Fachassistent*in Office- und Veranstaltungsmanagement

Der Deutsche Volkshochschul-Verband e.V. ist der Dachverband der Landesverbände der Volkshochschulen und vertritt die Interessen der ca. 850 Volkshochschulen auf Bundesebene. Mit unseren Aktivitäten unterstützen wir die Volkshochschulen in ihrer täglichen Arbeit und den anstehenden Veränderungsprozessen und stehen für gesellschaftlichen Zusammenhalt, Digitalisierung und Nachhaltigkeit.

Ab sofort besetzen wir an unserem Dienstsitz in Berlin, zunächst befristet für zwei Jahre folgende Stelle

Fachassistent*in Office- und Veranstaltungsmanagement

In Ihrer anspruchsvollen und vielseitigen Rolle übernehmen Sie sowohl Aufgaben im Office- als auch im Veranstaltungsmanagement des Deutschen Volkshochschul-Verbandes. Sie unterstützen aktiv beim Aufbau und der Organisation des neuen Standorts Berlin, arbeiten eng mit den Teams vor Ort zusammen und sind verantwortlich für die Planung, Durchführung und Nachbereitung bundesweiter und örtlicher Sitzungen und Veranstaltungen.

Officemanagement

1. Aufbau der Büroorganisation des neuen Standorts Berlin: Einrichtung von Strukturen, Prozessen und Kommunikationswegen sowie Koordination von Büroinfrastruktur und -ausstattung
2. Sekretariats- und Assistenzaufgaben mit organisatorischem Schwerpunkt
3. Etablierung eines modernen Büroumfelds und Mitgestaltung einer flexiblen, zeitgemäßen Arbeitswelt
4. Diverse administrative Tätigkeiten: Posteingang/-ausgang, Rechnungsprüfung, Bestellungen, Reisemanagement
5. Ansprechpartner*in für zentrale Dienste und externe Dienstleister (z.B. Buchhaltung, Controlling, Hausverwaltung, Handwerker, Reinigungsfirma)
6. Budget- und Kostenkontrolle im Office-Bereich
7. Pflege des CRM-Systems

Veranstaltungsmanagement

1. Planung, Organisation und Durchführung von Veranstaltungen (Gremiensitzungen, politische Veranstaltungen, Fortbildungen und Konferenzen in regelmäßigen Größenordnungen von 20 bis 100 Teilnehmenden)
2. Recherche, Beauftragung und Steuerung von Locations, Hotelkontingenten und Dienstleistern (Catering, Technik für hybride/digitale Veranstaltungen etc.)
3. Interne Koordination mit den Planungsverantwortlichen für Veranstaltungsinhalte sowie mit Buchhaltung und Controlling; Erstellung und fortlaufende Aktualisierung von Kostenübersichten
4. Reisemanagement und Anmelde- und Teilnehmendenverwaltung (Teilnehmendenlisten, Namensschilder, Verwaltung im CRM-System)
5. Erstellung von Ablaufplänen sowie Bearbeitung von Präsentationen und weiteren Unterlagen
6. Versand von Einladungen, Erinnerungen, Bestätigungen und Dankschreiben sowie Bearbeitung von Rückmeldungen
7. Direkte Unterstützung vor Ort, um einen reibungslosen Ablauf sicherzustellen („Troubleshooting“)
8. Perspektivisch ab Mitte 2026: eigenständige Koordination von Inhouse-Events am Standort Berlin in der eigenen Veranstaltungsfläche
9. Planung, Organisation und Unterstützung in der Durchführung des alle 5 Jahre stattfindenden Volkshochschultages mit bis zu 1.500 Teilnehmenden (der nächste findet 2027 statt

1. Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung idealerweise als Veranstaltungskaufmann/-frau oder vergleichbar mit entsprechender Erfahrung.
2. Organisationstalent und Begeisterung dafür, Abläufe und Strukturen aktiv mitzugestalten.
3. Mit Empathie und Überblick tragen Sie dazu bei, dass sich der neu eröffnete Berliner Standort zu einem modernen und motivierenden Arbeitsort entwickelt.
4. Offenes und verbindliches Auftreten sowie kommunikative Fähigkeiten – Sie greifen gerne zum Telefon für schnelle und unkomplizierte Absprachen.
5. Sicherer Umgang mit MS Office365, Veranstaltungstools und CRM-Systemen.
6. Selbstständige, strukturierte Arbeitsweise, schnelle Auffassungsgabe und die Fähigkeit, auch in stressigen Situationen einen kühlen Kopf zu bewahren.
7. Sehr gutes Ausdrucksvermögen in Wort und Schrift in deutscher Sprache. Englischkenntnisse sind von Vorteil.
8. Bereitschaft zu gelegentlichen Dienstreisen innerhalb Deutschlands.
9. Kenntnisse im Vergaberecht (GBW) sind von Vorteil.

1. Möglichkeit zum mobilen Arbeiten
2. Eingruppierung in die genannte Entgeltgruppe (TVöD Bund) bei Erfüllung der persönlichen und tariflichen Voraussetzungen
3. Attraktive betriebliche Altersvorsorge
4. Bezuschussung des Deutschland-Tickets
5. Einen neu gestalteten, modernen Arbeitsort in Berlin-Mitte mit hervorragendem ÖPNV-Anschluss

Wir sind ein familienfreundlicher Arbeitgeber und setzen uns für Vielfalt ein. Daher wünschen wir uns entsprechende Bewerbungen – unabhängig von ethnischer und sozialer Herkunft, Behinderung, Alter sowie sexueller Orientierung und Identität. Bewerbungen von Menschen mit Migrationsgeschichte sind ausdrücklich erwünscht.