Dispositions-/Veranstaltungsmanager*in Produktionsbüro Veranstaltungsmanagements

Die Stiftung Berliner Philharmoniker sucht zum 1. September 2025

Dispositions-/Veranstaltungsmanager*in im Produktionsbüro des Veranstaltungsmanagements

(Vollzeit – 38,5 h/Woche).

Die Stiftung Berliner Philharmoniker trägt die Aktivitäten der Berliner Philharmoniker und der Philharmonie Berlin als landesunmittelbare rechtsfähige Stiftung des öffentlichen Rechts. Sie zeichnet sich pro Saison für etwa 600 Veranstaltungen verantwortlich.

Die Berliner Philharmoniker bestreiten davon etwa 100 Konzerte, darüber hinaus gibt das Orchester pro Saison etwa 30 Konzerte im In- und Ausland. Die Stiftung Berliner Philharmoniker veranstaltet zusätzlich etwa 40 eigene Konzerte. Dazu gehören neben den Symphoniekonzerten programmatisch vielseitige Konzerte von Kammermusik bis Jazz und World Musik sowie Konzerte für Kinder und Familien. In den beiden Konzertsälen der Philharmonie Berlin sind jährlich über eine Million Konzertbesucher*innen zu Gast.

Das Produktionsbüro organisiert den Vermietungsbetrieb einschließlich der Raumvergabe für Proben und Konzerte in Zusammenarbeit mit der Disposition.

1. Operatives Vertragsmanagement
2. Koordination und Vergabe aller im Großen Saal und Kammermusiksaal stattfindenden Veranstaltungen (bis zu 600 p.a.) in Arbeitsteilung mit der Leitung Disposition
3. Operative Bearbeitung von Raumbuchungswünschen von Gastveranstaltern und Philharmonikern
4. Lösungsfindungen bei Buchungskonflikten
5. Beratung von Gastveranstaltern, Einweisung von Neuveranstaltern in die Standards und Besonderheiten der Philharmonie Berlin
6. Kommunikationsschnittstelle zwischen Veranstaltern und Fachabteilungen der Philharmonie
7. Vor- und Nachbereitung von Veranstaltungen
8. Kontrolle von Tages- und Monatsplänen
9. Pflegen der Veranstalter-Adressdatenbank und vorhandenen Dokumentation
10. Koordination von Dienst- und Einsatzzeiten, Feedbacktreffen, Bewerbungen und Schulungen der Ehrenamtlichen in Abstimmung der Koordinatorin des Ehrenamt- Programms
11. Ausdruck und Verteilung der Dienst- und Backstagekarten
12. Koordination abteilungsübergreifender Termine
13. Betreuung von Spendenaktionen wie UNO-Flüchtlingshilfe etc.
14. Mitwirkung bei der Planung und Entwicklung von digitalen Anwendungen zum Veranstaltungsmanagement und deren fortlaufende Pflege (z. B. Dienstkartenportal, Veranstalterportal)

Formelle Anforderungen

1. Abgeschlossene Ausbildung als Veranstaltungskauffrau*-mann, Kauffrau*-mann für Tourismus und Freizeit; oder offizielle Weiterbildung zum*zur Eventmanager*in
2. mehrjährige, einschlägige Berufserfahrung oder gleichwertige Fähigkeiten und Erfahrungen

Sie bringen mit

1. Sehr gute Microsoft 365 Kenntnisse (Excel, Word, Outlook, Teams, etc.)
2. Mind. gute Kenntnisse der Veranstaltungssoftware EVIS
3. Hohe Affinität zu digitalen Lösungen und Arbeitsprozessen
4. Kontaktfreude sowie die Sozialkompetenz für Schnittstellenmanagement
5. Verhandlungsgeschick im Umgang mit Konzertveranstaltern und verantwortungsbewusste Repräsentation der Stiftung Berliner Philharmoniker gegenüber den Partnern des Hauses
6. Sorgfältige, eigenverantwortliche und termingetreue Arbeitsweise
7. Einen konstruktiven, wertschätzenden und teamorientierten Arbeits- sowie Kommunikationsstil
8. Kunden- und serviceorientiertes Auftreten und Handeln
9. Hands-on Mentalität

Außerdem freuen wir uns über

1. Mehrjährige Berufserfahrungen im Bereich des Veranstaltungsmanagements eines Konzerthauses
2. Gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift (Level B1/2)
3. Diversitätskompetenz, migrationsgesellschaftliche Kompetenz und Sozialkompetenz oder die Bereitschaft, sich in diesen Bereichen kontinuierlich weiter zu qualifizieren

1. Eine attraktive Vergütung nach Haustarifvertrag mit der Entgeltgruppe E 9b (in Anlehnung an den TVöDVKA)
2. 30 Tage Urlaub im Jahr
3. Flexible Arbeitszeiten nach Gleitzeitmodell
4. Möglichkeit zum teilweisen mobilen Arbeiten
5. Ein strukturiertes Onboarding und konstruktive Feedbackgespräche
6. Regelmäßige Stellenbezogene Fort-/ und Weiterbildungsmöglichkeiten
7. Eine zusätzliche Altersversorgung des öffentlichen Dienstes (VBL) und Bezuschussung vermögenswirksamer Leistungen (VL)
8. Arbeitgeberzuschuss zum ÖPNV-Ticket
9. Fitness- und Gesundheitsangebote via Wellhub
10. Konzertbesuche zu Mitarbeitenden-Konditionen sowie Mitarbeitenden-Rabatte
11. Mitarbeitenden-Events (Betriebsausflug, Firmenlauf, Sommerfest)
12. Einen ergonomischen Arbeitsplatz im Herzen Berlins mit idealer Verkehrsanbindung
13. Eine offene und kollegiale Arbeitskultur mit hoher Eigenverantwortung und Gestaltungsfreiräumen in einer Kulturinstitution von Weltrang