Teamassistent*in / Office Manager*in

Ärzte der Welt ist die deutsche Sektion der internationalen humanitären Organisation Médecins du Monde/Doctors of the World. Ärzte der Welt setzt sich dafür ein, dass alle Menschen überall ihr Recht auf Gesundheit geltend machen können – mit politischer Arbeit und medizinischer Hilfe.

Zum nächstmöglichen Zeitpunkt suchen wir eine*n

Teamassistent*in / Office Manager*in

(30 - 40 Wochenstunden.)

• Sie übernehmen den Empfang und sind somit erste*r Ansprechpartner*in für Lieferanten und Besucher*innen.
• Sie betreuen die Telefonzentrale, bearbeiten die ein- und ausgehende Post und unterstützen die Teams bei Verwaltungaufgaben.
• Sie unterstützen die Direktion in organisatorischen und administrativen Belangen.
• Sie übernehmen für die Direktion die Vor- und Nachbereitung von Terminen (z. B. Vorstandssitzungen, Bereichsleitungs- und Netzwerkmeetings) und führen die Protokolle der Vorstandssitzungen.
• Sie bearbeiten die Reisekostenabrechnungen unserer Mitarbeiter*innen.
• Sie kümmern sich um die Bestellungen und die Logistik für den allgemeinen Bürobedarf.
• Sie organisieren Teamevents und Betriebsausflüge.
• Sie helfen die Prozesse im Verwaltungsbereich zu optimieren und arbeiten an Projekten im Bereich Finanzen und Administration mit.

IHR FACHLICHES PROFIL

• Sie verfügen über eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation.
• Sie haben einen sicheren Umgang mit MS-Office Programmen.
• Sie sprechen fließend Deutsch und verfügen über gute Englischkenntnisse. 

IHR PERSÖNLICHES PROFIL

• Sie behalten den Überblick, arbeiten proaktiv, selbstständig und strukturiert.
• Mit Ihrer freundlichen, zuvorkommenden und souveränen Art möchten Sie für Ihre Kolleg*innen sowie für Gäste eine gute Arbeitsatmosphäre zu schaffen.
• Sie arbeiten gerne im Team und haben Freude am Umgang mit Menschen.
• Sie können sich für die Arbeit in einer Hilfsorganisation begeistern und identifizieren sich mit unseren Werten.

• Eine spannende und herausfordernde Aufgabe in einer international anerkannten Non-Profit-Organisation, in der Sie etwas bewegen können.
• Ein kollegiales und professionelles Team, das Sie einarbeitet und unterstützt.
• Ein kreatives Umfeld mit Raum für neue Ideen.
• Eine wettbewerbsfähige Vergütung im NGO-Bereich inklusive jährlichen Inflationsausgleich (genauere Informationen finden Sie hier).
• Neben der Vergütung eine Guthabenkarte zum nachhaltigen Einkaufen oder Nutzen der öffentlichen Verkehrsmittel / alternativ eine Mitgliedschaft zur Nutzung eines umfassenden Gesundheits- und Sportangebots.
• Flexible Arbeitszeiten im Rahmen unseres Kernarbeitszeitmodells und die Möglichkeit zum mobilen Arbeiten (50 % im Homeoffice).
• 30 Tage Urlaub und zusätzliche Tage an Weihnachten und Neujahr.
• Ausstattung mit Firmenlaptop.