Referent*in der Geschäftsführung

Wir sind Schüler*innen Helfen Leben (SHL) – Deutschlands größte jugendlich geführte Hilfsorganisation. Seit über 30 Jahren fördern und betreiben wir Jugend-, Bildungs- und Nothilfeprojekte in der Ukraine, Südosteuropa und Jordanien, gemeinsam mit lokalen Partner*innen. Unsere Vision ist eine Gesellschaft, in der Kinder und Jugendliche Verantwortung für sich und andere übernehmen und sich solidarisch für Frieden, Chancengerechtigkeit und Demokratie einsetzen.

Um unsere Arbeit zu ermöglichen, richten wir jährlich den Sozialen Tag aus: Über 60.000 Schüler*innen tauschen ihre Klassenzimmer gegen einen Arbeitsplatz und spenden ihren Lohn für Gleichaltrige in unseren Projektregionen. Der Soziale Tag in Deutschland und Europa ist unser aktionsbasierter Zugang zu politischer Bildung. Darüber hinaus sichern wir unsere Arbeit durch Drittmittel und ein starkes Unterstützer*innennetzwerk ab.

Für die Weiterentwicklung unserer Organisation und die Unterstützung im Tagesgeschäft der Geschäftsführung sucht unser Team zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine*n engagierte*n Kolleg*in als Referent*in der Geschäftsführung.

Unsere Werte

Wir bei SHL leben eine Kultur, die von Engagement, Solidarität und Partizipation geprägt ist. Vielfalt und Empowerment sind für uns zentrale Werte, die wir aktiv fördern. Wir setzen auf Transparenz, eine offene Fehlerkultur und nachhaltiges Handeln. Als Jugendorganisation steht die Förderung junger Menschen im Mittelpunkt unseres Handelns.

Inklusion & Diversität

Vielfalt ist uns wichtig. Wir begrüßen Bewerbungen von Menschen ungeachtet ihrer ethnischen, nationalen oder sozialen Herkunft, des Geschlechts, einer Behinderung, des Alters, ihrer Religion oder ihrer sexuellen Identität. Wir möchten ein Arbeitsumfeld schaffen, in dem sich alle willkommen und wertgeschätzt fühlen.

Referent*in der Geschäftsführung

Hinweis: Die Stelle ist zunächst auf 20 – 32 Stunden/Woche ausgelegt, mit der Option auf Aufstockung auf Vollzeit (40h) ab 2026 – abhängig von der weiteren Budgetentwicklung. Der Arbeitsort ist Berlin-Kreuzberg, die Tätigkeit kann hybrid und flexibel gestaltet werden.

1. Eigenständige und proaktive Unterstützung der Geschäftsführung im operativen Tagesgeschäft sowie bei strategischen und organisatorischen Aufgaben
2. Aufbau eines Project Management Office (PMO) und Einführung einer Softwarelösung
3. Systematisierung und Weiterentwicklung der HR-Prozesse (Onboarding, Recruiting, Genehmigungsworkflows, Dokumentation- und Bescheinigungswesen, Personalentwicklung und Schulungswesen)
4. Unterstützung bei der Digitalisierung und Optimierung der internen Kommunikation sowie Aufbau effizienter und transparenter Kommunikationsstrukturen
5. Unterstützung der kommunikativen Schnittstelle zwischen Geschäftsführung, Fachbereichen, Gremien sowie externen Partnerinnen und Stakeholderinnen zur Sicherstellung eines reibungslosen Informationsflusses nach innen und außen
6. Organisation und Nachbereitung von Gremien-, Team- sowie externen Meetings (Terminmanagement, Logistik, Protokollführung, Materialerstellung)
7. Vor- und Nachbereitung von Reisekosten- und Kreditkartenabrechnungen
8. Pflege und Organisation digitaler und physischer Dokumentationen und Ablagen
9. Erstellung und Aufbereitung von Präsentationen, Berichten, Analysen, Protokollen und Korrespondenz für die Geschäftsführung
10. Unterstützung in der Netzwerkarbeit, insbesondere im Kontakt mit Stiftungsrat, Kuratorium und dem Unterstützer*innennetzwerk von SHL
11. Mitarbeit in interdisziplinären Projekten
12. Durchführung von Recherchearbeit zu strategischen Fragestellungen sowie Aufbereitung von Handlungsempfehlungen/Entscheidungsgrundlagen für die Geschäftsführung und Gremien

