Mitarbeiter*in Empfang und Büroorganisation

Berlin

| Nur vor Ort

vor 2 Wochen

Flexibel

30 - 40 h/Woche

Deutsch

Jahresgehalt

24K – 37K

Anstellungsart: Befristetes Arbeitsverhältnis

Berufserfahrung: 0 - 0,5 Jahre

Arbeitsbeginn: 01.08.2024

Unternehmensorganisation, Management & Beratung, Recht & Verwaltung

GoodCompany

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Stiftung für Kulturelle Weiterbildung und Kulturberatung
Stiftung für Kulturelle Weiterbildung und Kulturberatung
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Intro

Die Stiftung für Kulturelle Weiterbildung und Kulturberatung – Stiftung öffentlichen Rechts sucht eine*n

Mitarbeiter*in Empfang und Büroorganisation

 

  • Vergütung: 4 TV-L (West), befristet bis 31.07.2029, eine Verstetigung der Stelle wird angestrebt 
  • Arbeitszeit: 30 - 39,4 h/Woche
  • Bewerbungsfrist: 30.06.2024
  • Besetzbar: 01.08.2024                             
  • Kennzahl: 08/2024

Über uns:

Seit 2020 fungiert die Stiftung für Kulturelle Weiterbildung und Kulturberatung (SKWK) als Trägerin für vier Initiativen, die für mehr Chancengerechtigkeit in der Berliner Kulturlandschaft eintreten und den gesellschaftlichen und kulturpolitischen Diskurs zu diesem Thema aktiv mitgestalten. Ziel der Stiftungstätigkeit ist es, den Kulturbereich in Bezug auf Programm, Personal, Publikum und seinen Zugängen genauso divers zu entwickeln wie unsere demokratische Gesellschaft es bereits ist.

 

Als Organisation liegen uns der modellhafte Charakter unserer Arbeit sowie der Aufbau von prozessorientierten und diskriminierungskritischen Good-Practice-Strukturen besonders am Herzen.

 

Diversity Arts Culture (DAC)

Diversity Arts Culture fördert Diversität, indem es Kulturinstitutionen und die Kulturverwaltung berät, Kulturschaffende qualifiziert, von Diskriminierung betroffene Kulturschaffende empowert und die Erhebung von Gleichstellungsdaten beauftragt.

 

Institut für Kulturelle Teilhabeforschung (IKTf)

Das Institut für Kulturelle Teilhabeforschung (IKTf) erforscht, welche Bedingungen Kulturelle Teilhabe begünstigen oder verhindern. Als unabhängige Forschungseinrichtung liefert das IKTf Kultureinrichtungen, Kulturpolitik und ‑verwaltungen umfassendes Basiswissen für die datenbasierte Entwicklung ihrer Teilhabe-Strategien.

 

kultur_formen

Der Arbeitsbereich kultur_formen besteht aus dem Berliner Projektfonds Kulturelle Bildung, dem Berliner Projektfonds Urbane Praxis, Veranstaltungs- und Qualifizierungsprogrammen sowie der digitalen Community-Plattform Kubinaut. Im Zentrum stehen die Förderung und Vernetzung von Projekten an der Schnittstelle von Kunst, Kultur, Jugend, Bildung und Stadtgesellschaft.

 

servicezentrum musikschulen | szm

Das servicezentrum musikschulen│szm hat zum Ziel, die Interessen der Berliner*innen in Bezug auf Musikschule in den Blick zu nehmen und die öffentlichen Berliner Musikschulen durch eine stärkere gesamtstädtische Abstimmung des Angebots hinsichtlich Intensität, Zugänglichkeit und Qualität zu fördern. Synergien zwischen den Musikschulen sollen gehoben und zeitgleich eine Entlastung im Bereich der zentralen Services erreicht werden.

 

Das Stiftungsdach bildet das Rückgrat der Stiftung und versorgt als interner Dienstleister die vier Arbeitsbereiche der SKWK (rund 70 Mitarbeitende) sowie die 100% Tochtergesellschaft Kulturraum Berlin gGmbH (rund 20 Mitarbeitende) mit allen administrativen Leistungen, wie Finanzbuchhaltung, Personalverwaltung, Vertragsmanagement/ Beschaffung, IT und Controlling. Zudem koordiniert der Bereich die Zusammenarbeit mit dem Zuwendungsgeber, den externen Dienstleister*innen zur Rechts- und Steuerberatung und der Wirtschaftsprüfung sowie mit dem Lohnbüro.

 

Das Stiftungsteam vereint Expert*innen verschiedener beruflicher Kontexte – von Antidiskriminierung und Inklusion über Forschung und Konzeptentwicklung bis hin zu Kulturförderung, -management, Digitalisierung und Prozessbegleitung.

