Projektassistent*in im Forschungsbereich Umwelt

Das Deutsche Institut für Urbanistik (Difu) ist die gemeinnützige Forschungs-, Fortbildungs-, Beratungs- und Informationseinrichtung der deutschen Städte. Es bearbeitet interdisziplinär und praxisnah Aufgaben- und Problemstellungen, die Kommunen heute und in Zukunft zu bewältigen haben.

Der Forschungsbereich Umwelt sucht am Arbeitsort Köln ab 01.01.2025 eine

Projektassistenz (m/w/d)

mit 75 % der regelmäßigen wöchentlichen Arbeitszeit, zunächst befristet bis 31.12.2026.

Eine Vertragsverlängerung ist in Abhängigkeit der Bewilligung von beantragten Projekten beabsichtigt.

1. Eigenständige Organisation des Kölner Projektsekretariats (Korrespondenz, Terminverwaltung, Reisekostenabrechnung, Versand von Informationsmaterialien, Protokollführung, Ablage usw.),
2. Unterstützung der Projektleitung und der Projektmitarbeitenden im laufenden Tagesgeschäft,
3. vorbereitende, buchhalterische Tätigkeiten (Rechnungen von Dienstleistern prüfen, Bestellungen gegenzeichnen, Budgetübersichten aktualisieren usw.),
4. Unterstützung bei der Vor- und Nachbereitung sowie der Durchführung von Veranstaltungen und Workshops, wie beispielsweise Arbeitskreissitzungen, Fachveranstaltungen und Konferenzen (sowohl virtuell als auch in Präsenz),
5. Einholen und Vergleichen von Angeboten für Dienstleistungen (Catering, Raummiete, Layout- und Druckaufträge usw.) sowie Auftragsvergabe,
6. Bearbeitung von Textdokumenten nach Layoutvorgaben für Veröffentlichungen und Projektpräsentationen,
7. projektspezifische Recherchen (Internet, Literatur, Presse) in Themenbereichen des kommunalen Klimaschutzes.

1. Einschlägige abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung oder vergleichbar,
2. idealerweise ausgewiesene und umfangreiche Berufserfahrung im Sekretariat und/oder Office-Management,
3. ausgezeichnete Kenntnisse des MS-Office-Pakets – insbesondere Word, Excel, PowerPoint,
4. Erfahrungen bei der Organisation und technischen Betreuung von Videokonferenzsoftware bzw. virtuellen Veranstaltungsplattformen (z. B. Webex),
5. Bereitschaft zur Einarbeitung in die institutsinterne Veranstaltungssoftware Cursor CRM,
6. sehr gute Teamfähigkeit und ausgeprägtes Organisationstalent,
7. sehr gute mündliche sowie schriftliche Ausdrucksfähigkeit in deutscher Sprache und souveränes Auftreten,
8. Sorgfalt, Umsicht, ausgeprägte Servicementalität und Freude an der Arbeit im Team,
9. Kenntnisse in Content-Management-Systemen für Internetportale sind von Vorteil,
10. Bereitschaft zu einzelnen Dienstreisen (im Bundesgebiet) ist wünschenswert,
11. Interesse am Themengebiet kommunaler Klimaschutz rundet Ihr Profil ab.

1. Eine Arbeit mit Sinn: Die Mitarbeit in einem interdisziplinär zusammengesetzten Institut mit großer gesellschaftlicher Bedeutung, hoher Anerkennung und zukunftsweisenden Themengebieten,
2. Bezahlung nach TVöD Bund sowie betriebliche Altersversorgung,
3. tarifliche Jahressonderzahlung sowie ein jährliches Leistungsentgelt,
4. Arbeitszeit von 39 Stunden/Woche bei Vollzeitbeschäftigung,
5. bedarfsgerechte Arbeitszeitmodelle, flexible Arbeitszeitgestaltung mit Gleitzeitregelung und mobiles Arbeiten (bis zu zwei Tage pro Woche) als Bestandteil unserer Arbeitskultur,
6. 30 Tage Urlaub pro Jahr und arbeitsfreie Tage am 24.12. und 31.12. eines Jahres,
7. Angebote unseres betrieblichen Gesundheitsmanagements,
8. ein zentral gelegener, gut erreichbarer Arbeitsplatz in Kölns Mitte,
9. kollegiales Miteinander, flache Hierarchien sowie Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten.

Die Vergütung erfolgt nach den Regelungen des TVöD abhängig von der Qualifika­tion der Bewerberin/des Bewerbers (m/w/d) und den tatsächlich auszuübenden Tätigkeiten bis Entgeltgruppe 8 TVöD (http://oeffentlicher-dienst.info/tvoed/bund/ ).