Office Manager (all genders) in Kita

In Kooperation mit der Schwarz Gruppe betreibt Phorms Education in Heilbronn und Umgebung aktuell sechs bilinguale, deutsch-englische Betriebskitas. Wir betreuen Kinder im Alter von 0-6 Jahren in einem offenen und teil-immersiven Konzept. Hochwertig ausgestattete Funktionsräume und großzügige Außenspielgelände sorgen für eine anregende Lernumgebung. Unsere pädagogischen Schwerpunkte sind Bilingualität, Musik und MINT – dabei bleiben die Kinder stets im Mittelpunkt unserer bedürfnisorientierten Arbeit und sind impulsgebend am Kita-Alltag beteiligt.

Die Betriebskitas sind Teil des Netzwerkes der Phorms Education SE, einem überregionalen und zukunftsorientierten Unternehmen im Bereich Bildung und Erziehung, das seit 2006 die Bildungslandschaft in Deutschland bereichert.

Für unsere Kita in Erlenbach suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt einen engagierten und qualifizierten

Office Manager (all genders)

(Teil- oder Vollzeit).

1. Administrative Begleitung des Kita-Aufenthalts von der Platzanfrage bis zum Austritt der Kinder
2. Unterstützung bei der Vor- und Nachbereitung der Buchhaltung (internes und externes Rechnungswesen), insbesondere Prüfung, Kontierung und Vorbereitung von Eingangsrechnungen
3. Unterstützung bei der Abrechnung der Kita-Beiträge sowie Mitwirkung bei der Überwachung von Zahlungseingängen
4. Unterstützung des Einkaufsprozesses von der Bedarfsermittlung bis zur Bestellung
5. Einholung und Vergleich von Angeboten sowie Vorbereitung von Preisübersichten
6. Pflege und Verwaltung von Lieferanten- und Vertragsdaten
7. Mitwirkung bei Budgetüberwachung sowie Kostenkontrolle
8. Organisation des Büro-Tagesgeschäfts wie Postbearbeitung, Ablageführung, Aktenverwaltung und Datenpflege
9. Assistenzaufgaben für die Gesamt- und Teamleitungen
10. Professionelle Kommunikation mit Eltern, Dienstleistern und Lieferanten, teilweise auch in englischer Sprache
11. Erstellen verschiedener Auswertungen
12. Administrative Unterstützung bei Projekten (z. B. Eröffnung neuer Kitas)
13. Vor- und Nachbereitung von Besprechungen und Terminen sowie Schreiben von Protokollen
14. Gelegentliche Einsätze an weiteren Standorten in Heilbronn und Umgebung neben dem Hauptstandort Erlenbach

1. Eine abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung oder Vergleichbares
2. Mindestens zwei Jahre Berufserfahrung in ähnlichen verantwortungsvollen Positionen, idealerweise in einer Bildungseinrichtung
3. Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
4. Sicherer Umgang mit allen Office-Anwendungen
5. Hohe Sensibilität für die Interessen und Bedürfnisse von Eltern sowie eine ausgeprägte Dienstleistungsbereitschaft

1. Eine attraktive Vergütung
2. Zusätzliche Arbeitgeberleistungen (z.B. Deutschlandticket, betriebliche Altersvorsorge (20 %), täglich wechselndes freies Mittagessen, Corporate Benefits Vorteilsportal)
3. Umzugspauschale bei berufsbedingtem Wohnortwechsel und kurzfristige Bereitstellung von Personalwohnungen zu Marktpreisen
4. 30 Urlaubstage
5. Fünf vom Arbeitgeber voll bezahlte Kind-krank-Tage sowie Personalrabatt bei Inanspruchnahme eines Schulplatzes
6. Geregelte Arbeitszeiten und ideale Work-Life-Balance
7. Hauptarbeitsplatz in unserem modernen Büro in Erlenbach, Home-Office nur in begrenztem Umfang
8. Sehr gute technische Ausstattung (eigener Laptop)
9. Interne und externe Fort- und Weiterbildungsangebote
10. Kleines Team und ein familiäres Umfeld
11. Abwechslungsreiche und vielseitige Aufgaben mit großem Gestaltungs- und Entscheidungsspielraum
12. Kurze Entscheidungswege sowie Raum für eigene Ideen