Projektassistent*in Technische Dienste

Die Stiftung Zentral- und Landesbibliothek Berlin (ZLB) ist mit jährlich über 1,2 Millionen Besucher*innen die größte und meistbesuchte Öffentliche Bibliothek Deutschlands. An unseren beiden Standorten – der Amerika-Gedenkbibliothek und der Berliner Stadtbibliothek – bieten wir ein vielfältiges Angebot an Medien, Veranstaltungen und digitalen Services. Mit etwa 350 Beschäftigten gestalten wir die Zukunft des Wissens, fördern Bildung, ermöglichen kulturelle Teilhabe und schaffen Räume für gesellschaftlichen Austausch.

Organisationseinheit: Referat Technische Dienste (TD)

Eckdaten: Entgeltgruppe E9a TV-L | Vollzeit/Teilzeit (mind. 80%) | befristet für 12 Monate

Projektassistent*in Technische Dienste

• Du begleitest die Einführung einer neuen CAFM-Software, organisierst Tests, pflegst Daten und unterstützt Schulungen.
• Du unterstützt die TD-Leitung mit Vorlagen, Präsentationen, Auswertungen, Termin-, Fristen‑ und Wiedervorlagemanagement sowie Recherchen.
• Du steuerst als Kommunikationsschnittstelle TD-relevante Themen wie Baumaßnahmen, Wartungen, Störungen und Einschränkungen und bündelst Rückmeldungen aus dem Haus.
• Du unterstützt Beschaffungen und die Dienstleistersteuerung, inklusive Angebotseinholung, Dokumentation, Fristen und Vertragsverfolgung.
• Du übernimmst festgelegte Vertretungsaufgaben bei kurzfristigen Ausfällen und sicherst damit die Betriebsfähigkeit.

Du hast eine abgeschlossene Berufsausbildung als Verwaltungsfachangestellte*r, Immobilienkauffrau/‑mann oder eine vergleichbare verwaltungsnahe Ausbildung – jeweils mit einschlägiger Berufserfahrung (mindestens ein Jahr) in den Bereichen Assistenz, Projektkoordination oder Sachbearbeitung.

Darüber hinaus zeichnen Dich folgende Kompetenzen aus:

• Du gehst sicher mit Microsoft Office um, insbesondere mit Outlook und Excel für Listen, Übersichten und Terminverwaltung.
• Du hast ein Grundverständnis von Verwaltungs- und Beschaffungsabläufen im öffentlichen Dienst.
• Du bringst Erfahrung im Koordinieren und Nachhalten von Abläufen oder Projekten mit.
• Du bist bereit, dich zügig in neue Fachsoftware einzuarbeiten und sie anderen zu erklären.
• Du hast ein technisches Grundverständnis für FM-, Bau- und Dienstleisterthemen.
• Du organisierst mehrere Vorgänge parallel, behältst den Überblick und priorisierst sicher.
• Du trittst am Telefon und im Haus freundlich und verbindlich auf.

• Arbeiten für das Gemeinwohl: Mitwirken in Berlins Bildungs- und Kulturlandschaft, sinnstiftende Aufgaben mit hoher gesellschaftlicher Relevanz erfüllen und aktiv sein an einem der demokratischsten Orte der Stadt
• Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben: Flexible Arbeitszeiten durch Gleitzeitregelungen, Zeitausgleich für Mehrstunden und die Möglichkeit zum Homeoffice
• Ein kollegiales Arbeitsklima: Strukturiertes Onboarding, internes Weiterbildungsprogramm von Mitarbeitenden für Mitarbeitende, Buddy-Begleitung für Führungskräfte, Kennenlernformate, jährlicher Themen-und Teamtag
• Gute Verkehrs­anbindung: Ein Arbeitsplatz im Herzen der Stadt (Kreuzberg und Mitte) mit sehr guter ÖPNV-Anbindung sowie Park- und Fahrradstellplätzen
• Gesundheits­management: Kostenlose Angebote im Rahmen des Betrieblichen Gesundheitsmanagements, medizinische Vorsorge, gemeinsame Teilnahme am Berliner Firmenlauf oder Stadtradeln
• Finanzielle Anreize: Faire Bezahlung nach Tarif (TV-L), 30 Urlaubstage plus 24. und 31.12., Jahressonderzahlung, zusätzliche Altersvorsorge über VBL, Zuschuss zum BVG-Firmenticket und kostenloser Bibliotheksausweis