Senior Finance & Operations Manager*in

Du magst die Arbeit mit Menschen und findest Ruhe in Zahlen.

In dieser Rolle sorgst du dafür, dass Initiativen und Projekte die Strukturen und Ressourcen haben, die sie für ihre Arbeit brauchen. Du übernimmst Verantwortung für ein eigenes Projektportfolio und stellst sicher, dass Finanz-, Verwaltungs- und Partnerschaftsprozesse zuverlässig funktionieren.

Du arbeitest mit mehreren Initiativen und Projekten zusammen und begleitest sie in administrativen, finanziellen und organisatorischen Fragen. Dein Portfolio umfasst Projekte mit einem Gesamtvolumen von etwa 700.000 EUR.

Du steuerst operative Abläufe – von Budget- und Reisekostenmanagement bis hin zur Vertragsgestaltung und administrativen Begleitung von Partnerschaften. Dabei sorgst du für eine klare Kommunikation mit Partner:innen und trägst dazu bei, dass Projekte und Prozesse sorgfältig, transparent und qualitativ umgesetzt werden.

Als Senior im Bereich Finance & Operations bringst du dich außerdem in die Weiterentwicklung unserer internen Abläufe, Systeme und Standards ein und unterstützt damit die nachhaltige Umsetzung des interalia-Portfolios.

Du behältst Budgets im Blick, koordinierst finanzielle Abläufe und sorgst dafür, dass alles gut zusammenläuft. Gleichzeitig ist die Position bewusst so gestaltet, dass du viel Verantwortung übernehmen kannst ohne die rechtliche Gesamtverantwortung tragen zu müssen, beispielsweise bei Jahresabschlüssen. So entsteht ein Raum, in dem du eigenständig arbeiten und wachsen kannst, während wir dich als Team unterstützen.

Senior Finance & Operations Manager*in

Programmkoordination & Projektmanagement

1. Mehrere (inter-)nationale interalia-Projekte im Tagesgeschäft eigenverantwortlich begleiten, inkl. Budgetplanung und Einhaltung von Berichtspflichten
2. Eine qualitativ hochwertige Projektumsetzung sicherstellen, inklusive Einhaltung von Programmbudgets sowie rechtlichen und vertraglichen Anforderungen
3. Mit gehosteten Initiativen und Förderpartner:innen eng zusammenarbeiten und über den gesamten Partnerschaftszyklus hinweg transparent kommunizieren
4. Zentrale Schritte im Fördermittel-Management umsetzen – z. B. Due-Diligence-Prüfungen durchführen, Fördervereinbarungen vorbereiten und mit relevanten Systemen arbeiten

Partnerschaftsentwicklung & externe Koordination

1. Strategische Partnerschaften mit aufbauen und pflegen, zum Beispiel als Teil des in Gründung befindlichen EU Fiscal Hosting Network
2. interalia nach außen vertreten und unsere Arbeit Partner:innen und Förderinstitutionen klar vermitteln

Finance & Operations

1. Die administrativen und operativen Abläufe im eigenen Projektportfolio selbständig organisieren – z. B. Budgets abstimmen, Reisekosten bearbeiten und Verträge mit Hilfe von Vorlagen selbst aufsetzen
2. Gemeinsam mit dem Team unsere operativen Prozesse verbessern und, wo sinnvoll, automatisieren

Viele der Initiativen, mit denen wir arbeiten, hätten ohne diese Infrastruktur keine Möglichkeit, ihre Arbeit langfristig umzusetzen.

Was du idealerweise mitbringst

1. Du hast mehrere Jahre Berufserfahrung (> 5 Jahre) im Finanz- und/oder Administrationsbereich im gemeinnützigen Sektor.
2. Du hast bereits in operativen oder programmnahen Rollen gearbeitet und kennst dich mit Themen wie Fördermittelmanagement, Projekt- oder Portfolio-Steuerung (z. B. Arbeitspläne, Budgets und Fristen) oder organisatorischen Abläufen in Non-Profit-Strukturen aus.
3. Du hast Erfahrung in der Zusammenarbeit mit internationalen Partner:innen, Förderinstitutionen oder zivilgesellschaftlichen Organisationen.
4. Du fühlst dich in internationalen und remote organisierten Arbeitsumgebungen wohl.
5. Fließende Deutschkentnisse, sowie verhandlungssicheres Englisch

Deine Arbeitsweise und Stärken

1. Du arbeitest strukturiert, behältst auch bei vielen Details den Überblick und organisierst Aufgaben zuverlässig.
2. Es fällt dir leicht, mehrere Projekte und Prozesse gleichzeitig im Blick zu behalten und Prioritäten sinnvoll zu setzen.
3. Du kommunizierst klar und verständlich - schriftlich wie mündlich.
4. Du kannst operative Abläufe eigenständig koordinieren, erkennst Herausforderungen früh und findest pragmatische Lösungen.
5. Du hast ein gutes Verständnis für die Arbeit von Grassroots-Organisationen oder Interesse daran, diese Arbeitsweisen besser kennenzulernen.
6. Du arbeitest eigenständig, bringst dich aktiv ein und hast Lust, Verantwortung zu übernehmen und dich weiterzuentwickeln.

Zusätzliche Erfahrungen

1. Du hast bereits Erfahrung mit Fiscal Hosting oder Fiscal Sponsorship.
2. Du hast in internationalen Förderstrukturen gearbeitet.
3. Du arbeitest gerne mit digitalen Tools und hast Interesse daran, Technologie zu nutzen, um Arbeitsabläufe einfacher und effizienter zu gestalten.

1. Vergütung in Anlehnung an TVöD Bund E13, Stufe 4 (ca. 58.000 € für 80% brutto jährlich)
2. 30 Tage bezahlter Urlaub pro Jahr bei einer 5-Tage-Woche, 24.12. und 31.12. frei
3. Budget für Weiterbildungen und technisches Equipment
4. Zuschuss zum Deutschlandticket oder Gutschein-Äquivalent
5. Remote-Arbeit und flexible Arbeitsmodelle
6. Vertragslaufzeit: 2 Jahre mit Aussicht auf Entfristung