Finance & HR Assistant (gn)

Finance & HR Assistant (gn) ab Oktober 2026 in Berlin

interface ist ein europäischer Think Tank an der Schnittstelle von digitalen Technologien, Politik und Gesellschaft. Wir unterstützen politische Entscheidungsträger:innen mit unabhängiger Expertise, praxisnahen Ideen und einem klaren Blick auf gesellschaftliche Entwicklungen – frei von kommerziellen Interessen und Parteipolitik. 

Als internationale NGO mit rund 40 Mitarbeitenden in Europa arbeiten wir länderübergreifend, auf Englisch und in einem vielfältigen Team. Damit diese Zusammenarbeit gut funktioniert, braucht es verlässliche administrative Strukturen in mehreren zentralen Bereichen der Organisation: sorgfältig, pragmatisch, gut organisiert und nah an den operativen Abläufen. 

Für unsere Bereiche Finance und HR suchen wir eine Finance & HR Assistant mit Schwerpunkt im Finanzbereich. Die Rolle passt zu dir, wenn du gerne praktisch arbeitest, mitdenkst und Lust hast, dich fachlich weiterzuentwickeln. Das ist uns wichtiger, als dass du jedes Thema schon kennst. Du arbeitest eng mit unserer Lead Grants & Finance zusammen und unterstützt daneben unsere Lead HR bei administrativen und organisatorischen Aufgaben. Dabei bist du Teil eines kleinen Teams, in dem persönliche Zusammenarbeit, kurze Wege und ein hands-on Arbeitsstil wichtig sind. Die Position ist in Teilzeit vorgesehen (28–32 Stunden/Woche) und zunächst auf zwei Jahre befristet. Für die Bearbeitung von Finanz- und Personalunterlagen arbeitest du regelmäßig in unserem Berliner Büro – daher solltest du in der Lage sein, verlässlich vor Ort zu sein. 

Finanzverwaltung & Controlling 

• Du übernimmst die laufenden Aufgaben der vorbereitenden Buchhaltung, insbesondere das Eingangsrechnungsmanagement und die strukturierte Ablage. 
• Du unterstützt das Zahlungsmanagement und verfolgst offene Vorgänge. 
• Du bereitest Unterlagen für den Monatsabschluss in der Buchhaltung auf und arbeitest dabei mit externen Dienstleistern zusammen. 
• Du prüfst Reisekostenabrechnungen und stimmst Rückfragen mit Mitarbeitenden ab. 
• Du erstellst die monatliche Personalkostenumlage für unsere deutschen, belgischen und französischen Gehälter. 
• Du erstellst Ausgangsrechnungen. 
• Du erstellst monatliche Übersichten und einfache Auswertungen, z. B. für das Projektcontrolling und interne Berichte. 
• Du stellst Unterlagen für Jahresabschluss, Wirtschaftsprüfung und steuerliche Prozesse zusammen.

Fördermitteladministration 

• Du erstellst Mittelabrufe nach vorgegebenem Prozess. 
• Du stellst Unterlagen für Zwischen- und Abschlussverwendungsnachweise zusammen. 
• Du erstellst Zuwendungsbestätigungen. 
• Du sorgst für eine strukturierte Ablage und Nachvollziehbarkeit fördermittelrelevanter Unterlagen. 

HR-Administration & Organisation 

• Du übernimmst administrative Aufgaben im HR-Bereich, insbesondere die Pflege von Dokumenten, Vorlagen und Personaldaten. 
• Du unterstützt organisatorisch im Employee Lifecycle Management, insbesondere beim Onboarding und Offboarding. 
• Du koordinierst Termine und bereitest Personalgespräche organisatorisch in HRworks vor. 
• Du prüfst, ob abrechnungsrelevante HR-Daten vollständig vorliegen, und legst finale Lohndokumente ordnungsgemäß ab. 
• Du bearbeitest einzelne HR-Administrationsprozesse nach klarer Vorgabe, z. B. A1-Bescheinigungen. 
• Du pflegst bestehende Funktionen und Workflows in HRworks. 
• Du unterstützt bei organisatorischen Aufgaben im Bereich Arbeitsschutz. 

Uns ist wichtig, wie du arbeitest: Organisationstalent, Motivation, Pragmatismus und der Wille, Dinge voranzubringen, zählen für uns mehr als ein perfekt passender Lebenslauf. Wenn du dich in den folgenden Punkten wiederfindest, passt das umso besser: 

• Du hast erste Erfahrung im Finanzwesen, Rechnungswesen, Zahlungsverkehr oder vergleichbaren administrativen Finanzprozessen. 
• Idealerweise bringst du zusätzlich Erfahrung in administrativer Personalarbeit, Office Administration oder der Koordination interner Prozesse mit. 
• Du arbeitest gerne mit Zahlen, Dokumenten und wiederkehrenden Abläufen und hast ein gutes Auge für Details. 
• Du arbeitest sorgfältig, zuverlässig und selbstständig, behältst Fristen im Blick und setzt Prioritäten pragmatisch. 
• Du denkst aktiv mit, arbeitest vorausschauend und suchst bei Problemen nach praktikablen Lösungen. Dabei arbeitest du nicht nur sorgfältig, sondern sorgst auch dafür, dass Aufgaben nicht liegen bleiben und zuverlässig erledigt werden. 
• Auch bei höherem Arbeitsaufkommen bewahrst du einen kühlen Kopf und kommunizierst verbindlich. 
• Du gehst diskret und verantwortungsvoll mit sensiblen Informationen um. 
• Du verfügst über sehr gute Deutschkenntnisse und sichere Englischkenntnisse in Wort und Schrift. 
• Du fühlst dich im Umgang mit MS Office, insbesondere Excel, sicher und hast Lust, mit digitalen Tools wie DATEV, HRworks oder dem SV-Meldeportal zu arbeiten. Offenheit für KI-gestützte Arbeitsweisen ist ein Plus. 
• Erfahrung in einer NGO, im gemeinnützigen Bereich oder mit Zuwendungen und Fördermitteln ist ein Plus. 

• Sehr flexible, familienfreundliche Arbeitszeiten. 
• Hybrides Arbeiten mit Flexibilität für remote work und 1–2 Präsenztagen pro Woche in unseren zentral gelegenen Büroflächen in Berlin Neukölln (Publix). 
• Jahresurlaubsanspruch von 30 Tagen (+ einen zusätzlichen freien Tag am 31. Dezember), basierend auf einer 5-Tage-Woche. 
• 5 optionale Care Days pro Jahr zur Unterstützung von Familie, Freunden und Haustieren. 
• Ein Vollzeitgehalt von 48.000 EUR – 52.000 EUR pro Jahr, je nach relevanter Berufserfahrung. 
• Jährliches Entwicklungsgespräch. 
• Zugang zu einem jährlichen Weiterbildungsbudget für die berufliche und persönliche Weiterentwicklung. 
• Bis zu 3 professionelle Coaching-Sitzungen mit unseren Arbeitspsycholog:innen pro Jahr zur Unterstützung des Wohlbefindens am Arbeitsplatz. 
• Ein Arbeitsumfeld, in dem persönliche Verantwortung, Vielfalt und kreative Freiheit geschätzt werden sowie flache Hierarchien und offene Ohren für innovative Ideen. 
• Unterstützung durch unsere Diversity-Beauftragte für Fragen rund um Gender, Vielfalt und Gleichstellung.