Teamassistent*in

Zur Unterstützung unseres Teams und insbesondere unseres wachsenden Fortbildungsbetriebs suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine versierte Teamassistenz (w/m/d) in Anstellung (unbefristet). Wir suchen eine Person, die im Trubel des Alltags einer sich fortlaufend professionalisierenden Organisation die Übersicht bewahrt. Du bist es, die für unsere Hauptzielgruppe - pädagogische Fachkräfte - die erste Ansprechperson bist und ihnen Orientierung bei der Suche nach dem für sie passenden Angebot der Stiftung geben kann. Solltest Du Vorerfahrung im Bildungsbereich und/oder der Erwachsenenbildung haben, ist das ideal. Auf jeden Fall solltest Du fit in der Bedienung eines CRM-Systems und den heute üblichen Kommunikationswegen sein.

1. Teilnehmer*innen-Management (ca. 50%)
2. Terminkoordination und organisatorische Vorbereitung von Fortbildungsveranstaltungen
3. Rechnungsstellung und Prüfung von Eingangsrechnungen, inkl. Ablage
4. Allgemeine Sekretariatsaufgaben und Büromanagement
5. Weiterentwicklung des Qualitäts- und Prozessmanagements, inkl. Daten- und Dokumentenmanagement
6. Verantwortung der Abwicklung von Förderanträgen (v.a. Überwachung der Deadlines und Zuarbeit zu Reportings)
7. Unterstützung in der Vorbereitung und Planung von sonstigen Veranstaltungen
8. Ansprechpartnerin für Dienstleister*innen der Geschäftsstelle wie IT
9. Beschaffung von Materialien, inkl. Überwachung des Lagerbestands, Versand von Materialien
10. Gestaltung des On- und Off-Boarding-Prozesses für neue Mitarbeiter*innen sowie Anleitung von Praktikant*innen

1. Du verfügst über eine einschlägige, kaufmännische oder verwaltungsbezogene Ausbildung.
2. Du hast mehrjährige, einschlägige Berufserfahrungen und bist mit dem Organisieren von Büroabläufen vertraut.
3. Du wendest gängige Office-Programme, insbesondere MS Excel, routiniert an und verfügst über vertiefte Kenntnis in der Arbeit mit einem Custom Relation Management Systems.
4. Du arbeitest selbstständig, fokussiert und behalten das vereinbarte Ergebnis im Blick.
5. Du hast Freude daran und legst Wert darauf, transparent, verständlich und verlässlich mit anderen zu kommunizieren.
6. Du verfügst über sehr gute Deutschkenntnisse in Schrift und Wort.

1. „Einen Job mit Sinn“ – die Möglichkeit ein wirkungsvolles Programm aktiv mitzugestalten und auszubauen und somit die Lebensperspektive für Kinder zu verändern
2. „Einen Job mit Perspektive“ - Mitarbeit und -gestaltung einer förderfinanzierten Stiftung mit großer gesellschaftlicher Bedeutung und hohem politischen Stellenwert
3. „Einen Job der Spaß macht“: Vergütung in Anlehnung an den TVöD, Arbeiten auf Augenhöhe mit Möglichkeiten für Fort- und Weiterbildungen, partizipative und offene Arbeitsatmosphäre und ein engagiertes, aufgeschlossenes Team in einem angenehmen Arbeitsumfeld