Personalsachbearbeiter*in Sekundierte

Das Team Personal & Recht als Teil der Verwaltung umfasst drei Jurist:innen und sieben Kolleg:innen mit besonderer Expertise rund um die Personalsachbearbeitung aufgeteilt auf das sekundierte und institutionelle Personal. Wir sind verantwortlich für alle rechtlichen sowie administrativen Belange der Mitarbeiter:innen des ZIF sowie die der etwa 175 Sekundierten in Einsätzen weltweit. Die Themenfelder sind vielfältig und reichen von Vertragsmanagement über individuelle Personalbetreuung bis hin zu Eingruppierungen nach dem TVöD, Durchführung von Vergabeverfahren, interner Rechtsberatung zu unterschiedlichsten Rechtsfragen und der Aushandlung von Sekundierungsabkommen mit verschiedensten aufnehmenden Einrichtungen weltweit.

Personalsachbearbeiter Sekundierte (m/w/d)

Zu Ihrem Tätigkeitsfeld als Personalsachbearbeiter:in für Sekundierte gehören alle Aufgaben der administrativen Personalbetreuung im internationalen Umfeld:

1. Sie sind erste:r Ansprechpartner:in für Auslandsbeschäftigte in allen arbeits- und sozialversicherungsrechtlichen Fragen.
2. Sie wenden den Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst (TVöD Bund) an und klären entsprechende Fragestellungen.
3. Sie erstellen Dokumente wie Arbeitsverträge und Bescheinigungen.
4. Sie pflegen die Stammdaten und führen die digitalen sowie die physischen Personalakten unterstützt durch unsere Personalverwaltungssoftware REXX.
5. Sie arbeiten im Rahmen der vorbereitenden Lohnbuchhaltung eng mit unserem externen Entgeltabrechner zusammen.
6. Sie erstellen Reports und Auswertungen zu personalrelevanten Kennzahlen.
7. Sie unterstützen das Team bei unterschiedlichsten Projekten.

1. Abgeschlossene Hochschulbildung, mindestens dreijährige Berufsausbildung, vorzugsweise im Bereich Human Resources/Personal oder gleichwertige Fähigkeiten und Erfahrungen
2. Mehrjährige Erfahrung in der Personalsachbearbeitung sowie fundierte Kenntnisse im Bereich des TVöD Bund
3. Interesse an Personalarbeit im internationalen Kontext und Freude am Umgang mit Menschen sowie ein verbindliches und serviceorientiertes Auftreten, Grundkenntnisse in Englisch sind ausreichend
4. Teamfähigkeit, Organisationsgeschick und Kommunikationsstärke
5. Sehr sorgfältige, strukturierte und selbständige Arbeitsweise mit stilsicheren Umgangsformen
6. Fähigkeit, auch komplexe Zusammenhänge mündlich und schriftlich verständlich zu formulieren
7. Sicherer Umgang mit dem Microsoft Office-Paket

Wir gehen davon aus, dass es hervorragende Kandidat:innen gibt, die nicht alle Kriterien der Beschreibung erfüllen. Vielleicht haben Sie passende Fähigkeiten, die uns zusammenbringen? Überzeugen Sie uns, warum Sie der oder die Richtige für die Stelle sind.

1. Vielfältige Herausforderungen: Es erwartet Sie eine abwechslungsreiche Tätigkeit in einem international orientierten Umfeld mit Nähe zu politischen Prozessen. Ein Job mit Sinn.
2. Teamspirit: Wir sind ein hochmotiviertes, dynamisches und sympathisches Team, das wertschätzend zusammenarbeitet. Humor und Freude bei der Arbeit sind uns wichtig.
3. Modern und mittendrin: Unsere gut ausgestatteten Büros bieten eine angenehme Arbeitsatmosphäre - am idyllischen Ludwigkirchplatz, ruhig und dennoch mitten in der City West.
4. Vereinbarkeit von Beruf und Privatem: Wir leben flexible, familienfreundliche Arbeitszeitmodelle und Gleitzeitregelungen – mit mobilem Arbeiten.
5. Persönliche Entwicklung: Profitieren Sie neben Feedbackgesprächen von zahlreichen internen Informations- und Weiterbildungsangeboten, exklusiven Lunch-Formaten mit spannenden Gesprächspartner:innen und interaktiven Lerntagen - unsere Reflektionsräume fördern Neugier, Teamgeist und Resilienz.
6. Onboarding: Unser Programm zum Einstieg umfasst neben der individuellen Einarbeitung das Kennenlernen aller Teams; erfahrene Kolleg:innen unterstützen Sie gerne und machen das Fußfassen im ZIF federleicht.
7. Nachhaltigkeit im Blick: Dass wir unseren Mitarbeiter:innen ein Job-/Deutschlandticket ermöglichen, ist nur ein Baustein unseres Nachhaltigkeitsmanagements: Wir arbeiten immer weiter daran, uns zukunftsorientiert aufzustellen.
8. Ein faires Gehalt: Bei uns gilt der TVÖD Bund – mit 30 Urlaubstagen im Jahr bei einer 5-Tage-Woche (zusätzlich den 24. und 31.12. frei), zusätzlicher Altersvorsorge (VBL) sowie einer Jahressonderzahlung.
9. Unbefristetes Arbeitsverhältnis (39 Wochenstunden) mit Beginn 01.04.2025, vergütet in der Entgeltgruppe 9b (TVöD Bund) bei Vorliegen der persönlichen Voraussetzungen.