Projektkoordinator*in für internationale Zusammenarbeit (Ukraine, Westbalkan)

Für die Begleitung von Projektpartner*innen und Förderprojekten in der Ukraine und in Südosteuropa sucht unser Team Internationale Projektpartnerschaften (IPP) zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine*n engagierte*n Kolleg*in als

Projektkoordination in der internationalen Zusammenarbeit.

Der Umfang deiner Stelle beträgt 80% (32 Stunden/Woche). Mittelfristig streben wir eine Ausweitung des Umfangs an, falls du dies wünschst. Im Projekt „Shelter-Ukraine“ (AMIF-gefördert) arbeitest du mit einem kleinen Team eng zusammen. Darüber hinaus übernimmst du eigenverantwortlich die Koordination der Projektarbeit in Südosteuropa.

1. Mitarbeit in der Koordination des Projekts „Shelter Ukraine“ (Laufzeit bis Januar 2028)
2. Prüfung der quartalsweisen Planung des Aktivitätenangebots für 8 Standorte in der Ukraine
3. Monitoring der quartalsweisen Finanz- und Sachberichte
4. Vorbereitung von Berichten an Externe
5. Weiterentwicklung der im Projekt verwendeten Berichts- und Planungsvorlagen (vor allem in Excel) und der Prozessabläufe
6. Gegebenenfalls Anpassung des Projektkonzepts (z. B. bei Beendigung des russischen Angriffskrieges)
7. Koordination von Förderprojekten in Südosteuropa
8. Inhaltliche und administrative Begleitung von Partnerorganisationen
9. Vertragsverhandlungen und Weiterförderungsprozesse
10. Mitarbeit an Standardisierungs- und Qualitätsmanagementprozessen
11. Mitarbeit im Bereich Fundraising und Drittmittelbetreuung
12. Konzeption und Erstellung von Projektanträgen (EU, Bundesstellen, Stiftungen, andere institutionelle Geber*innen)
13. Kommunikation mit und Reporting für Geber*innen
14. Aufbereitung von Inhalten und Darstellung von Entwicklungen in den Projektregionen und bei deinen Projektpartnern für die interne Öffentlichkeit und SHL-Bildungsformate

1. Relevanter Abschluss: Du hast einen Bachelorabschluss in einem für die Stelle relevanten Fachbereich.
2. Gesellschaftliches Engagement: Du möchtest mit deiner Arbeit einen echten Unterschied machen und hast Lust, dich für Solidarität, Chancengerechtigkeit und Demokratie einzusetzen.
3. Erfahrung im Projektmanagement: Du hast nachweisbare Erfahrung in der Koordination von Projekten, idealerweise in der internationalen Zusammenarbeit oder im NGO-Umfeld. Die Bewertung und (wirkungsorientierte) Entwicklung von Förderprojekten, das Monitoring von Aktivitäten (inhaltlich, finanziell, statistisch) und die Erstellung von Berichten sind dir vertraut.
4. Fundraising-Kompetenz: Du hast bereits erfolgreich Projektanträge (z. B. für EU, Bundesstellen, Stiftungen) geschrieben, Budgets erstellt und Berichte sowie Nachweise für Drittmittelgeber*innen vorbereitet.
5. Selbstorganisation & Flexibilität: Du arbeitest strukturiert, behältst auch bei mehreren parallelen Deadlines den Überblick und findest kreative Lösungen, wenn Unerwartetes passiert. Du bist offen für neue Tools und Methoden, insbesondere für den Einsatz von KI-Anwendungen im Projektalltag.
6. Digitale Affinität: Excel ist für dich mehr als nur eine Tabelle – du nutzt es für Budgets, Berichte und Datenauswertungen und bist bereit, dich mit komplexeren Mappen und digitalen Tools auseinanderzusetzen.
7. Kommunikationsstärke & Teamgeist: Du kommunizierst klar, wertschätzend und zielgruppenorientiert – auf Deutsch und Englisch. Die Zusammenarbeit mit internationalen Partnerorganisationen macht dir Freude. Sprachkenntnisse in Ukrainisch (bzw. Vertrautheit mit dem Kyrillischen) sowie Bosnisch/Kroatisch/Serbisch und/oder Albanisch sind ein Plus, aber kein Muss.
8. Qualitätsmanagement & Standardisierung: Du hast Interesse, an der Weiterentwicklung von Berichts- und Planungsvorlagen sowie an Standardisierungs- und Qualitätsmanagementprozessen mitzuwirken.
9. Verhandlungsgeschick: Vertragsverhandlungen und Weiterförderungsprozesse mit Partnerorganisationen gehst du souverän und lösungsorientiert an.
10. Reisebereitschaft: Du bist bereit, 1–3 Mal im Jahr unsere Projekte und Partner im Ausland zu besuchen und an Veranstaltungen in unseren Büros in Berlin, Sarajevo, Lübeck oder Neumünster teilzunehmen.

1. Sinnstiftende Arbeit: Du gestaltest mit uns gesellschaftlichen Wandel und unterstützt junge Menschen dabei, Verantwortung zu übernehmen.
2. Eigenverantwortung & Gestaltungsspielraum: Bei uns kannst du eigene Ideen einbringen, Prozesse mitgestalten und Verantwortung übernehmen – in einem Team, das auf Augenhöhe zusammenarbeitet.
3. Individuelle Entwicklung: Wir fördern deine fachliche und persönliche Weiterentwicklung durch individuelle Weiterbildungsmöglichkeiten und regelmäßiges Feedback.
4. Flexibilität: Flexible Arbeitszeiten, die Möglichkeit zu mobilem Arbeiten und eine Tätigkeit, die sich z. B. auch mit einem Studium oder privaten Weiterbildungen vereinbaren lässt.
5. Vergütung & Benefits: Eine transparente Vergütungsstruktur, Zuschüsse zum Deutschlandticket oder steuerfreier Sachbezug, BahnCard, betriebliche Altersvorsorge und Krankenversicherung.
6. Internationales Umfeld: Ein inspirierendes, internationales Arbeitsumfeld mit Reisen in unsere Projektregionen und vielfältigen Kontakten.
7. Teamkultur: Ein motiviertes, buntes Team, das Engagement, Offenheit und Humor schätzt.
8. Arbeitsumgebung: Ein helles, zentrales Büro in Berlin-Kreuzberg, das zum Austausch und zur Zusammenarbeit einlädt.
9. Mitgestaltung: Wir laden unsere Mitarbeiter*innen ein, Mitglied bei SHL zu werden und so die strategische Ausrichtung der Organisation mitzugestalten – zum Beispiel durch die aktive Teilnahme an Vollversammlungen und Wahlen des Stiftungsrats.