Team Assistant (gn) Trainings

Sie behalten in internationalen Projekten den Überblick und unterstützen zuverlässig bei Budget- und Finanzprozessen? Sie haben Freude daran, Veranstaltungen, Reisen und administrative Abläufe professionell zu organisieren? Dann möchten wir Sie gerne kennenlernen!

Als Agora Think Tanks verfolgen wir das Ziel, Klimaneutralität bis zur Mitte des Jahrhunderts zu erreichen. Unsere unabhängigen und überparteilichen Think Tanks analysieren aktuelle Herausforderungen, bringen ihr Wissen in politische Entscheidungsprozesse ein und fördern den internationalen Dialog. Bestandteil unserer Arbeit ist ein stetig wachsendes Trainingsportfolio, mit denen wir Fachleute der Energie- und Industriepolitik weltweit mit Schwerpunkten in Südostasien und Lateinamerika dabei unterstützen, die Energiewende und die industrielle Dekarbonisierung in ihren Ländern voranzutreiben.

Das Trainingsteam verbindet dabei unsere inhaltlich arbeitenden Teams, internationale Partner und die Teilnehmenden der Trainingsprogramme. Neben der operativen Umsetzung unterstützen wir die konzeptionelle Weiterentwicklung unserer Formate, sorgen für Qualitätssicherung entlang des gesamten Trainingsprozesses und tragen dazu bei, internationale Kooperationen nachhaltig zu stärken. Unser Team arbeitet vorwiegend auf Englisch und arbeitet eng mit internationalen Partnerorganisationen, deutschen und internationalen Zuwendungsgebern und Teilnehmenden aus aller Welt zusammen.

Zur Verstärkung unseres Trainingsteams suchen wir am Standort Berlin zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine:n

Team Assistant Trainings (m/w/d)

in Teilzeit (20 bis 25 Std.)

Sie werden Teil eines engagierten und kollegialen Teams von derzeit fünf Kolleg:innen und unterstützen sowohl die Finanz- und Administrationsprozesse als auch die Umsetzung unserer Trainingsformate.

1. Unterstützung bei unseren internationalen Trainingsprojekten und Kommunikation mit Trainingsteilnehmenden, Projektpartnern, und Zuwendungsgebern,
2. Abwicklung von Fördermitteln inklusive Mitarbeit bei der Erstellung von Mittelanforderungen und Verwendungsnachweisen gemäß den Förderrichtlinien sowie Unterstützung bei der Vorbereitung von finanziellen Audits,
3. regelmäßige Aktualisierung von Daten, u. a. zur Abrechnung von Fördermitteln und zum Projektmanagement,
4. Organisation von Veranstaltungen (sowohl digital als auch vor Ort in Berlin) sowie Koordination von internationalen Besuchergruppen,
5. Terminplanung und -organisation, Vor- und Nachbereitung von internen Sitzungen,
6. Unterstützung bei Reiseangelegenheiten und -abwicklung,
7. Allgemeine administrative und organisatorische Unterstützung.

1. Solide verwaltungswirtschaftliche Kenntnisse und Fertigkeiten,
2. Mehrjährige Berufserfahrung im Rechnungswesen und in der finanziellen Erfassung von Einnahmen und Ausgaben sowie im Einholen von Belegen; Abrechnung von Fördermitteln oder auch Vorkenntnisse im Umgang mit Projekten der Internationalen Klimaschutzinitiative (IKI) sind ein Plus;
3. Nachweisbare Erfahrung in der Planung und Durchführung von Veranstaltungen, einschließlich Reisemanagement;
4. Hohes Maß an Eigeninitiative, strukturierte und sorgfältige Arbeitsweise sowie Freude an der Teamarbeit;
5. Sehr sicherer Umgang mit MS Office Anwendungen, insbesondere Excel;
6. Verhandlungssicheres Deutsch und Englisch in Wort und Schrift;
7. Starke schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeiten zur Abstimmung mit verschiedenen Stakeholdern und Dienstleistern, sowie ein freundliches und offenes Auftreten.

Wir sind sicher, dass es für die Stelle auch sehr gute Kandidat:innen gibt, die nicht alle Anforderungen der Stellenbeschreibung erfüllen. Vielleicht haben Sie bestimmte Fähigkeiten, an die wir nicht gedacht haben? Dann teilen Sie uns mit, warum Sie die richtige Person für die Stelle sind.

1. Die Chance, in einem engagierten Team an einer wesentlichen Zukunftsaufgabe mitzuwirken;
2. Ein diverses und internationales Arbeitsumfeld mit einem angenehmen Arbeitsklima geprägt von Teamgeist und Kollegialität mit flachen Kommunikations- und Entscheidungshierarchien;
3. Einen attraktiven Arbeitsplatz in Berlin-Mitte;
4. Ein umfassendes Onboarding-Programm sowie die Einarbeitung in die organisationsweit genutzten Tools;
5. Die Möglichkeit zum mobilen Arbeiten mit einer guten digitalen Ausstattung;
6. 29 Urlaubstage pro Jahr (bei 5-Tage-Woche) sowie Heiligabend und Silvester arbeitsfrei;
7. Angebote zur Förderung der mentalen Gesundheit am Arbeitsplatz;
8. Mitarbeitenden Benefits (z.B. Jobticket, Einkaufsgutschein oder Firmenfitness-Mitgliedschaft);
9. Möglichkeiten zur fachlichen und beruflichen Weiterentwicklung sowie
10. Einen Arbeitsvertrag, der zunächst auf zwei Jahre befristet ist.