Projektassistent*in mit Schwerpunkt Einführung von Microsoft 365

Wir sind ver.di!

In ver.di organisieren sich rund 1,9 Millionen Mitglieder aus über 1000 privaten und öffentlichen Dienstleistungsberufen. Als eine der größten freien Gewerkschaften weltweit setzen wir uns gemeinsam für ihre Interessen ein, sowohl in Tarifverhandlungen als auch im Betrieb und in den Dienststellen vor Ort und gegenüber politisch Verantwortlichen.

Unsere Mission:

Wir kämpfen konsequent für menschenwürdige Arbeits- und Lebensbedingungen, finanzielle Sicherheit und gesellschaftliche Teilhabe. Unter dem Leitspruch "Millionen sind stärker als Millionäre" organisieren wir solidarisches Handeln, um uns gemeinsam für eine gerechtere (Arbeits-)Welt einzusetzen.

Dein Beitrag zählt:

ver.di sucht engagierte hauptamtliche Mitstreiter*innen, die dazu beitragen, uns noch stärker zu machen.

Gute Arbeitsbedingungen – auch für dich!

Die Tätigkeit in einer Gewerkschaft ist anspruchsvoll und vielfältig. Wir bieten Ihnen eine strukturierte und fundierte Einarbeitung sowie Fortbildungsmöglichkeiten. Darüber hinaus gibt es eine Vergütung gemäß unseres Entgeltsystems und Arbeitsbedingungen, die eine gute Balance zwischen Beruf und Privatleben ermöglichen.

In den Bereichen Organisations- und Personalentwicklung (OPE) und Informationstechnik und Organisationsservice (IT.OS) der ver.di-Bundesverwaltung ist zum nächsten möglichen Termin die Stelle einer

Projektassistenz (gn) für das Projekt „Organisationseinführung MS 365“ in der ver.di Bundesverwaltung

in Berlin zu besetzen. Die Stelle ist auf 2 Jahre und 9 Monate befristet.

Die Bereiche OPE und IT.OS koordinieren gemeinsam das Projekt „Organisationseinführung MS 365“. Damit einher gehen umfangreiche Sekretariatsaufgaben, insb. hinsichtlich der Projektorganisation, der Veranstaltungs- und Seminarorganisation und der Teilnehmendenverwaltung. Wir suchen eine*n sekretariatserfahrene*n, freundliche*n, engagierte*n Kolleg*in, die*der unser Team bei der Umsetzung dieser Kernaufgaben tatkräftig unterstützt.

Die Stelle ist disziplinarisch dem Bereich OPE zugeordnet. Der*die Stelleninhaber*in übernimmt dabei auch administrative Projektaufgaben des Bereichs IT.

1. Selbstständige Organisation von Projektgremien und -terminen (u.a. Führungskräfte-Runden, Prozessbotschafter*innen, Projektkoordination)
2. Selbstständige Organisation und Durchführung von Standardaufgaben des Seminarmanagements für die Qualifizierungsangebote im Projekt „Organisationseinführung MS 365“. Zur Umsetzung gehört insbesondere:
3. Anlage von Veranstaltungen und Teilnehmendenverwaltung in den Softwaresystemen rexx und/ oder MS Bookings
4. Anlage von Webinar-Räumen in Videokonferenz-Lösungen MS Teams
5. Terminplanung, -überwachung und -koordination
6. Zusammenstellung und Versand von Unterlagen
7. Unterstützung der quantitativen und qualitativen Seminarevaluation mit Hilfe von Umfragen (Forms)
8. Koordination der Trainer*inneneinsätze
9. Teilnehmenden-Support
10. Co-Moderation von Info-Veranstaltungen zum Qualifizierungsprogramm
11. Unterstützung bei der Organisation von Veranstaltungen im Rahmen von Projekten der Organisationsentwicklung insbesondere Arbeitsorganisations-Workshops
12. Unterstützung im Kommunikationsmanagement, insbesondere:
13. Selbstständige Pflege des Informationsportals (Sharepoint) des Projektes
14. Erstellen bzw. Qualitätssicherung und Layout von im Projekt erstellten Kommunikationsmaterialien wie Posts, Newsletter und Präsentationen
15. Unterstützung des IT- und Fachsupports im Projekt, insbesondere:
16. Selbstständige Konfiguration von Teams/ Gruppen in MS 365
17. Selbstständige Beantwortung von Standardanfragen zur MS 365 Einführung in ver.di
18. Selbstständiges Controlling des Projektbudgets
19. Weitere allgemeine Sekretariats- und Verwaltungsarbeiten 

1. Umfangreiche Erfahrung in allgemeinen Sekretariats- und Verwaltungsaufgaben
2. Fundierte Erfahrung im Seminarmanagement
3. Bereitschaft Standards für organisatorische Abläufe mitzuentwickeln und einzuhalten
4. Praktische Kenntnisse in der Arbeit mit den MS 365 Modulen und der Software Rexx oder Bereitschaft, sich diese zügig anzueignen
5. Strukturierte vorausschauende Arbeitsweise
6. Ausgeprägte Bereitschaft zum eigenverantwortlichen und projektorientierten Arbeiten im Team 

1. Gute Arbeit in einer sinnstiftenden Organisation.
2. Eine spannende und herausfordernde Tätigkeit in einem zukunftsweisenden Projekt.
3. Die Möglichkeit, aktiv an der digitalen Transformation der Gewerkschaftsarbeit mitzuwirken.
4. Ein dynamisches und unterstützendes Arbeitsumfeld.
5. Eine auf 2 Jahre und 9 Monate befristete Anstellung mit der Chance, wertvolle Erfahrungen in der Personalentwicklung und Digitalisierung zu sammeln.
6. Ideale Arbeitsbedingungen für den Ausgleich zwischen Beruf und Privatleben, darunter:
7. 38 Stunden/Woche mit Arbeitszeiterfassung und Arbeitszeitkonto
8. konkurrenzfähige Tarifvergütung mit 13 Monatsgehältern und Urlaubsgeld
9. 33 Tage Urlaub im Jahr sowie zusätzliche freie Tage für den Ausgleich von Mehrarbeit
10. Möglichkeit zur mobilen Arbeit
11. Ein umfangreiches Fort- und Weiterbildungsprogramm.
12. Sozial- und Vorsorgeleistungen sowie tolle Betriebskantine im Haus.
13. Modern ausgestattetes Büro in zentraler Lage direkt an der Spree nahe Ostbahnhof.

Überzeugen Sie sich selbst von uns als guter Arbeitgeberin!