Referent*in der Geschäftsführung

Aktion gegen den Hunger ist in krisengeschüttelten Ländern im Einsatz, in die sich andere nicht wagen. – Nelson Mandela

Wir kämpfen für eine Welt ohne Hunger und Not. Für alle, für immer. Unser Ziel: Leben retten und Menschen in Not wieder Hoffnung schenken. Möchtest du daran mitwirken? Dann bist du in dieser verantwortungsvollen Position richtig!

Wir setzen uns mit Energie und Überzeugung dafür ein, zu einem Wandel im Denken und Handeln beizutragen. Weltweit unterstützen wir 26,5 Millionen Menschen in 57 Ländern. Wir kämpfen gegen Mangelernährung, schaffen Zugang zu sauberem Wasser sowie gesundheitlicher Versorgung und unterstützen Menschen dabei, sich nachhaltige Lebensgrundlagen aufzubauen.

Unsere Geschäftsführung verantwortet die strategische Ausrichtung unserer Organisation, behält das Große und Ganze im Blick und sorgt gleichzeitig dafür, dass die tägliche Arbeit unserer Teams wirkungsvoll ineinandergreift. Für die Unterstützung unseres Geschäftsführungsteams suchen wir ab Mai idealerweise in Vollzeit (38 Stunden/ min. jedoch 35 Stunden pro Woche) eine engagierte, souveräne Person, die strategisches Denken mit hoher organisatorischer und kommunikativer Kompetenz verbindet.

Referent*in der Geschäftsführung (all genders)

In deiner Rolle unterstützt du an der Seite deiner Kollegin unseren Geschäftsführer tagtäglich dabei, die unterschiedlichsten Themen gut zu strukturieren, sinnvoll voranzubringen und den Arbeitsalltag bestmöglich zu organisieren. Dabei bist du eine zentrale Schnittstelle zu internen und externen Stakeholdern, insbesondere unseren Führungskräften, und spielst eine entscheidende Rolle für die erfolgreiche Weiterentwicklung unserer Organisation.

Planung & Organisation

1. Du strukturierst und koordinierst alle Anfragen an die Geschäftsführung und behältst selbst im lebhaften E‑Mail‑Alltag jederzeit den Überblick.
2. Dabei sorgst du dafür, dass Themen stets sinnvoll priorisiert werden und koordinierst die interne und externe Kommunikation. Aus vielfältigen Informationen und Themen erstellst du Briefings, Analysen und Entscheidungsvorlagen, die unserem Geschäftsführer als Grundlage für strategische Entscheidungen dienen.
3. Du organisierst Termine sowie Reisen und sorgst dafür, dass alle Abläufe sorgfältig vorbereitet, sinnvoll abgestimmt und reibungslos umgesetzt werden können.

Meeting- und Kommunikationsmanagement

1. Du bereitest Meetings sorgfältig vor und nach, bringst Struktur in den Ablauf und unterstützt bei der Moderation – unabhängig davon, ob es sich um interne Runden, externe Gespräche oder Netzwerk‑Formate handelt. Außerdem übernimmst du bei Bedarf die Vertretung des Geschäftsführers in ausgewählten Meetings und Terminen.
2. Du entwickelst unterschiedliche interne Meetingformate und -konzepte weiter, um eine noch wirkungsvollere Zusammenarbeit zu ermöglichen.
3. Dabei gestaltest du die interne Kommunikation stets umsichtig und stellst sicher, dass wichtige Informationen transparent, nachvollziehbar und im richtigen Moment in das Team getragen werden.

Gremienkoordination

1. Du koordinierst und steuerst unser strategisches Leitungsgremium und hältst Prozesse, Informationen und Entscheidungen transparent und verbindlich für alle Beteiligten fest. Dabei trägst du die Verantwortung dafür, dass unsere Meetings strukturiert sind, alle relevanten Vorbereitungen erfolgt sind, Impulse aus den Fachbereichen gebündelt werden und daraus Entscheidungsgrundlagen für das Leitungsgremium entstehen.
2. Außerdem bereitest du Vorstandssitzungen und Mitgliederversammlungen inhaltlich und organisatorisch vor - von der Terminkoordination bis hin zur Protokollierung sowie dem Ableiten und aktiven Nachhalten von Meilensteinen. Gleichzeitig wirkst du engagiert an der Weiterentwicklung unseres ehrenamtlichen Boards mit.

1. Du verfügst über umfangreiche, langjährige Erfahrungen in der Büro- und Projektorganisation oder ähnliche Qualifizierungen. Dabei ist dir die regelmäßige Zusammenarbeit mit Geschäftsführer*innen und/oder Menschen in höheren Positionen bestens bekannt.
2. Du arbeitest strukturiert und vorausschauend. Mit deinem Gespür für Wesentliches gelingt es dir leicht, komplexe Inhalte verständlich und wirkungsorientiert so aufzubereiten, dass schnelle Entscheidungen getroffen werden können. Dabei hast du ein gutes Gefühl dafür, welche Themen Aufmerksamkeit benötigen – und welche nicht.
3. Du kommunizierst offen, respektvoll und auf Augenhöhe. Dabei zeichnest du dich durch deine außerordentlichen sprachlichen Fähigkeiten in Wort und Schrift aus (fließend Deutsch und Englisch).
4. Du arbeitest gerne mit anderen Menschen zusammen, knüpfst Verbindungen zwischen Bereichen und setzt dich für eine kooperative und unterstützende Zusammenarbeit ein.
5. Gleichzeitig übernimmst du mit Freude Verantwortung und bringst Themen zielorientiert voran.
6. Du bleibst ruhig und lösungsorientiert, auch wenn viele Bälle gleichzeitig in der Luft sind und bringst mit deinem Koordinationsgeschick Leichtigkeit auch in herausfordernden Phasen.
7. Du zeigst einen routinierten Umgang mit MS Office-Anwendungen und hast bereits Kommunikations- und Projektmanagement-Tools wie Slack und/oder Asana kennengelernt.
8. Dein Wohnort befindet sich in Berlin oder näherer Umgebung und dir ist eine regelmäßige Anwesenheit im Büro möglich.

1. Wir bieten dir eine äußerst verantwortungsvolle Position mit abwechslungsreichen Aufgaben und viel Gestaltungsspielraum. Die Stelle ist zunächst auf 2 Jahre befristet.
2. Wir leben eine Organisationskultur, in der eine wertschätzende Zusammenarbeit auf Augenhöhe fest verankert ist und die Stärken und Potenziale von Mitarbeitenden gefördert werden. Ein guter Teamzusammenhalt, Humor und Freude bei der Arbeit sind uns dabei wichtig.
3. Die Stelle ist in unserem internen Gehaltsmodell der Gruppe R3 zugeordnet und das Gehalt liegt je nach Erfahrung und Expertise zwischen 4.030 Euro und 4.750 Euro (brutto Vollzeit bei 38h/ Woche).
4. Wir bieten regelmäßige, bedarfsorientierte Weiterbildungen an.
5. Unsere Mitarbeitenden erhalten ein Deutschlandticket oder eine Zuzahlung für ausgewählte Gesundheitsleistungen (Urban Sports Club).
6. 30 Urlaubstage pro Jahr bei einer 5-Tage-Woche; Gleitzeit ist möglich.
7. Für diese Position ist es notwendig, regelmäßig in unserem Büro zu sein. Mobiles Arbeiten ist jedoch ebenso wie eine familienfreundliche Arbeitszeit nach Absprache möglich.
8. Wir ermöglichen das Arbeiten aus dem Europäischen Ausland für bis zu sechs Wochen im Jahr.