Backoffice & Workflow-Assistenz (gn)

Wir sind ein herzliches, innovatives und wachsendes Unternehmen, das Yoga- und Achtsamkeitsretreats sowie Bildungsurlaube an besonderen Orten wie Klöstern, der Ostsee und der Nordsee organisiert.

Zur Unterstützung unseres Teams suchen wir eine weitere engagierte 

Backoffice- und Workflow-Assistenz (gn)

in einem hybriden Arbeitsumfeld – möglichst ein Allroundtalent mit Struktur und Kommunikationsgeschick, das Lust hat, mit uns moderne, KI-gestützte Arbeitsweisen zu nutzen und unsere Workflows zu optimieren. Sie sorgen für einen reibungslosen Büroalltag, organisieren interne Abläufe und sind zentrale Ansprechperson für administrative Aufgaben. Eine strukturierte Einarbeitung ist selbstverständlich.

• Organisation und Koordination der Arbeitsabläufe im Backoffice und in unserem Buchungssystem
• Termine und Zeitpläne im Blick behalten
• Verlässliche, freundliche Kommunikation mit Teilnehmenden, Partner*innen und internen Teams – überwiegend auf Deutsch, gelegentlich auf Englisch
• Pflege und Verwaltung von Dokumenten und Datenbanken sowie Erstellung von Präsentationen und Berichten mit Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint)
• Planung und Steuerung von Projekten im Workflow-Management mit modernen Projektplanungstools
• Mitarbeit bei der Weiterentwicklung und Automatisierung unserer digitalen Prozesse mit KI-gestützten Assistenzsystemen
• Achten auf die Einhaltung organisatorischer Standards und Prozesse
• Vorbereitende Buchhaltung für den Steuerberater (ein Plus, kein Muss)

• Erfahrung in Büroorganisation und administrativen Aufgaben
• Sehr gute Kenntnisse in Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint) und sicherer Umgang mit dem PC
• Organisationstalent, Struktur und Überblick – auch wenn es zeitlich mal eng wird, behalten Sie Ruhe und Übersicht
• Kommunikationsstärke, ein freundliches, verlässliches Auftreten und ausgeprägte Teamfähigkeit
• Selbstständige Arbeitsweise, Priorisierungsgeschick und Flexibilität bei wechselnden Anforderungen
• Offenheit und Neugier für neue Aufgabengebiete, digitale Tools und KI – Vorkenntnisse von Vorteil, aber kein Muss, wir arbeiten Sie ein
• Fließende Deutsch- und gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift

• Hybrides Arbeiten: Büro und Home-Office, wenn gewünscht. 
• Strukturierte Einarbeitung – auch in unseren KI-gestützten Workflow
• Flexible Arbeitszeitmodelle
• Feel-Good-Atmosphäre, in der Ihre Bedürfnisse berücksichtigt werden
• Flache, auf Vertrauen basierende Hierarchien mit großem Gestaltungsspielraum
• Kreative Entfaltungsmöglichkeiten
• Hunde sind bei uns gern gesehene Teammitglieder 🐾