1. Betriebsführung, Organisationsentwicklung und Projektmanagement: Du hast solide Grundkenntnisse und erste praktische Erfahrungen in Betriebsführung, Organisationsentwicklung oder Veränderungsmanagement sowie im Projektmanagement gesammelt. Strukturen zu analysieren, Prozesse zu gestalten und Veränderungen aktiv zu begleiten, macht dir Freude.
2. Gesellschaftliches Engagement: Gesellschaftliches Engagement ist dir wichtig. Du möchtest Veränderungsprozesse in einer demokratischen, internationalen Jugendorganisation aktiv mitgestalten und gemeinsam mit uns für Solidarität, Chancengerechtigkeit und Demokratie eintreten.
3. Teamfähigkeit und Organisationskultur: Du fühlst dich in Teams mit jungen, teilweise ehrenamtlichen und internationalen Strukturen wohl. Du schätzt flache Hierarchien und bringst ein gutes Gespür für die Dynamik und Bedürfnisse solcher Organisationen mit.
4. Grundkenntnisse im HR-Management und Recruiting: Du hast ein Verständnis für grundlegende HR-Prozesse wie Onboarding, Recruiting, Personalentwicklung, Genehmigungsworkflows und Dokumentationswesen und bist motiviert, diese gemeinsam mit uns weiterzuentwickeln.
5. Organisationstalent und Selbstmanagement: Du bist ein Organisationstalent, das sich schnell in neue Themen einarbeitet und auch bei parallelen Aufgaben stets den Überblick behält. Eigenverantwortliches, strukturiertes Arbeiten und Priorisieren sind für dich selbstverständlich.
6. Kommunikationsstärke und Schnittstellenkompetenz: Kommunikation ist eine deiner Stärken: Du bereitest Informationen klar und adressatengerecht auf, sorgst für einen transparenten Informationsfluss und bewegst dich sicher zwischen unterschiedlichen Schnittstellen – ob im Team, gegenüber Gremien oder externen Partner*innen.
7. Digitale Affinität und Offenheit für KI: Die Digitalisierung von Arbeitsprozessen begeistert dich. Du nutzt digitale Tools und Projektmanagement-Software souverän und bist offen dafür, KI-gestützte Anwendungen in der Organisation einzusetzen und weiterzuentwickeln.
8. Analytisches Denken und Recherche: Analytisches Denken und Recherche gehören für dich zum Arbeitsalltag. Du hast Freude daran, Entscheidungsgrundlagen aufzubereiten und die Geschäftsführung sowie Gremien mit fundierten Analysen zu unterstützen.
9. Sprachkenntnisse: Du bist kommunikationsstark auf Deutsch und Englisch; weitere Sprachkenntnisse (z. B. Bosnisch/Kroatisch/Serbisch, Ukrainisch, Albanisch, Arabisch oder Romanes) sind ein Plus, aber kein Muss.

1. Sinnstiftende Arbeit: Du gestaltest mit uns gesellschaftlichen Wandel und unterstützt junge Menschen dabei, Verantwortung zu übernehmen.
2. Eigenverantwortung & Gestaltungsspielraum: Bei uns kannst du eigene Ideen einbringen, Prozesse mitgestalten und Verantwortung übernehmen – in einem Team, das auf Augenhöhe zusammenarbeitet.
3. Individuelle Entwicklung: Wir fördern deine fachliche und persönliche Weiterentwicklung durch individuelle Weiterbildungsmöglichkeiten und regelmäßiges Feedback.
4. Flexibilität: Flexible Arbeitszeiten, die Möglichkeit zu mobilem Arbeiten und eine Tätigkeit, die sich z. B. auch mit einem Studium oder privaten Weiterbildungen vereinbaren lässt.
5. Vergütung & Benefits: Eine transparente Vergütungsstruktur, Zuschüsse zum Deutschlandticket oder steuerfreier Sachbezug, BahnCard, betriebliche Altersvorsorge und Krankenversicherung.
6. Internationales Umfeld: Ein inspirierendes, internationales Arbeitsumfeld mit Reisen in unsere Projektregionen und vielfältigen Kontakten.
7. Teamkultur: Ein motiviertes, buntes Team, das Engagement, Offenheit und Humor schätzt.
8. Arbeitsumgebung: Ein helles, zentrales Büro in Berlin-Kreuzberg, das zum Austausch und zur Zusammenarbeit einlädt.
9. Mitgestaltung: Wir laden unsere Mitarbeiter*innen ein, Mitglied bei SHL zu werden und so die strategische Ausrichtung der Organisation mitzugestalten – zum Beispiel durch die aktive Teilnahme an Vollversammlungen und Wahlen des Stiftungsrats.