Referent*in Programmadministration

Ärzte der Welt ist die deutsche Sektion der internationalen humanitären Organisation Médecins du Monde/Doctors of the World. Ärzte der Welt setzt sich dafür ein, dass alle Menschen überall ihr Recht auf Gesundheit geltend machen können – mit medizinischer Hilfe und politischer Arbeit.

Unsere Abteilung „Internationale Programme“ besteht aus einem zehnköpfigen Team, das sowohl für die Finanzierung und administrative Durchführung von Projekten im Netzwerk als auch für die Betreuung der von Ärzte der Welt e. V. implementierten Projekte der Humanitären Hilfe zuständig ist.

Wir suchen zum nächstmöglichen Termin eine*n

Referent*in Programmadministration

zur Unterstützung des Landesprogrammes in der Ukraine sowie für die Weiterentwicklung der Finanzprozesse in der Abteilung, in Teilzeit/Vollzeit (24 - 40 Stunden).

Die Stelle ist zunächst befristet für 2 Jahre zu besetzen mit der Option einer Entfristung.

Der/Die Stelleninhaber*in ist in Abstimmung mit der Bereichsleitung verantwortlich für den Bereich internationale Projektfinanzen.

Dabei übernehmen Sie insbesondere folgende Aufgaben:

1. Sie erstellen Projektbudgets in Zusammenarbeit mit dem zuständigen Länderreferenten und den Projektteams vor Ort.
2. Sie kontrollieren die ordnungsgemäße und zeitgerechte Verwendung der Projektmittel unter Berücksichtigung der jeweiligen Planvorgaben (Mittelabrufe, Liquiditätsplanung, Budgetkontrolle etc.).
3. Sie stellen die korrekte finanzielle Abwicklung der Projekte nach Vorgaben und Richtlinien von Ärzte der Welt und unterschiedlichen Geber sicher.
4. Sie erstellen interne und externe Finanzberichte (u.a. Verwendungsnachweise für Geber).
5. Sie überprüfen und bearbeiten den projektbezogenen Buchungs- und Zahlungsverkehr.
6. Sie unterstützen bei Beschaffungen in den Projektstandorten und der Geschäftsstelle und kontrollieren die Logistikabläufe.
7. Sie schulen nationales und internationales Personal sowie künftige Partnerorganisationen in Buchhaltung, Projektadministration und Geberrichtlinien.
8. Sie sind zentraler Ansprechpartner für die ordnungsgemäße Anwendung und Weiterentwicklung der Projektsoftware WINPACCS.
9. Sie sind verantwortlich für die Definition von allgemeingültigen Prozessen im Bereich Projektfinanzen zur Optimierung der Planung, Umsetzung und Kontrolle der Projekte von Ärzte der Welt im Ausland.
10. Sie unterstützen die Abteilung Finanzen und Verwaltung bei der Durchführung des Jahresabschlusses.

1. Sie haben eine kaufmännische Ausbildung und/oder abgeschlossenes Hochschul- oder Fachhochschulstudium in einer relevanten Fachrichtung.
2. Sie haben umfassende und ausgewiesene praktische Berufserfahrung in der Administration und finanziellen Abwicklung von Projekten der Humanitären Hilfe und/oder Entwicklungszusammenarbei.
3. Sie verfügen über praktische Buchhaltungskenntnisse und haben Berufserfahrung in diesem Bereich.
4. Sie haben Erfahrung in der Umsetzung von Drittmittelprojekten und gute Kenntnisse hinsichtlich der administrativen Anforderungen von Geberorganisationen (Auswärtiges Amt, BMZ, ECHO usw.),
5. Sie haben haben sehr gute MS-Office-Kenntnisse (vor allem Excel), Erfahrungen mit WINPACCS sind von Vorteil.
6. Sie haben verhandlungssichere englische Sprachkenntnisse, Kenntnisse in Ukrainisch und/oder Russisch sowie Deutsch sind von Vorteil.

Ihr persönliches Profil

1. Sie haben Organisationstalent und die Fähigkeit zum selbständigen, ei­gen­ver­ant­wort­lichen Arbeiten in unserem Team wie auch hohe Teamfähigkeit.
2. Ein zuverlässiger, gründlicher und termingerechter Arbeitsstil ist Ihnen wichtig.
3. Sie sind belastbar und flexibel.
4. Sie sind bereit zu regelmäßigen Dienstreisen in die Projektländer und gelegentlichen Dienstreisen innerhalb Europas.
5. Sie engagieren sich für soziale Veränderung und können sich mit der Zielsetzung und den Werten von Ärzte der Welt identifizieren.

1. Eine spannende und herausfordernde Aufgabe in einer international anerkannten Non-Profit-Organisation, in der Sie etwas bewegen können.
2. Ein kollegiales und professionelles Team, das Sie einarbeitet und unterstützt.
3. Ein kreatives Umfeld mit Raum für neue Ideen.
4. Eine wettbewerbsfähige Vergütung im NGO-Bereich inklusive jährlichen Inflationsausgleich (genauere Informationen finden Sie hier).
5. Neben der Vergütung eine Guthabenkarte zum nachhaltigen Einkaufen oder Nutzen der öffentlichen Verkehrsmittel / alternativ eine Mitgliedschaft zur Nutzung eines umfassenden Gesundheits- und Sportangebots.
6. Flexible Arbeitszeiten im Rahmen unseres Kernarbeitszeitmodells und die Möglichkeit zum mobilen Arbeiten (50 % im Homeoffice).
7. 30 Tage Urlaub und zusätzliche Tage an Weihnachten und Neujahr.
8. Ausstattung mit Firmenlaptop und Diensthandy.
9. Fortbildungsmöglichkeiten.