Assistenz der Geschäftsführung

Wir suchen eine Assistenz der Geschäftsführung, die nicht wartet, bis man ihr sagt, was zu tun ist – und die weiß, was sie kann. Die Position dient der aktiven Entlastung der Geschäftsführung und der operativen Sicherstellung unserer Kernprozesse in den Bereichen Finance, Payment und Administration. Du sorgst dafür, dass operative Prozesse nicht nur laufen, sondern skalieren und messbar werden.

Zentrales Ziel ist es, das Skalierungs-, Controlling- und AI-First-Mindset von Startnext im administrativen Alltag zu verankern. Wir freuen uns darauf, dich kennenzulernen!

1. Buchhaltung & Finance

1. Du übernimmst die vorbereitende Finanzbuchhaltung (Belegerfassung, Kontrolle der Rechnungen, Überweisungen, Angebotserstellung).
2. Du kümmerst dich um Zuarbeiten für Monats- und Jahresabschlüsse sowie um die vorbereitende Lohnbuchhaltung (Bereitstellung der Unterlagen, Gehaltszahlungen).
3. Du koordinierst die Buchhaltungsprozesse (FiBu/Lohn) bezüglich Fristen und Rückfragen und bildest die kommunikative Schnittstelle zum Steuerbüro.

2. Geschäftsführungs-Support & Organisationsaufgaben

1. Du entlastest die Geschäftsführung spürbar von operativer Administration, sodass ein Fokus auf Strategie und Führung möglich wird.
2. Du sorgst durch saubere Nachverfolgung für hohe Verbindlichkeit und Umsetzungsstärke, indem du zum Beispiel Aufgaben aus Meetings mit Verantwortlichen und Fristen festhältst und nachverfolgst.
3. Du planst Reisebuchungen, Team-Events sowie Retreats und übernimmst die Postbearbeitung.
4. Du unterstützt Teammitglieder bei externen Veranstaltungen administrativ – z. B. durch die Erstellung von Angeboten und Rechnungen, die Koordination von Vertragsfragen sowie die Übersicht über die organisatorische Gesamtabwicklung.
5. Du übernimmst das Anfragemanagement für externe Veranstaltungen von Mitarbeitern, führst Verhandlungen bezüglich Honoraren und überwachst strategisch die relevanten Event-KPIs.

3. Payment-Management & Zahlungsprozesse

1. Du übernimmst die Überprüfung von ein- und ausgehenden Geldtransaktionen der Crowdfunding-Kampagnen sowie von automatisierten Abrechnungen und Buchungen.
2. Du leistest operative Unterstützung rund um Zahlungsflüsse und Klärfälle und sorgst für eine strukturierte Dokumentation von Entscheidungen, Übergaben und der Statuspflege.
3. Du verantwortest die Erstellung von Controlling-Reports, die Kommunikation mit Dienstleistern sowie die Zuarbeit für die Buchhaltung.
4. Du beantwortest Anfragen von Unterstützern bezüglich Payment und Legitimation im Rahmen des Community Supports.
5. Dabei überwachst und optimierst du kontinuierlich alle Payment-Prozesse, um sie durch Digitalisierung und KI effizienter zu gestalten.

4. HR / Personalverwaltung

1. Du pflegst die Personalakten, verwaltest An- und Abwesenheiten und bist Ansprechpartnerin für Lohn-Themen.
2. Du unterstützt uns im Recruiting sowie beim On- und Offboarding von Mitarbeitenden.
3. Du übernimmst die Vertragsgestaltung und verfasst Arbeitszeugnisse sowie Bescheinigungen.

1. Ausbildung: Du hast eine kaufmännische Ausbildung, optimalerweise einen Studienabschluss (Bachelor/Master)
2. Erfahrung & Mindset: Du hast ein Grundverständnis für kaufmännische Abläufe (Buchhaltung, Fristenlogik), solide Kenntnisse im aktuellen Arbeitsrecht, eine hohe Zahlen- und Detailaffinität und begeisterst dich für die Themen Crowdfunding, Ideen und Startups.
3. Automatisierung & KI: Skalierung, Digitalisierung, Automatisierung und KI sind für dich keine Buzzwords, sondern deine täglichen Werkzeuge.
4. Struktur & Verbindlichkeit: Du arbeitest äußerst sorgfältig, eigenständig und gut organisiert. Du bist stark darin, Informationen zu sammeln, zu priorisieren und in klare nächste Schritte zu übersetzen.
5. Persönlichkeit: Du zeichnest dich durch sehr hohe Zuverlässigkeit, Diskretion (wegen der Arbeit nah an GF- und Personalthemen) und ein ausgeprägtes Nachhaltevermögen ("friendly persistence") aus.
6. Kommunikation: Du hast Kenntnisse in der Gesprächsführung und Verhandlung. Deine Kommunikation ist schriftlich wie mündlich klar, knapp und verbindlich, und
7. Sprache: Du hast sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse.

1. Du bist Teil der Geschäftsleitung
2. Arbeitsbeginn: ab sofort
3. Vertragsart: mind. 24 Stunden / 5-Tage-Woche, Festanstellung, unbefristet
4. Arbeitsort: Dresden, (Teil-)remote möglich
5. Ausstattung: Du arbeitest mit einem MacBook
6. Vergütung: ab 50.000 Euro Jahresbrutto (bei Vollzeit, je nach Qualifikation & Erfahrung)
7. Urlaub: verhandelbar, ab 26 Tage (je nach Berufserfahrung, Seniorität)
8. Die Möglichkeit, Verantwortung zu übernehmen und gesellschaftliche Mehrwerte zu stiften.
9. Du kannst Teil eines unabhängigen, inhabergeführten Unternehmens werden und diese Unabhängigkeit mit bewahren.
10. Startnext ist eine zertifizierte Benefit Corporation (B Corp).
11. Mehr über das Startnext-Team, die Firmenwerte und die Mission erfährst du auf unserer Website: https://www.startnext.com/info/startnext.html