Office and Event Manager*in

Wellcomes Europa Büro gehört zum Wellcome Trust, eine weltweit tätige gemeinnützige Stiftung, die sich dafür einsetzt, die Gesundheit für alle zu verbessern durch die Förderung von Wissenschaft, die Durchführung von politischen und Advocacy Kampagnen sowie den Aufbau von Partnerschaften Unsere Hauptaufgabe ist es, enge Beziehungen mit den Regierungen innerhalb Europas, besonders in Deutschland, sowie der Europäischen Kommission aufzubauen. Wir arbeiten in diesem Zusammenhang mit politischen Entscheidungsträger:innen und dem weiteren politischen Ökosystem zusammen in den Bereichen Klima und Gesundheit, psychische Gesundheit sowie Infektionskrankheiten.

Büromanagement

1. Verantwortung und Überwachung des täglichen Bürobetriebs: Verwaltung von Büroressourcen, Terminkoordination, Postbearbeitung und Telefonmanagement
2. Administrative Unterstützung des Managements und Bürokommunikation
3. Verwaltung von Lieferanten- und Facility-Verträgen: Überwachung und Pflege von Verträgen mit externen Dienstleistern (z. B. Reinigung, Catering, Wartung)
4. Abstimmung mit Vermietern und Gebäudeverwaltern: Kommunikation und Koordination mit dem Gebäudemanagement und anderen externen Partnern
5. Sicherstellung der Einhaltung der Arbeitsschutzrichtlinien der Wellcome Trust gGmbH in Übereinstimmung mit den Compliance-Anforderungen
6. Verwaltung von Bürotechnik und IT-Ausstattung: Sicherstellung, dass Bürogeräte wie Drucker, Computer und Telefonanlagen reibungslos funktionieren und gewartet werden.
7. Zusammenarbeit mit IT-Abteilungen: Koordination bei technischen Problemen oder Updates und ggf. Koordination mit externen Technikdienstleistern
8. Zusammenarbeit mit dem Operations Manager zur Nachverfolgung von Büroausgaben, Bearbeitung von Rechnungen und Dokumentenablage
9. Hauptansprechpartner:in für die Kommunikation mit Besuchern, Gästen und externen Dienstleistern
10. Verantwortung für das On-/Offboarding von Mitarbeitenden und Unterstützung bei der Verwaltung von Mitarbeiterdaten sowie bei administrativen Aufgaben im Personalbereich
11. Sonderaufgaben zur Sicherstellung von Arbeitsabläufen

Veranstaltungsmanagement

1. Selbstständige Planung und Durchführung von Veranstaltungen mit unterschiedlicher Komplexität, einschließlich:
2. Verhandlung und Koordination mit Lieferanten, Gastgebern, Partnern und Teammitgliedern
3. Beratung und Verwaltung des Veranstaltungsbudgets sowie die Entwicklung von Konzepten, die den reibungslosen Ablauf der Veranstaltung gewährleisten
4. Beschaffung und Organisation der notwendigen Logistik
5. Nachbereitung von Veranstaltungen, einschließlich der Verwaltung von Ausgaben und das Einholen von Feedback
6. Unterstützung des Teams bei globalen Events(Delegations-Management, interne Koordination von Briefings, Klärung von Catering-Bedarfen etc.)
7. Unterstützung der Teilnahme und Mitwirkung von Teammitgliedern oder Partnern an Veranstaltungen, bei der Reise- und Unterkunftsbuchung, Unterstützung bei der Beantragung von Visa, Beschilderungen, Delegiertenlisten und Namensschildern
8. Recherche, Planung und Organisation von Teambuilding-Veranstaltungen sowie Maßnahmen zur Team-Entwicklung und -schulung

Qualifikationen und Erfahrung

1. Abgeschlossene Ausbildung oder Studium in einem relevanten Bereich
2. Mindestens 5 Jahre relevante Berufserfahrung
3. Sehr gute Anwenderkenntnisse von Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint und Outlook)
4. Ausgezeichnete mündliche und schriftliche Kommunikationsfähigkeiten in Deutsch und Englisch

Persönliche Anforderungen

1. Selbständigkeit und Eigeninitiative
2. Strukturierte, gewissenhafte und service-orientierte Arbeitsweise
3. Selbstbewusstes Auftreten sowie ein professionelles und respektvolles Verhalten
4. Organisationstalent, Teamfähigkeit, Zuverlässigkeit und Kooperationsbereitschaft
5. Fähigkeit, auch in stressigen Situationen ruhig und lösungsorientiert zu handeln

Vielfalt und Integration

Wellcome setzt sich dafür ein, ein faires und gesundes Arbeitsumfeld zu schaffen, in dem sich alle Mitarbeitenden wertgeschätzt fühlen und ihr Potenzial entfalten können. Wir fördern eine Kultur der Zusammenarbeit und des Respekts, in der sich unsere Mitarbeitenden engagieren und ihr individueller Beitrag anerkannt wird. Unser zukünftiger Erfolg basiert darauf, dass jede:r die Möglichkeit hat, sein Potenzial voll auszuschöpfen.

Wir verstehen, dass unsere Mitarbeitenden auch außerhalb der Arbeit persönliche Verpflichtungen und Interessen haben. Daher streben wir ein flexibles Arbeitsumfeld an, das es ihnen ermöglicht, ihr Bestes zu geben. Wellcome ermutigt und begrüßt Bewerbungen von Menschen mit unterschiedlichem Hintergrund. Bewerber:innen mit einer Behinderung bitten wir, sich mit uns in Verbindung zu setzen, um uns mitzuteilen, wie wir sie im Einstellungsverfahren bestmöglich unterstützen können.

Hybrides Arbeiten

Wir arbeiten 3 Tage im Büro (Dienstag, Mittwoch und Donnerstag) und die restlichen 2 Tage entweder mobil oder im Büro.