Personalsachbearbeiter*in für sekundiertes Personal

Wer wir sind

Voller Einsatz für Frieden. Wir sind das ZIF, das bundeseigene Zentrum für Internationale Friedenseinsätze: Personalagentur, Trainingszentrum und international vernetzter Innovations- und Kompetenzhub für ziviles Krisenmanagement. Im Auftrag des Auswärtigen Amts rekrutieren, vermitteln und sekundieren wir als Arbeitgeberin deutsches ziviles Personal in über 40 Friedenseinsätze, Wahlbeobachtungsmissionen und humanitäre Einsätze internationaler Organisationen. Wir bieten Trainings, Coachings und spezialisierte Fortbildungen für den Einsatz in Krisengebieten sowie analytische Auswertung und politische Beratung zu Einsatzthemen und initiieren fachlichen Austausch im In- und Ausland. Bei uns im Headquarter arbeitet ein Team von mehr als 60 Kolleg*innen für eine Mission: den zivilen deutschen Beitrag zum multilateralen Krisenmanagement.

Das Team Personal & Recht ist mit seinen drei Jurist*innen und acht Personalsachbearbeiter*innen verantwortlich für alle rechtlichen sowie administrativen Belange der Mitarbeiter*innen des ZIF sowie der etwa 175 Sekundierten in Einsätzen weltweit. Die Themenfelder sind vielfältig und reichen von Vertragsmanagement über individuelle Personalbetreuung bis hin zu Eingruppierungen nach dem TVöD, Durchführung von Vergabeverfahren, interner Rechtsberatung zu unterschiedlichsten Rechtsfragen aus den Tagesgeschäften der unterschiedlichen Teams und Aushandlung von Sekundierungsabkommen mit verschiedensten aufnehmenden Einrichtungen weltweit.

Zu Ihrem Tätigkeitsfeld als Personalsachbearbeiter*in für sekundierte Personen gehören alle Aufgaben der administrativen Personalbetreuung im internationalen Umfeld

1. Sie sind erste Ansprechperson für unsere deutschen Auslandssekundierten in allen tarif- und sozialversicherungsrechtlichen Fragen
2. Sie wenden den Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst (TVöD Bund) an und begegnen spannenden Fallkonstellationen und Fragestellungen in Bereichen wie Mietzuschuss oder Auslandszuschlag
3. Sie erstellen Dokumente wie Arbeitsverträge und Bescheinigungen
4. Sie verwalten die Stammdaten und führen die digitalen sowie die physischen Personalakten unterstützt durch unsere Personalverwaltungssoftware REXX
5. Sie arbeiten im Rahmen der vorbereitenden Lohnbuchhaltung eng mit unserem externen Entgeltabrechner zusammen
6. Sie erstellen Reports und Auswertungen zu personalrelevanten Kennzahlen
7. Sie unterstützen das Team bei der Weiterentwicklung von internen Prozessen und der digitalen Personalverwaltungssoftware REXX

1. Abgeschlossene Berufsausbildung zum Beispiel als Personalsachbearbeiter*in, Verwaltungsfachangestellter*in, Personalfachkaufmann*frau oder vergleichbare Berufsrichtung. Alternativ: abgeschlossenes Bachelorstudium
2. Interesse an Personalarbeit im internationalen Kontext und Freude am Umgang mit Menschen
3. Relevante Berufserfahrung
4. Grundkenntnisse in der englischen Sprache
5. Teamfähigkeit, serviceorientierte Arbeitshaltung und die Fähigkeit, auch in arbeitsintensiven Phasen konzentriert, effizient und ergebnisorientiert zu arbeiten
6. Sehr sorgfältige, strukturierte und selbständige Arbeitsweise mit der Fähigkeit, auch komplexe Zusammenhänge mündlich und schriftlich verständlich zu formulieren
7. Sicherer Umgang mit dem Microsoft Office-Paket

Wir gehen davon aus, dass es hervorragende Kandidat*innen gibt, die nicht alle Kriterien der Beschreibung erfüllen. Vielleicht haben Sie passende Fähigkeiten, die uns zusammenbringen? Überzeugen Sie uns, warum Sie der oder die Richtige für die Stelle sind.

1. Vielfältige Herausforderungen: Es erwartet Sie eine abwechslungsreiche Tätigkeit in einem international orientierten und politischen Umfeld. Ein Job mit Sinn.
2. Teamspirit: Wir sind ein hochmotiviertes, dynamisches und kollegiales Team, das wertschätzend zusammenarbeitet. Professionalität und Freude bei der Arbeit sind uns wichtig.
3. Modern und mittendrin: Unsere gut ausgestatteten Büros bieten eine angenehme Arbeitsatmosphäre – am idyllischen Ludwigkirchplatz, ruhig und dennoch mitten in der City West.
4. Vereinbarkeit von Beruf und Privatem: Wir leben flexible, familienfreundliche Arbeitszeitmodelle und Gleitzeitregelungen – mit mobilem Arbeiten.
5. Persönliche Entwicklung: Profitieren Sie neben Feedbackgesprächen von zahlreichen internen Informations- und Weiterbildungsangeboten, exklusiven Lunch-Formaten mit spannenden Gesprächspartner:innen und interaktiven Lerntagen – unsere Reflektionsräume fördern Neugier, Teamgeist und Resilienz.
6. Onboarding: Unser Programm zum Einstieg umfasst neben der individuellen Einarbeitung das Kennenlernen aller Teams; erfahrene Kolleg:innen unterstützen Sie gerne und machen das Fußfassen im ZIF federleicht.
7. Nachhaltigkeit im Blick: Dass wir unseren Mitarbeiter:innen ein Job-/Deutschlandticket ermöglichen, ist nur ein Baustein unseres Nachhaltigkeitsmanagements: Wir arbeiten immer weiter daran, uns zukunftsorientiert aufzustellen.
8. Ein faires Gehalt: Bei uns gilt der TVöD Bund – mit 30 Urlaubstagen im Jahr bei einer 5-Tage-Woche (zusätzlich den 24. und 31.12. frei), zusätzlicher Altersvorsorge (VBL) sowie einer Jahressonderzahlung. Das unbefristete Arbeitsverhältnis (39 Wochenstunden) mit Beginn zum nächstmöglichen Zeitpunkt ist vergütet in der Entgeltgruppe 9b (TVöD Bund) bei Vorliegen der persönlichen Voraussetzungen.