Personalsachbearbeiter*in für Stammpersonal

Wer wir sind

Voller Einsatz für Frieden. Wir sind das ZIF, das bundeseigene Zentrum für Internationale Friedenseinsätze: Personalagentur, Trainingszentrum und international vernetzter Innovations- und Kompetenzhub für ziviles Krisenmanagement. Im Auftrag des Auswärtigen Amts rekrutieren, vermitteln und sekundieren wir als Arbeitgeberin deutsches ziviles Personal in über 40 Friedenseinsätze, Wahlbeobachtungsmissionen und humanitäre Einsätze internationaler Organisationen. Wir bieten Trainings, Coachings und spezialisierte Fortbildungen für den Einsatz in Krisengebieten sowie analytische Auswertung und politische Beratung zu Einsatzthemen und initiieren fachlichen Austausch im In- und Ausland. Bei uns im Headquarter arbeitet ein Team von mehr als 60 Kolleg:innen für eine Mission: den zivilen deutschen Beitrag zum multilateralen Krisenmanagement.

Das Team Personal & Recht ist mit seinen drei Jurist*innen und acht Personalsachbearbeiter*innen verantwortlich für alle rechtlichen sowie administrativen Belange der Mitarbeiter*innen des ZIF sowie der etwa 175 Sekundierten in Einsätzen weltweit. Die Themenfelder sind vielfältig und reichen von Vertragsmanagement über individuelle Personalbetreuung bis hin zu Eingruppierungen nach dem TVöD, Durchführung von Vergabeverfahren, interner Rechtsberatung zu unterschiedlichsten Rechtsfragen aus den Tagesgeschäften der unterschiedlichen Teams und Aushandlung von Sekundierungsabkommen mit verschiedensten aufnehmenden Einrichtungen weltweit.

Die Personalsachbearbeitung im Bereich Verwaltung ist verantwortlich für die umfängliche administrative Betreuung des Personals am Standort Berlin. Zu Ihren Aufgaben zählen unter anderem:

1. Bearbeitung von Personaleinstellungen inkl. Bewerbungsmanagement, Stufenzuordnungen und Personalaustritten unter Beachtung der Beteiligungsrechte des Betriebsrats sowie den Regularien der einschlägigen Rechtsvorschriften (TVöD, TV EntgO Bund, BRKG etc.)
2. Überwachung, Prüfung und Umsetzung laufender tarifvertraglicher, gesetzlicher sowie sozialversicherungsrechtlicher Ansprüche wie Urlaub, Freistellung, Lohnfortzahlung usw.
3. Verwaltung und Aktualisierung der Personalakten und -stammdaten unter Verwendung der Personalverwaltungssoftware REXX
4. Bearbeitung des Melde- und Bescheinigungswesens und enge Zusammenarbeit mit dem Betriebsrat und der externen Entgeltabrechnungsstelle
5. Aktive Mitarbeit bei der Weiterentwicklung von personaladministrativen Prozessen
6. Optimierung und Weiterentwicklung der Nutzung von digitalen, prozessoptimierten Arbeitsmitteln insbesondere der digitalen Personalverwaltungssoftware REXX
7. Mitwirkung bei der Erstellung von Reports, Statistiken und Auswertungen sowie Pflege des Stellenplans
8. Je nach persönlicher Präferenz die Möglichkeit, sowohl das hausinterne betriebliche Gesundheitsmanagement, das Personalcontrolling als auch die Digitalisierung im Personalbereich weiterzuentwickeln

1. Abgeschlossene Berufsausbildung zum Beispiel als Personalsachbearbeiter*in, Verwaltungsfachangestellter*in, Personalfachkaufmann*frau oder vergleichbare Berufserfahrung in ähnlicher Position
2. Mehrjährige relevante Berufserfahrung
3. Kenntnisse der einschlägigen rechtlichen Bestimmungen im Aufgabengebiet (allgemeines Arbeitsrecht, öffentliches Tarifrecht inkl. Entgeltordnung)
4. Versierter Umgang mit Personalverwaltungssoftware und digitalen Anwendungen sowie sicherer Umgang mit MS Office
5. Interesse an und gute Kenntnisse zur Personalgewinnung in sozialen Medien
6. Stilsichere Umgangsformen, freundliches und verbindliches Auftreten
7. Eigenständige, strukturierte und verantwortungsvolle Arbeitsweise
8. Teamfähigkeit, Selbständigkeit und Organisationsgeschick
9. Kommunikationsstärke, Loyalität und Vertrauenswürdigkeit

Wir gehen davon aus, dass es hervorragende Kandidat:innen gibt, die nicht alle Kriterien der Beschreibung erfüllen. Vielleicht haben Sie passende Fähigkeiten, die uns zusammenbringen? Überzeugen Sie uns, warum Sie der oder die Richtige für die Stelle sind.

1. Teamspirit: Wir sind ein hochmotiviertes, dynamisches und kollegiales Team, das wertschätzend zusammenarbeitet. Professionalität und Freude bei der Arbeit sind uns wichtig.
2. Modern und mittendrin: Unsere gut ausgestatteten Büros bieten eine angenehme Arbeitsatmosphäre – am idyllischen Ludwigkirchplatz, ruhig und dennoch mitten in der City West.
3. Vereinbarkeit von Beruf und Privatem: Wir leben flexible, familienfreundliche Arbeitszeitmodelle und Gleitzeitregelungen – mit mobilem Arbeiten.
4. Persönliche Entwicklung: Profitieren Sie neben Feedbackgesprächen von zahlreichen internen Informations- und Weiterbildungsangeboten, exklusiven Lunch-Formaten mit spannenden Gesprächspartner:innen und interaktiven Lerntagen – unsere Reflektionsräume fördern Neugier, Teamgeist und Resilienz.
5. Onboarding: Unser Programm zum Einstieg umfasst neben der individuellen Einarbeitung das Kennenlernen aller Teams; erfahrene Kolleg:innen unterstützen Sie gerne und machen das Fußfassen im ZIF federleicht.
6. Nachhaltigkeit im Blick: Dass wir unseren Mitarbeiter:innen ein Job-/Deutschlandticket ermöglichen, ist nur ein Baustein unseres Nachhaltigkeitsmanagements: Wir arbeiten immer weiter daran, uns zukunftsorientiert aufzustellen.
7. Ein faires Gehalt: Bei uns gilt der TVöD Bund – mit 30 Urlaubstagen im Jahr bei einer 5-Tage-Woche (dazu den 24. und 31.12. frei), zusätzlicher Altersvorsorge (VBL) sowie Jahressonderzahlung. Die Vergütung erfolgt nach TVöD Bund Entgeltgruppe 9b bei Vorliegen der persönlichen Voraussetzungen.
8. Beginn zum nächstmöglichen Zeitpunkt, in Vollzeit, unbefristet mit 19,5 Wochenstunden sowie befristet mit 19,5 Wochenstunden zunächst für zwei Jahre. Die vollumfängliche Entfristung ist schnellstmöglich angestrebt.