Assistent*in Geschäftsstelle HR- und Operations

Du willst eine sinnstiftende Rolle übernehmen, bei der du Strukturen schaffst und interne Abläufe effizient gestaltest? Du liebst Organisation, Klarheit und Teamkultur? Dann suchen wir dich!

Als

Assistent*in der Geschäftsstelle Fokus HR und Operations

unterstützt du die Geschäftsführung und das Team dabei, dass bei Lern-Fair intern alles rund läuft – ob im Bereich HR, Finanzen oder allgemeiner Teamorganisation, du hast das Backoffice im Griff. Du behältst Fristen im Blick, strukturierst Abläufe und sorgst dafür, dass unser wachsendes Team gut unterstützt wird. Damit trägst du maßgeblich dazu bei, bildungsbenachteiligte Schüler:innen zu erreichen und ihnen eine wirkungsvolle, kostenlose Lernunterstützung bereitzustellen.

Bewerbungsfrist: fortlaufend, Anschreiben & Lebenslauf über unser System einreichen, Rückfragen an team@lern-fair.de

🌍 Remote mit festem Wohnsitz in Deutschland

📅 Ab 01.07.2025

💰 33.750 - 50.000 € brutto / Jahr basierend auf Wochenstunden und Arbeitserfahrung

⏰ 30 - 40h/Woche, flexible Arbeitszeiten, gelegentlich Wochenendtermine

In dieser verantwortungsvollen und strukturprägenden Rolle unterstützt du die Geschäftsführung und unser Team von 10 hauptamtlichen Mitarbeiter:innen und mehr als 50 ehrenamtlichen Teammitgliedern in den Bereichen HR-Administration, interner Kommunikation, Teamprozessen und Finanzverwaltung. Dabei orientieren sich deine Aufgaben an aktuellen Bedarfen. Als Teil der Geschäftsstelle arbeitest du direkt mit unserer Geschäftsführerin und unseren Minijobber:innen im Bereich Finanzen und HR-Admin zusammen.

Zu deinen Aufgaben zählen unter anderem

Recruiting & HR-Administration (~30-45 %)

1. Ausgestaltung und Begleitung unserer Recruiting Prozesse, von Ausschreibungen, über Bewerbungs-Screenings, zu Vorgespräche und der Koordination von Auswahlprozessen
2. Weiterentwicklung der On-, Offboarding-Prozesse, und Feedbackprozesse für Hauptamtliche, sowie Unterstützung bei der Betreuung von Ehrenamtlichen, Praktikant:innen & Minijobber:innen
3. Pflege und Überprüfung von Personalunterlagen, Sozialabgaben, Benefits & Meldungen [Management von Externen, Schnittstelle]

Teamorganisation & interne Kommunikation (~25 - 30%)

1. Organisation und Weiterentwicklung von Teamevents & Retrospektiven (Remote & in Präsenz)
2. Strategische Weiterentwicklung wichtiger Prozesse und interner Tools (z.B. Notion, Slack, Taxmaro)
3. Interne Kommunikation der Mitarbeiter Prozesse und Richtlinien
4. Teilnahme an wöchentlichen Rücksprachen, Slack-Kommunikation und regelmäßigen Check-ins
5. ggf., Zusammenarbeit mit unserer externen Lohnbuchhaltung

Finanzen & Fördermittel (~15 - 20%)

1. Unterstützung bei der Vorbereitung von Förderberichten
2. Unterstützung bei der Erstellung von Personalkosten- und Belegübersichten für Fördermittelgeber (in Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung)
3. ggf., Zusammenarbeit mit unserer externen Steuerberatung

Das Wichtigste ist: du liebst Struktur, Kommunikation und möchtest Bildungsgerechtigkeit voranbringen. Desweiteren wünschen wir uns

1. 1 - 3 Jahre relevante Arbeitserfahrungen, idealerweise in HR/Finance-Admin, oder Prozess-/Projektmanagement, idealerweise im NGO- oder Start-up-Umfeld
2. Erfolgreich abgeschlossenes Studium oder Ausbildung, vorzugsweise in BWL, (Wirtschafts-)Psychologie, Sozialwissenschaften oder einem verwandten Bereich
3. Ausgezeichnete organisatorische Fähigkeiten, sowie eine strukturierte , detailorientierte und selbstständige Arbeitsweise
4. Starke Kommunikationsfähigkeit, Einfühlungsvermögen und lösungsorientierte Herangehensweise
5. Kreativität und Innovationsfähigkeit, um Prozesse zu optimieren und Effizienzen zu identifizieren
6. Teamgeist und Offenheit für interdisziplinäre Zusammenarbeit
7. Vertrautheit mit Tools wie Google Workspace, Slack, Notion, DATEV oder Taxmaro
8. Reisebereitschaft innerhalb von Deutschlands für unsere Team Präsenztreffen (~1 Mal pro Quartal)
9. Home Office Bereitschaft / Erfahrung mit Remote Work
10. Deutsch auf C2 Niveau und Englisch mind. auf B2 Niveau