HR Administration (gn)

Wir über uns

Sea-Watch e.V. ist eine gemeinnützige Initiative, die sich der zivilen Seenotrettung von Flüchtenden verschrieben hat. Angesichts der humanitären Katastrophe im zentralen Mittelmeer leistet Sea-Watch Nothilfe, fordert und forciert gleichzeitig die Rettung durch die zuständigen europäischen Institutionen und steht öffentlich für legale Fluchtwege ein. Wir sind politisch und religiös unabhängig und finanzieren uns ausschließlich durch Spenden.

Für den Bereich People, Culture & Organisation suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt Verstärkung für unsere People Group in der HR Administration (w/m/d). Die People Group ist ein Team von 6 Personen, das eng und bereichsübergreifend zusammenarbeitet. Die Stelle soll mit einem wöchentlichen Arbeitsumfang von 25 Stunden besetzt werden und ist zunächst auf 12 Monate befristet, mit dem Ziel einer langfristigen Weiterbeschäftigung. Idealerweise arbeitest Du von Berlin aus oder bist bereit, regelmäßig vor Ort zu sein.

HR Administration (gn)

Als HR Administration (gn) bist Du gemeinsam mit dem Team für die Personaladministration für über 180 Mitarbeiter:innen an Bord unserer Schiffe, in der Luft und an Land verantwortlich. Durch Deine mehrjährige Berufserfahrung und Expertise in diesem Bereich bist Du für alle personalwirtschaftlichen Vorgänge sowie die Übernahme von abrechnungsvorbereitenden Tätigkeiten zuständig. Dabei betreust Du Mitarbeiter:innen in verschiedenen Ländern und berücksichtigst unterschiedliche arbeitsrechtliche Rahmenbedingungen. Du fungierst als zentrale Ansprechperson für sämtliche administrativen Prozesse rund um das Arbeitsverhältnis und stellst einen reibungslosen Ablauf vom Eintritt bis zum Austritt sicher. In Deiner Rolle arbeitest Du eng mit den Bereichen Crewing, Finances und Legal sowie dem Vorstand und Betriebsrat zusammen und bildest eine wichtige Schnittstelle zu unseren Mitarbeiter:innen.

1. Du bist für alle anfallenden Personalsachbearbeitungen vom Eintritt bis zum Austritt verantwortlich und zentrale Anlaufstelle für unsere Mitarbeiter:innen in allen personalrelevanten Fragen bezüglich der Verträge, des Urlaubs, der Arbeits- und Krankheitszeiterfassung, der Gehaltsabrechnungen sowie unserer Systeme und Prozesse.
2. Du bist für die Personaldaten- und Aktenpflege sowie Verwaltung aller relevanten Prozesse (Onboarding, Änderungen, Wechsel, Offboarding) mit Hilfe unserer HR-Tools (z.B. Personio) zuständig.
3. Du bist für das Vertrags- und Personaldokumentenmanagement (Erstellung und Anpassung von Arbeitsverträgen, Bescheinigungen und Zeugnissen, etc.) und Freistellungsmanagement (Elternzeit, Mutterschutz, Auszeit, etc.) verantwortlich. Im Bereich Arbeitsrecht und Vertragsabwicklung stehen dir erfahrene Expert:innen beratend zur Seite.
4. Du überwachst Fristen und Vertragsdaten und stellst sicher, dass diese eingehalten werden.
5. Du übernimmst die Korrespondenz mit Ämtern, Behörden, Krankenkassen und Versicherungen.
6. Du führst die Vor- und Nachbereitung der Gehaltsabrechnungen mit unseren externen Partner:innen, wie z.B. Steuerbüros, durch.
7. Du arbeitest eng mit den Kolleg:innen aus dem Bereich Finances zusammen, stimmst die monatliche Lohnbuchhaltung und Rechnungen ab und erstellst Auswertungen und Statistiken.
8. Du bleibst auf dem Laufenden über Beschäftigungsthemen, Arbeits-, Steuer- und Sozialversicherungsrecht
9. Als Teil der People Group unterstützt Du bei verschiedenen Personalprojekten in Deinem Verantwortungsbereich und trägst dazu dabei, dass neue arbeitsrechtliche Vorgaben umgesetzt werden.

1. Du hast eine erfolgreich abgeschlossene Ausbildung mit betriebswirtschaftlichem Hintergrund mit dem Schwerpunkt Personal oder eine vergleichbare Qualifikation.
2. Du hast mehrjährige nachweisliche Berufserfahrung in der Personalsachbearbeitung und in der vorbereitenden Gehaltsabrechnung, idealerweise in einem dynamischen, wachstumsstarken Arbeitsumfeld.
3. Du hast fundierte Kenntnisse im Arbeits-, Lohnsteuer- und Sozialversicherungsrecht, bestenfalls auf internationaler Ebene oder bist bereit, Dich einzuarbeiten.
4. Du hast ein sehr gutes Zeitmanagement, eine sorgfältige, systematische und selbstständige Arbeitsweise mit Hands-on-Mentalität.
5. Du navigierst herausfordernde Situationen souverän und lässt Dich nicht aus der Ruhe bringen.
6. Professionalität, Diskretion und diplomatisches Geschick kennzeichnen Dich aus.
7. Du verfügst über sehr gute Sprach- und Kommunikationsfähigkeiten in Deutsch und Englisch.
8. Du bist sicher im Umgang mit den gängigen MS-Office-Programmen wie Excel, Word und PowerPoint.

1. Eine sinnstiftende, abwechslungsreiche Tätigkeit mit viel Verantwortung in einer gemeinnützigen Organisation.
2. Möglichkeit zur Mitgestaltung durch spannende Projekte, Organisationstreffen und viel Freiraum, um Neues auszuprobieren.
3. Ein dynamisches Arbeitsumfeld mit stetig neuen Herausforderungen, flachen Hierarchien und einer selbstorganisierten Zusammenarbeit.
4. Digitalisierung, Agilität und Partizipation sind für uns zentrale Bestandteile der täglichen Arbeit.
5. Flexible Arbeitszeiten und Arbeitszeitmodelle sowie die Möglichkeit, im Home Office zu arbeiten, regelmäßige Arbeit im Berliner Büro ist erforderlich.
6. Eine offene Büroatmosphäre, in der auch Hunde willkommen sind.
7. Angebote für interne Trainings und individuelle Weiterbildung.
8. Zusatzleistungen wie betriebliche Altersvorsorge und verschiedene Auszeitmodelle (u.a. 1 Monat bezahlte Auszeit nach 18 Monaten Zugehörigkeit).
9. Ein monatliches Bruttogehalt von 2.125 EUR bei 25 Stunden (Aufstockung durch verschiedene Faktoren möglich*)