 

Alle Arbeitsbereiche und Mitarbeitenden arbeiten selbständig und haben große Gestaltungsspielräume. Diese Arbeitsweise entspricht der Vision der Stiftung; außerdem haben Diskriminierungsschutz und der kontinuierliche Aufbau von Diversitäts- und migrationsgesellschaftlicher Kompetenz in der Belegschaft einen hohen Stellenwert.

Aufgaben

Empfang und Poststelle


  • Sie betreuen den Empfangs und die Besucher*innen in der Geschäftsstelle in unseren Räumlichkeiten am Spandauer Damm 19, 14059 Berlin.
  • Sie sind für die Organisation der zentralen Poststelle (Postein- und Ausgang) zuständig.
  • Sie betreuen die zentralen Stiftungseinwahlnummer inkl. Erteilung einfacher Telefonauskünfte.
  • Sie übernehmen die Zusammenarbeit mit externen Dienstleistern (z.B. Hausmeisterservice, Reinigungsservice, Stromlieferant, Schlüsseldienst usw.).
  • Sie sind die zentrale Erstanlaufstelle zu organisatorischen Fragen rund um den laufenden Bürobetrieb für alle Mitarbeitenden.

Verwaltung zentraler Ressourcen


  • Sie sind für die Sicherstellung der Ausstattung der Arbeitsplätze, Serviceflächen (Küchen, Sanitärbereich usw.) sowie Veranstaltungs- und Meetingräume, Einrichtung der Arbeitsplätze (Hardware) zuständig.
  • Sie ermitteln Bedarfe (z.B. Büro- und Verbrauchsmaterialien, Mängelanzeigen, Reinigungs- oder Reparaturbedarf, Haustechnik, IT-Zubehör etc.).
  • Sie geben Arbeitsmaterialien aus: Büro- und Verbrauchsmaterialien, Technik.
  • Sie arbeiten bei der Vorbereitung und Durchführung von einfachen Standard-Beschaffungen von Büro- und Verbrauchsmaterialien, IT-Zubehör zu.

Sekretariat und Büro- und Veranstaltungsorganisation


  • Sie kümmern sich um die Vor- und Nachbereitung der Meeting- und Veranstaltungsräume.
  • Sie unterstützen bei der Organisation von Veranstaltungen durch administrative Abwicklung des Teilnehmendenmanagements, Zusammenstellen von Unterlagen nach Anweisung, Betreuung von Veranstaltungen vor Ort inkl. administrative Nachbereitung (Erstellen von Zertifikaten, Pflege von Teilnahmelisten usw.).
  • Sie übernehmen allgemeine Verwaltungsaufgaben zur Unterstützung der Mitarbeitenden des Stiftungsdachs, wie die Aufbereitung von Daten in Excellisten oder die Erstellung von Serienbriefen nach Anleitung des*r zuständigen Mitarbeiter*in

Anforderungen

Formale Anforderungen:


  • Keine

Sie bringen mit:


  • Wertschätzende und konstruktive Kommunikation im Team und mit externen Partner*innen
  • Kenntnisse in MS 365 (v. a. Word, Excel, Outlook, Teams) sowie in gängiger Software im Aufgabengebiet
  • Wertschätzender, kooperativer und teamorientierter Arbeitsstil
  • Diversitätskompetenz, migrationsgesellschaftliche Kompetenz und Sozialkompetenz sowie die Bereitschaft, sich in diesen Bereichen kontinuierlich weiter zu qualifizieren
  • Erfahrung im Umgang mit heterogenen Teams und einer konsensorientierten Arbeitsweise
  • Selbstständige Arbeitsweise und Organisationstalent
  • Verantwortungsbereitschaft und Aufgeschlossenheit
  • Gute Deutschkenntnisse 

Außerdem freuen wir uns über:


  • Englischkenntnisse oder Kenntnisse einer anderen Fremdsprache
  • Interesse an der Arbeit im Kultur-, Bildungs- und/oder Antidiskriminierungsbereich

Benefits

Wir bieten

  • Einen befristeten Arbeitsvertrag mit Vergütung nach TV-L (West)
  • Betriebliche Altersvorsorge bei der VBL (West)
  • Ein kollegiales und wertschätzendes Arbeitsumfeld
  • Möglichkeit zur macht- und diskriminierungskritischen Supervision
  • Regelmäßige Weiterbildungen zu Antidiskriminierung
  • Möglichkeit zu stellenbezogenen Weiterbildungen
  • Zuschuss zu BVG-Firmenticket

Für die Stiftung für Kulturelle Weiterbildung und Kulturberatung hat eine diskriminierungskritische Arbeitsumgebung hohe Priorität. Wir streben an, die gesellschaftliche Vielfalt (Diversität) der Stadt auch innerhalb des Teams widerzuspiegeln. Wir begrüßen deshalb ausdrücklich Bewerbungen von Personen mit Diskriminierungs- und Marginalisierungserfahrung (z.B. Personen mit Behinderung, Personen mit Rassismuserfahrung und/oder LGBTIQ*).

