Assistent*in der Geschäftsführung

Das Team der Executive Assistents ist das Herzstück unserer Organisation:

Als Assistenz der Geschäftsführung (gn) bist Du die zentrale Schnittstelle, an der alle Informationen zusammenfließen, verarbeitet und strategisch aufbereitet werden. Du arbeitest eng mit der Geschäftsleitung und hochrangigen Partner:innen aus Wirtschaft, Wissenschaft und Politik zusammen, koordinierst das Zeitmanagement und unterstützt den reibungslosen Ablauf zentraler Prozesse. Du sorgst dafür, dass die Geschäftsführung jederzeit optimal unterstützt ist – eine Aufgabe, die ein hohes Maß an Verantwortungsbewusstsein, Weitsicht und Kreativität verlangt.

Wenn Du eine Position suchst, in der Du nicht nur organisatorische Aufgaben übernimmst, sondern aktiv zur Gestaltung der Zukunft unserer Organisation beiträgst, dann ist diese Rolle genau das Richtige für Dich.

Wir suchen Dich zum nächstmöglichen Zeitpunkt in Vollzeit (40h/Woche).

1. Zeit- und Kalendermanagement für die Geschäftsführung
2. Kommunikation mit externen Partnern, Erstellen und Bearbeiten von Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache
3. Zusammenstellung und Bearbeitung von Vorbereitungsunterlagen für Termine und Dienstreisen sowie Nachverfolgung von entsprechenden Aufgaben und offenen Punkten
4. Betriebsinterne Kommunikation, Weiterleiten von Aufgaben und Begleitung von Meetings
5. Vorbereitung von externen und internen Auftritten und Terminen des Geschäftsführers mit Mitarbeitenden sowie Vertreterinnen und Vertretern aus Politik, Verbänden und Wirtschaft, inklusive Vorbereitung. Dazu gehört auch die Erstellung von Reden, Texten und Präsentationen.
6. Unterstützung in der Betreuung des C-Level-Netzwerkes
7. Planung, Organisation und Abwicklung von Reisen
8. Mitorganisation von internen und externen Veranstaltungen

1. Abgeschlossenes Studium oder abgeschlossene einschlägige Ausbildung
2. hohes Maß an Engagement, Zuverlässigkeit, Organisationsstärke sowie sehr gute Kommunikationsfähigkeit
3. sichere und eloquente Business Kommunikation in deutscher und englischer Sprache
4. Teamplayer:in mit hoher Eigenmotivation sowie strukturierter und lösungsorientierter Arbeitsweise
5. ausgeprägte Dienstleistungsmentalität und Serviceorientierung
6. professionelles Auftreten und eine überdurchschnittliche Leistungsbereitschaft
7. sicherer Umgang mit den aktuellen Mac sowie MS-Office Anwendungen
8. Berufserfahrung im NGO- oder Wissenschaftsbereich von Vorteil

1. die Möglichkeit, dich aktiv und kreativ bei Falling Walls einzubringen und Verantwortung zu übernehmen
2. ein attraktives Arbeitsumfeld in einer international agierenden, gemeinnützigen Organisation
3. ein motiviertes und diverses Team mit den unterschiedlichsten Hintergründen und Erfahrungsschätzen
4. die Möglichkeit zum mobilen Arbeiten, flexible Arbeitszeiten und weitere familienfreundliche Maßnahmen
5. regelmäßige Team-Events und ein wunderschönes, grünes Büro in Berlin-Mitte mit Terrasse/Innenhof, frischem Obst, vielen leckeren Getränken, Tischtennisplatte und Yogaraum
6. 30 Tage Urlaub im Jahr bei einer 5-Tage-Woche + 2 zusätzliche freie Tage am 24.12. und 31.12.
7. einen Zuschuss zu einer Urban Sports Mitgliedschaft