Verwaltungsangestellte*r im Büro des Gesamtbetriebsrats

Wir sind ver.di!

Gemeinsam Zukunft gestalten – mit ver.di!

Rund 1,9 Millionen Menschen aus über 1.000 privaten und öffentlichen Dienstleistungsberufen haben sich in ver.di zusammengeschlossen. Als eine der größten freien Gewerkschaften weltweit kämpfen wir für ihre Interessen – in Tarifverhandlungen, in den Betrieben, in den Dienststellen und gegenüber politisch Verantwortlichen.

Wir besetzen zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine unbefristete Vollzeitstelle als

Verwaltungsangestellte*r

im Sekretariatsdienst im Büro des Gewerkschaftsrats am Standort Berlin.

Der Gesamtbetriebsrat vertritt die Interessen aller ver.di-Beschäftigten und besteht aus 31 Mitgliedern. Zu den wesentlichen Aufgaben gehört es, die Interessen der Beschäftigten kollektiv zu vertreten. Um diesen Aufgaben gerecht zu werden, benötigen wir ein gut organisiertes und strukturiertes Gesamtbetriebsratsbüro. Zu der Tätigkeit gehört auch die Teilnahme an Sitzungen, die regelmäßig auch außerhalb der Bundesverwaltung stattfinden. Dich erwartet ein lebhaftes Umfeld, von dem Ruhe und Übersicht abverlangt werden.

Zu den allgemeinen Sekretariatsaufgaben im Büro des Gewerkschaftsrats gehören u.a:

1. Anfragen, Anträge und Beschwerden entgegennehmen, Anliegen klären, an zuständige Stelle weiterleiten und im Rahmen des eigenen Kompetenzbereichs selbstständig erledigen
2. Termine vergeben, Gespräche vorbereiten
3. Administrative Abwicklung der Beteiligungsverfahren mit der Personalabteilung
4. Selbstständige technisch-organisatorische Betreuung des Gesamtbetriebsrats und seiner Ausschüsse

Postbearbeitung, auch elektronische

1. Postein- und ausgangsbearbeitung
2. Selbstständige Beantwortung im Aufgabengebiet
3. Diverse Verteiler aufbauen und pflegen

Organisatorische Zuarbeit

1. Vorbereitungen von Sitzungen und Besprechungen mit Aufbereitung und Digitalisierung der Unterlagen und Prüfung auf Vollständigkeit
2. Führung von Sitzungsniederschriften und Protokollen
3. Beschaffen, Auswählen und ggf. Aufbereiten der vom Gesamtbetriebsrat benötigten Informationen im Rahmen definierter Vorgaben
4. Selbstständige Bearbeitung von Standardsachverhalten im Zuständigkeitsbereich

Schriftverkehr/Telefonanfragen

1. Selbstständiges Erstellen von Briefen nach allgemeinen Vorgaben
2. Textbearbeitung von Standardtexten
3. Selbstständige Text- und Präsentationsgestaltung im Rahmen des Aufgabengebietes
4. Sachverhalte im Rahmen allgemeiner Vorgaben und des Aufgabengebietes klären und erledigen

Allgemeine organisatorische Tätigkeiten

1. Reiseplanung und -organisation
2. Bestellen von Räumen, Organisation der Bewirtung
3. Selbstständige Organisation von Veranstaltungen

Büroorganisation

1. Bürotechnische Abläufe und Arbeitsmittel organisieren
2. Terminplanung, -überwachung und Koordination
3. Allgemeine Bürotätigkeiten (Kopieren, Scannen, Materialbestellung, Versand von Informationsmaterial
4. Informationsbeschaffung (auch im Internet/Intranet etc.)
5. Wiedervorlagen
6. Ablage, Papier und elektronisch
7. Pflege von Dokumentationen
8. Pflege des Intranetauftritts des Gesamtbetriebsrats

(Statistische) Auswertungen für den eigenen Zuständigkeitsbereich

1. Tabellen erstellen, führen und ggf. grafisch aufbereiten
2. Selbstständige Ermittlung von Datenmaterial

Rechnungswesen

1. Reisekostenabrechnung und Prüfung von Rechnungen
2. Abrechnung von Sachmitteln etc.
3. Controlling im eigenen Zuständigkeitsbereich

1. Du bringst eine abgeschlossene Berufsausbildung (mindestens 3 Jahre) oder vergleichbare berufliche Erfahrungen mit.
2. Du kennst den Aufbau, die Aktivitäten sowie die wichtigsten Satzungen, Richtlinien und Regelungen von ver.di. oder du bist bereit, dich schnell in diese Themen einzuarbeiten.
3. Team-, Kooperations- und Koordinierungsfähigkeit
4. Eigeninitiative und selbstständige Aufgabenwahrnehmung
5. arbeitsrechtliche Grundkenntnisse, Grundkenntnisse im BetrVG wünschenswert
6. organisationspolitische Erfahrung
7. gute Kenntnisse im Umgang mit modernen Bürokommunikationsmitteln
8. Erfahrungen im Veranstaltungsmanagement
9. Bereitschaft, sich auch in neue Arbeitsmethoden / - mittel einzuarbeiten
10. Freundliches, überzeugendes und verbindliches Auftreten, Vertrauenswürdigkeit, Loyalität und Diskretion

Du bringst diese Kompetenzen mit? Dann freuen wir uns darauf, dich kennenzulernen!

1. Gute Arbeit in einer sinnstiftenden Organisation
2. Einen sicheren unbefristeten Job
3. Ein kollegiales Umfeld in einem engagierten Team
4. Gute Arbeitsbedingungen zum Ausgleich zwischen Beruf und Privatleben, darunter:
5. 38 Stunden-Woche mit Arbeitszeiterfassung und Arbeitszeitkonto
6. Konkurrenzfähige Tarifvergütung mit 13 Monatsgehalt und Urlaubsgeld
7. 33 Tage Urlaub im Jahr
8. Möglichkeit zur mobilen Arbeit
9. Gleitzeit
10. Umfangreiches Fort- und Weiterbildungsprogramm
11. Arbeitgeberzuschuss zur betrieblichen Altersvorsorge
12. Sozial- und Vorsorgeleistung sowie eine tolle Betriebskantine im Haus
13. modern ausgestattetes Büro in zentraler Lage direkt an der Spree nahe Ostbahnhof