(Senior-) Projektcontroller*in

Deine Rolle in a Nutshell

Als (Senior-) Projektcontroller:in bist du das analytische Rückgrat unserer Großprojekte. Du liebst Zahlen und Controlling Sheets auf den Cent genau zu führen, denkst in Margen und verlierst auch dann nicht den Überblick, wenn mehrere Projekte mit sechsstelligen Volumina gleichzeitig laufen. 

Du hältst unseren Learning Designern und Partner:innen intern und beim Kunden den Rücken frei – mit präziser Zahlenarbeit, klarer Kommunikation und durchdachten Prozessen, damit sie sich vollständig auf die inhaltliche Arbeit konzentrieren können. Neben dem kaufmännischen Controlling organisierst du auch die praktischen Seiten großer Projekte: Event-Logistik, Materialbeschaffung, Reiseplanung.

Gleichzeitig bist du bei uns nicht nur Verwalter:in von Prozessen – du gestaltest sie aktiv. Wir arbeiten intensiv mit AI und Automatisierungen: von der Zeiterfassung bis zur Rechnungsstellung. Du erkennst, wo manuelle Prozesse durch weitere  Automatisierung ersetzt werden können – und sorgst dafür, dass das ganze Team diese Tools am Ende souverän nutzt.

Wenn dich das anspricht, bist du hier richtig.

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• Projektcontrolling: Du führst das kaufmännische Controlling unserer Großprojekte mit Volumina von 300.000 € bis 1 Mio. €. Projektabrechnungen wöchentlich prüfen, Soll-Ist-Abweichungen identifizieren, Margenentwicklung steuern und aktiv gegensteuern.
• Kapazitäts- und Ressourcenplanung: Du managst die Kapazitäten eines Teams über mehrere parallele Großprojekte hinweg – und behältst dabei den Überblick, wer wann mit welchem Fokus wo eingesetzt ist. Das erfordert Weitblick, Planungspräzision und die Fähigkeit, schnell umzuplanen, wenn sich Prioritäten verschieben.
• AI & Prozessautomatisierung: Du bist technisch affin und findest dich schnell in komplexe Software-Landschaften und bereits hochautomatisierte Lösungen ein. Du erkennst, wo noch manuelle Stunden stecken, entwickelst gemeinsam mit unserem Head of AI systematische Lösungen und hast den Anspruch, diesen Standard nicht nur zu halten, sondern aktiv weiterzutreiben.
• Rechnungsstellung & kaufmännische Abwicklung: Unsere Großprojekte laufen über ein bis zwei Jahre. Du stellst monatlich Rechnungen auf Basis von Tagessätzen, Reisekosten, Materialkosten und Freelancer-Einsätzen – präzise, vollständig und termingerecht.
• Kalkulation & Pitchvorbereitung: Du bist von Anfang an dabei. Bei Ausschreibungen kalkulierst du gemeinsam mit unseren Learning Designer:innen und Partnern das kaufmännische Angebot – du weißt, wie Zahlen entstehen, wie sie sich gegenseitig beeinflussen und wo die Hebel liegen.
• Vertragsverhandlung, Einkauf & Budgetcontrolling: Du verhandelst Verträge, Preise und Konditionen mit den Einkäufern unserer Kunden – und weißt dabei immer genau, wo die kaufmännische Grenze liegt. Wenn das Budget nicht reicht, rechnest du, was raus muss, und kommunizierst das klar nach innen. Wenn mehr möglich ist, verhandelst du es beim Kunden nach. Du behältst das Projekt jederzeit im Zeit- und Budgetrahmen und hältst alle relevanten internen und externen Stakeholder proaktiv auf dem Laufenden.
• Operative Projektorganisation: Damit sich unsere Learning Designer und Partner vollständig auf die inhaltliche Arbeit konzentrieren können, übernimmst du die organisatorische Seite der Großprojekte: Event-Logistik, Materialbeschaffung, Keynote-Speaker-Koordination, Reiseplanung.
• Dokumentation: Du dokumentierst Fortschritte und Ergebnisse, überwachst die Projekt-KPIs und teilst sie regelmäßig in Form von strukturierten Berichten mit.

• Erfahrung & Arbeitsweise: Mehrjährige Erfahrung im Projektcontrolling und Projektmanagement – idealerweise in Agenturen, Beratungen oder wachstumsstarken Unternehmen. Du weißt, was eine Projektmarge ist und wie du sie steuerst. Du arbeitest selbstgesteuert, pragmatisch und mit unternehmerischem Blick.
• Souveräner Umgang mit Excel und Datenbanken: Du liest Controlling-Sheets schnell, erkennst Fehler und weißt, wie du Daten richtig interpretierst und daraus Handlungen ableitest.
• Projekt- und Prozessmanagement: Ein bisschen Chaos und komplexe Projekte sind genau das Richtige für dich. Du schaffst mit geeigneten Strukturen und Prozessen die Plattform, auf der dein Team sein Bestes geben kann – auch wenn mehrere Großprojekte gleichzeitig laufen.
• Hands-on-Mentalität: Strategisches Denken ist wichtig – deine operative Umsetzungsstärke genauso. In unserem kleinen Team gibt es keine langen Übergaben oder Silos. Was getan werden muss, packst du an.
• Kommunikation & Konfliktfähigkeit: Du kannst intern Nein sagen – wenn ein Projektteam etwas will, das nicht ins Budget passt. Du sprichst Pain Points offen an, formulierst klare Erwartungen und verhandelst extern ruhig und auf Augenhöhe.
• AI First: Du nutzt KI nicht nur als Chatbot oder Sparringspartner – du hast bereits Prozesse vollständig automatisiert, arbeitest mit Agenten und bringst ein echtes Verständnis dafür mit, wie eine AI-First-Arbeitsweise im Alltag aussieht. Du findest dich schnell in eine AI-First-Company ein und hast den Ehrgeiz, hier Treiber zu sein.
• Mindset: Du suchst kein Scale-up-Abenteuer, sondern ein kleines, profitables Unternehmen mit echtem Zusammenhalt. Wir wollen bewusst nicht stark wachsen, sondern exzellent bleiben – mit maximal 15 Menschen, die sich gut kennen, vertrauen und gemeinsam Verantwortung übernehmen.

About Forever Day One // Warum wir?

Weil wir an Fortschritt glauben – echten Fortschritt, der durch Menschen entsteht. Wir arbeiten schnell, ambitioniert und mit einer großen Portion Herzblut. Und wir suchen jemanden, der diese Energie lebt.

Bei uns bekommst du echte Ownership, kreativen Freiraum und die Möglichkeit, die Zukunft von Leadership und Lernen aktiv zu gestalten.

Zusammen mit führenden DAX-Unternehmen bauen wir moderne Formen von Führung und lernenden Organisationen. Unser Team ist besonders – in Haltung, Können und Miteinander. Und genau das spüren auch unsere Kund:innen: in unserer Arbeit und in den transformierenden Lernerlebnissen, die wir möglich machen.

Weitere Benefits:

• Remote-Arbeiten möglich, sowie voll ausgestattetes Office in Berlin-Kreuzberg
• 1000 € Learning Budget
• 30 Tage Urlaub
• Optimales Tech Equipment
• Persönliches 1:1 betreutes AI First Learning im Wert von über 20 T€

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