Workplace & Operations Manager*in

Unser ProVeg Büro ist nicht nur ein Ort zum Arbeiten, sondern ein Ort, an dem du Teil einer Gemeinschaft bist. Hier entstehen Visionen für eine nachhaltige Zukunft, und der Austausch mit engagierten Kolleg*innen inspiriert deinen Arbeitsalltag. Dabei trägst du aktiv zu einer entspannten, angenehmen und offenen Arbeitsatmosphäre bei.

Wir suchen eine*n 

Workplace & Operations Manager (all genders)

welche*r unsere pflanzliche Mission lebt und unser Berliner Büro zu einem Ort macht, an dem sich alle wohlfühlen und unterstützt werden.

Bist du organisiert und liebst es, anderen zu helfen? Hast du Freude am Umgang mit Menschen und möchtest sicherstellen, dass alles reibungslos abläuft? Dann passt diese Stelle perfekt zu dir!

Als Teil des Workplace & Operations Teams (WOM) übernimmst du eigenverantwortlich verschiedene Aufgabenbereiche und trägst dazu bei, einen reibungslosen Ablauf im Büro sicherzustellen.

Administrative Aufgaben:

• Reisemanagement: Du bist verantwortlich für unser Reisemanagement Tool und operatives Reisemanagement (Ausstellung von Bahncards, Erstellung von Perk Accounts, Trouble Shooting)

• Einkauf und Verwaltung: Du koordinierst Bestellungen, prüfst Rechnungen, bearbeitest Post- und Warensendungen und übernimmst Aufgaben im Zusammenhang mit der Verwaltung von Kredit- und Bankdaten (Schattenbuchhaltung).

• Dokumentenmanagement: Du sorgst dafür, dass unsere digitalen und physischen Akten strukturiert und jederzeit gut zugänglich sind.

• Bestandsübersicht: Du behältst den Überblick über Bestände, koordinierst Nachbestellungen und kümmerst dich um die Lagerung und Verteilung von Waren und Merchandise.

• Prozessoptimierung: Du prüfst bestehende Prozesse selbständig und entwickelst fundierte Verbesserungsvorschläge zur kontinuierlichen Optimierung unserer Abläufe.

• Verwaltung sämtlicher Schlüssel und elektronischer Zugänge

• Betriebsärztliche Meetings und die Umsetzung der empfohlenen Anpassungen

• Inhaltliche Ausgestaltung des internen Wiki

Büro/Workplace Aufgaben:

• Büroorganisation & Kommunikation: Du bist eine erste Ansprechperson für allgemeine Fragen im Bereich Workplace Management und unterstützt bei der internen Kommunikation.

• On- und Offboarding: Du begrüßt neue Mitarbeitende und trägst dazu bei, dass sie sich von Anfang an wohlfühlen. Dabei arbeitest du eng mit dem P&C- und IT-Team zusammen.

• Empfang und Betreuung: Du nimmst Besucherinnen freundlich in Empfang und koordinierst die Zusammenarbeit mit externen Dienstleisterinnen.

• Büroorganisation: Du übernimmst eigenständig die Ordnung und Organisation in der Küche und sorgst dafür, dass Lebensmittel immer ausreichend vorhanden sind. Außerdem bist du Ansprechperson für organisatorische Fragen und sorgst dafür, dass die Abläufe im Büro reibungslos funktionieren

• Arbeitsplatzgestaltung: Deine kreativen Ideen sind gefragt! Du hilfst aktiv dabei mit, unsere Büroräume ansprechend zu gestalten und zu optimieren.

• Interne Events & Mitarbeitenden-Erlebnis: Du unterstützt bei der Planung und Durchführung interner Events (Sommerfest, Weihnachtsfeier etc.) und hilfst bei Initiativen, die das Miteinander fördern.

• Externe Events: Du koordinierst externe Events Kommunikation, Verträge, Zugänge etc.) und stellst einen reibungslosen Ablauf sicher.

• Facility Management: Du koordinierst Reinigung, Reparaturen und Instandhaltung ● Organisation von Umzügen und Büroveränderung

• Empfang: Du empfängst und leitest Besuche und externe Dienstleistungen

Benötigte Qualifikationen

• Bachelor oder 4 Jahre relevante Berufserfahrungen im Workplace/Office Management, in der Verwaltung oder im Dienstleistungssektor

• Du verfügst über gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift

• Du bist mit Microsoft Office, Libre Office und Google Docs vertraut.

• Du identifizierst dich mit den Zielen von ProVeg und legst großen Wert auf Nachhaltigkeit.

• Du bist ein Organisationstalent und achtest auf Genauigkeit und Ordnung - bist strukturiert und sorgfältig

• Deine positive und hilfsbereite Einstellung motiviert dein Umfeld, und du arbeitest gerne im Team.

• Du besitzt gute Kommunikationsfähigkeiten, auch in stressigen Situationen.

• Du hast Freude daran, neue Aufgaben zu übernehmen und kreative Lösungen zu entwickeln.

• Du bist proaktiv und kannst Aufgaben gut priorisieren und erledigst sie zuverlässig.

• körperliche Belastbarkeit & “hands on” Mentalität

Zusatzqualifikationen (nice to have)

• Erfahrung mit Projektmanagement-Software

• Erfahrung im NGO Sektor oder in Serviceorientierten Berufen

Hinweis: Für diese Stelle ist eine Junior Position möglich! Wir wollen auch Berufseinsteiger*innen oder Quereinsteiger*innen ermutigen sich auf diese Stelle zu bewerben. Bitte schick uns deine Bewerbung und Motivation für diese Stelle, auch wenn du die oben genannten Anforderungen noch nicht erfüllst, wir begleiten dich gern bei deinem Berufseinstieg oder Wechsel!

• Flexible Arbeitszeiten mit der Option, Überstunden durch Freizeit auszugleichen.

• Die Option, temporär aus dem Ausland zu arbeiten (unter Beachtung der Obergrenze von 183 Tagen/ Jahr)

• 25 Tage Basisurlaub (FTE) plus ein zusätzlicher Urlaubstag jährlich mehr (weitere Urlaubstage können über kleine Gehaltsanpassungen dazu “gekauft” werden)

• Ein wertschätzendes Arbeitsklima in einem hochmotivierten Team.

• Starker Fokus auf die persönliche Entwicklung und ein ausgewiesenes Weiterbildungsbudget.

• Bereitstellung eines Arbeitslaptops und Zugang zu einem gut ausgestatteten Büro in Berlin Tiergarten.

• Achtsamkeitsprogramm und mentales Wohlbefinden - kostenlose Mitgliedschaft bei Open Up und Headspace.

• Wir sind ein inklusiver Arbeitsplatz für unsere vielfältigen Mitarbeiter*innen auf der ganzen Welt und ermutigen jede*n in unserer Organisation, ihr ganzes Wesen in die Arbeit einzubringen.

• Und last but not least: Werde Teil eines großartigen Teams und arbeite mit uns an einer Welt, in der alle leckere und gesunde Lebensmittel wählen, die gut für Menschen, Tiere und unseren Planeten sind