Mitarbeiter*in Projektmittelverwaltung, Finanzverwaltung

Der Verein für Demokratische Kultur in Berlin e.V. (VDK) sucht zum nächstmöglichen Zeitpunkt, spätestens zum 01.06.2026 einen_n

Mitarbeiter*in Projektmittelverwaltung, Finanzverwaltung

Für die Verwaltung von Projektmitteln suchen wir ab dem 01.06.2026eine_n Mitarbeiter_in. Die Stelle hat einen Umfang von 32 bis zu 39,4 Wochenstunden und wird in Anlehnung an TV-L 9b vergütet. Die Stelle ist zunächst bis zum 31.12.2026 befristet mit Perspektive einer längerfristigen Anstellung. In dieser Funktion übernehmen Sie die Planung, Beantragung und Abrechnung von Fördergeldern und unterstützen die Projektleitungen, die Finanzleitung und die Geschäftsführung.

1. eigenständige Verwaltung von Förderprojekten: Erstellung der Finanzanträge, Kalkulation der Gemeinschaftskosten, Erstellung der Stellen- und Honorarpläne, laufende Budgetkontrolle, Mittelabforderungen und die Erstellung der Verwendungsnachweise
2. vorbereitende Buchhaltung inkl. Lohnbuchhaltung
3. Abwicklung des Zahlungsverkehrs, Rechnungsprüfung und Kontierung, Zusammenarbeit mit der externen Lohn- und Finanzbuchhaltung, Prüfung der Belege und Reisekostenabrechnungen
4. Planung, Durchführung und Auswertung von Vergabeprozessen
5. Büroorganisation und Verwaltung: effiziente Ablage, Kontakt zur Hausverwaltung, Kontakt zu verschiedenen Dienstleistern, u.a.
6. Vertragsmanagement: Erstellen von Honorar-, Werk und Dienstleistungsverträgen
7. Aufbereitung der entsprechenden Unterlagen und Belege für externe Prüfungen durch Zuwendungsgeber_innen, Steuerberater_innen, Rentenversicherung, Finanzamt

1. Freude am Umgang mit Zahlen und Verwaltungstätigkeiten und hohe Motivation diese gewissenhaft und verantwortungsbewusst durchzuführen
2. selbstständige, ordentliche und präzise Arbeitsweise mit einem Blick für Details wie auch Vorgänge in ihrer Gesamtheit
3. Abgeschlossenes (Fach-)Hochschulstudium oder Ausbildung zur Bürokauffrau/ zum Bürokaufmann oder gleichwertige gründliche und umfassende Kenntnisse der Verwaltung von Projekten in freier Trägerschaft
4. Erfahrungen mit der finanziellen Verwaltung von Förderprojekten
5. Erfahrung und Kenntnisse in (vorbereitender) Buchhaltung
6. Erfahrung und Kenntnisse Personalkostenberechnung und (vorbereitender) Lohnbuchhaltung
7. Kenntnisse im Bereich Zuwendungsrecht des Landes Berlin und des Bundes und der entsprechenden Durchführungsbestimmungen, sowie des Bundesreisekostengesetzes
8. Kenntnisse im Bereich Vergaberecht (UVgO)
9. Kenntnisse und Erfahrungen im Vereins- und Steuerrecht
10. Fundierte EDV-Kenntnisse (Word, Excel und entsprechende Open-Source- Programme)
11. sehr gute Kommunikations- und Organisationsfähigkeit

1. eine inhaltlich anspruchsvolle, interessante und vielfältige Aufgabe mit eigenen Gestaltungsmöglichkeiten
2. die Arbeit in einem wertschätzenden, engagierten Team
3. Vergütung sowie Jahressonderzahlung angelehnt an TV-L 9b
4. die Möglichkeit des anteiligen mobilen Arbeitens
5. flexible Arbeitszeitmodelle (Gleitzeitregelung)
6. einen verkehrsgünstig gelegenen Bürostandort nahe Ostbahnhof
7. 30 Tage Urlaub im Jahr bei einer 5-Tage Woche und arbeitsfreie Tage am 24. und 31. Dezember
8. eine gute und durchdachte Einarbeitung
9. die Möglichkeit der Inanspruchnahme von Supervisionsangeboten
10. Beratungsangebote und lebendige betriebliche Mitbestimmung durch einen Betriebsrat
11. Büroräume sind barrierearm erreichbar