Assistant (gn) to the Director

Informationen über das Projekt

Sie sind ein Organisationstalent mit einem ausgeprägten Gespür für Prioritäten?

Sie möchten Ihre Fähigkeiten nicht nur einsetzen, sondern damit etwas bewegen – für Natur, Menschen und Zukunft?

Dann nutzen Sie Ihre strukturierte und vorausschauende Arbeitsweise für eine Aufgabe mit echter Wirkung: den Schutz einzigartiger Ökosysteme auf vier Kontinenten. Werden Sie Teil einer internationalen Naturschutzorganisation – engagiert, wirkungsvoll, sinnstiftend.

Die Zoologische Gesellschaft Frankfurt ist eine international tätige Naturschutzorganisation mit Sitz in Frankfurt am Main. Seit über 70 Jahren engagieren wir uns weltweit für den Erhalt von Wildtieren und Wildnisgebieten – mit Projekten in Afrika, Südamerika, Südostasien und Europa. Unsere rund 1.100 Mitarbeitenden in 18 Ländern arbeiten eng mit nationalen Behörden sowie lokalen und indigenen Gemeinschaften zusammen, um Schutzgebiete dauerhaft zu sichern.

Allgemeine Informationenen über das Projekt

Zur Verstärkung unseres Teams im Büro des Geschäftsführers suchen wir eine verantwortungsbewusste, strukturierte und kommunikationsstarke Persönlichkeit als Assistenz der Geschäftsführung. In dieser Schlüsselrolle agieren Sie als verlässliche Schnittstelle, arbeiten eng mit dem Chief of Staff zusammen und tragen wesentlich zur organisatorischen Effizienz und strategischen Wirksamkeit unserer Arbeit bei.

1. Terminmanagement: Organisation, Pflege und Priorisierung des Kalenders der Geschäftsführung inkl. Vor- und Nachbereitung von Terminen (Briefings, Agenden, Protokolle).
2. Kommunikation & Stakeholderpflege: Koordination interner und externer Kontakte, eigenständige Korrespondenz, Erstellung von Unterlagen, Recherchen und Präsentationen.
3. Sitzungs- & Eventmanagement: Planung und Durchführung von Vorstandssitzungen, Strategiemeetings und Veranstaltungen auf Leitungsebene.
4. Reiseorganisation: Buchung und Abrechnung von Reisen und Unterkünften in Abstimmung mit dem Office Management.
5. Administrative Aufgaben: Pflege von Datenbanken, Erstellung von Berichten und Präsentationen, Unterstützung bei Personalprozessen.
6. Vertrauliche Tätigkeiten: Diskrete Bearbeitung sensibler Informationen.
7. Zusammenarbeit mit dem Chief of Staff: Mitwirkung an strategischen Projekten und interner Koordination.

1. Leidenschaft für Naturschutz und biologische Vielfalt.
2. Abgeschlossenes Studium oder Ausbildung im relevanten Bereich (z. B. Umwelt-, Kommunikations-, Verwaltungs- oder Sozialwissenschaften).
3. Berufserfahrung in einer vergleichbaren Position, idealerweise in einer NGO, Stiftung oder international tätigen Organisation.
4. Hervorragende Organisationsfähigkeiten, strukturiertes Arbeiten, sicheres Zeitmanagement.
5. Routiniertes Termin- und Reisemanagement auf Leitungsebene.
6. Sehr gute MS-Office-Kenntnisse und digitale Affinität.
7. Ausgezeichnete mündliche und schriftliche Ausdrucksweise in Deutsch und Englisch; weitere Sprachen sind ein Plus.
8. Ausgeprägte Diskretion, Zuverlässigkeit und Serviceorientierung.
9. Interkulturelle Kompetenz und Teamgeist.

1. Eine sinnstiftende Aufgabe in einer weltweit aktiven Naturschutzorganisation.
2. Gestaltungsfreiraum und vielfältige Verantwortungsbereiche in direkter Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung.
3. Flache Hierarchien und Raum für persönliche Weiterentwicklung.
4. Ein motiviertes, internationales Team mit starkem Netzwerk.
5. Zusätzliche Vorteile wie Job-Ticket, mobiles Arbeiten, betriebliche Altersvorsorge, vermögenswirksame Leistungen, 30 Tage Urlaub sowie zusätzliche freie Tage an Heiligabend und Silvester.