & Zusammenarbeit - Kleine und große Unternehmens- und Teamevents, Giving-Back-Week, Sustainability-Arbeitsgruppe
• Lunch Angebot (nur am Standort Hamburg) - Subventioniertes Essensangebot im Office in Hamburg
• Mitarbeiterprämien - Finder's Fee für neue Kolleginnen und Kollegen
• Mitarbeiterrabatte - Nutzung von Corporate Benefits
• Mobilität - Übernahme des Deutschlandtickets und gefördertes JobRad
• Tierbüro (nur in Hamburg) - Möglichkeit ein Haustier in ein extra reserviertes Büro mitzubringen, falls die Betreuung mal nicht gewährleistet werden kann
• Tolle Lage - Büroräume direkt an der Elbe, die mit Bus und Bahn einfach zu erreichen sind
• Vorsorge & Versicherung - Arbeitgeberzuschuss zur betrieblichen Altersvorsorge und Berufsunfähigkeitsversicherung, kostenfreie Gruppenunfallversicherung, Zuschuss zur Bildschirmarbeitsplatzbrille
• Work-Life-Balance - Flexibles Arbeiten & Mobile Office (bis zu 50%), 30 Tage Urlaub (+ jeweils 1 Tag für Weihnachten und Silvester)