 

Gerne kommen wir mit Ihnen darüber ins Gespräch, was wir tun können, um noch vorhandene Barrieren abzubauen. Es gibt bei uns eine AGG-Beschwerdestelle sowie Beratungsstrukturen und einen Personalrat.

Bewerbungsprozess

Bitte senden Sie Ihre Bewerbung mit Anschreiben, tabellarisch abgefasstem Lebenslauf und relevanten Zeugnissen – vorzugsweise als zusammenhängende PDF-Datei – bis zum 30.06.2024 über den "Direkt bewerben"-Button an: [email protected]. Ein Bewerbungsfoto ist nicht erforderlich.


Die Vorstellungsgespräche finden voraussichtlich in der 28./29. KW 2024 (zwischen 10.07.-19.07.2024) statt.

 

Bitte richten Sie etwaige Rückfragen zur Stelle oder zum Prozess an: [email protected] oder T +49 (0)30 3030444-17. Ansprechpartnerin für Fragen zum Aufgabengebiet und zum Bewerbungsverfahren: Izabela Orciari.

 

Informationen zum Datenschutz für Bewerber*innen sind in unserer Datenschutzerklärung zu finden.

Izabela Orciari

030 303 044 416

Stiftung für Kulturelle Weiterbildung und Kulturberatung

Seit 2020 ist die Stiftung für Kulturelle Weiterbildung und Kulturberatung (SKWK) das gemeinsame Dach für vier Initiativen, die für mehr Chancengerechtigkeit in der Berliner Kulturlandschaft eintreten und den gesellschaftlichen und kulturpolitischen Diskurs zu diesem Thema aktiv mitgestalten.


Ziel unserer Tätigkeit ist es, den Kulturbereich in Bezug auf Programm, Personal, Publikum und seinen Zugängen genauso divers zu entwickeln wie unsere demokratische Gesellschaft es bereits ist.


Diversity Arts Culture fördert Diversität, indem es Kulturinstitutionen und ‑verwaltung berät, Kulturschaffende qualifiziert, von Diskriminierung betroffene Kulturschaffende empowert und die Erhebung von Gleichstellungsdaten beauftragt.


Institut für Kulturelle Teilhabeforschung (IKTf)

Das IKTf liefert Forschungsdaten und ‑berichte auf deren Basis Kultureinrichtungen, Kulturpolitik und ‑verwaltung Strategien für Kulturelle Teilhabe entwickeln können.


kultur_formen

kultur_formen besteht aus dem Berliner Projektfonds Kulturelle Bildung, dem Berliner Projektfonds Urbane Praxis, Veranstaltungs- und Qualifizierungsprogrammen sowie der digitalen Community-Plattform Kubinaut. Im Zentrum stehen die Förderung und Vernetzung von Projekten mit aktiver Beteiligung von Kindern, Jugendlichen und jungen Erwachsenen.


servicezentrum musikschulen (szm)

Das szm will die öffentlichen Berliner Musikschulen durch eine gesamtstädztische Abstimmung stärken und sie dabei unterstützen, ein hochwertiges Angebot umzusetzen.


Wir sind eine landeseigene Stiftung und werden von der Berliner Senatsverwaltung für Kultur und Gesellschaftlichen Zusammenhalt gefördert.

Nachhaltigkeitsziele

Gesellschaft fair gestalten

Gesellschaft fair gestalten

Förderung von Diversity oder Vielfalt

Wir betrachten die Vielfalt und Heterogenität der Gesellschaft als grundlegend. Egal welches Geschlecht, welche Hautfarbe, welche Religion, welche physischen oder psychischen Fähigkeiten oder welche sexuelle Orientierung – wir setzen uns für gleichwertige und faire Lebensbedingungen für alle Individuen ein.

Wissen vermitteln

Wissen vermitteln

Förderung von politischer Bildung

Mit unserer Arbeit fördern wir demokratisches Bewusstsein, erhöhen das Verständnis von politischen Sachverhalten und wollen die Bereitschaft zur politischen Mitarbeit in der Bevölkerung stärken.

Förderung sozialer Innovationen

Wir fördern soziale Innovationen und Kreativität, indem wir Menschen aus unterschiedlichen Bereichen mit ihrem einzigartigen Wissen, Fähigkeiten und Erfahrungen zusammenbringen und damit neuen Ideen und Lösungen einen Raum geben.

Stiftung für Kulturelle Weiterbildung und Kulturberatung

Hauptsitz

Stiftung für Kulturelle Weiterbildung und Kulturberatung

Spandauer Damm 19

14059 Berlin

https://stiftung-kulturelle-weiterbildung-kulturberatung.berlin

Job online bis 30.06.2024

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