Office Manager*in

Über uns

innn.it ist die Kampagnenplattform für Petitionen mit Wirkung. Wir ermutigen Menschen, Initiative zu ergreifen und eine Kampagne zu starten. Dafür stellen wir nicht nur eine kostenfreie und leistungsfähige Plattform bereit, sondern bieten handfesten Support für alle, die sich für positiven sozialen Wandel einsetzen wollen. Diese Menschen unterstützen wir mit unserer langjährigen Erfahrung, Expertise und Leidenschaft.

Mit innn.it wollen wir der selbstbestimmten Gesellschaft ein Stück näher kommen. In Zeiten der digitalen Vernetzung kann ein einzelner Mensch ganze soziale Bewegungen auslösen. Wir glauben, dass Menschen durch gemeinsames Handeln beginnen, ihren eigenen Möglichkeiten wieder stärker zu vertrauen und die Gesellschaft voranzubringen: Veränderung ist möglich!

Wir sind ein eingetragener Verein mit Sitz und Haltung in Berlin und zu 100% spendenfinanziert.

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Wen wir suchen

Du liebst Ordnung, behältst auch bei vielen Themen den Überblick und sorgst mit deiner strukturierten, pragmatischen Art dafür, dass alles reibungslos läuft? Du bringst bereits Erfahrung im Office- oder Operationsbereich mit, hast ein solides Grundverständnis für IT und arbeitest gerne hands-on? Dann freuen wir uns sehr darauf, dich kennenzulernen!

Als Office Manager*in bist du unsere zentrale Anlaufstelle für organisatorische, administrative und operative Themen. Du stellst effiziente Abläufe im Büro sicher, hältst Prozesse und Strukturen sauber und verantwortest die Bereiche Office Management, Finanzen und IT. Darüber hinaus unterstützt du bei der Planung und Umsetzung von Team-Events.

Was du bei uns machst

Office Management:

1. Ansprechpartner*in für das Gebäudemanagement unseres Coworking-Spaces
2. Kreative Mitgestaltung einer angenehmen Arbeitsatmosphäre
3. Organisation und kontinuierliche Optimierung der Büroinfrastruktur (Platzplanung, Möbel, Erneuerungen)
4. Sicherstellung von Ordnung im Büro, inklusive Umstrukturierung und Ausmisten
5. Aufbau, Pflege und Aktualisierung der Inventarliste (Büromöbel, Homeoffice-Ausstattung)
6. Verantwortung für das Postmanagement inkl. Verteilung und Abstimmung mit den jeweiligen Teams
7. Zentrale*r Ansprechpartner*in für externe Dienstleister (z. B. Wartungen, Reparaturen, Handwerker)
8. Koordination und Organisation von Homeoffice-Ausstattung für Mitarbeitende
9. Organisation und Dokumentation von Arbeitssicherheitsmaßnahmen (z. B. Fluchtwege, Erste-Hilfe-Kasten, Schulungen, Elektroprüfung)
10. Organisation von Bestellungen und Einkäufen fürs Büro (z. B. Obst, Snacks, Getränke, Bürobedarf)
11. Pflege der Pflanzen im Büro

Finanzen & Administration:

1. Ansprechpartner*in für unsere Steuerberaterin
2. Monatliche Durchführung der vorbereitenden Buchhaltung
3. Rechnungsmanagement mit unseren Buchhaltungstools Spendesk und DATEV
4. Ansprechpartner*in für das innn.it-Team bei finanziellen Fragestellungen
5. Unterstützung bei der jährlichen Wirtschaftsprüfung
6. Unterstützung bei der Budgetplanung und -kontrolle
7. Recherche zur Optimierung unserer Prozesse, ggf. Einführung neuer Finanztools

IT & Infrastruktur:

1. Unterstützung im IT-Office-Support (z. B. Bestellungen, Verwaltung von IT-Ausstattung, Einrichten von Geräten, Erstellen & Pflegen von Anleitungen)
2. On- und Offboarding von Teammitgliedern
3. Pflege und Aktualisierung des IT-Inventars

Eventmanagement:

1. Recherche und Unterstützung bei der Planung von internen Team-Events
2. Mitwirkung bei Events mit externen Gästen

Was du mitbringst

Mit deinem Organisationstalent, deiner strukturierten Arbeitsweise und deiner Hands-on-Mentalität schaffst du die Grundlage dafür, dass das Team optimal arbeiten kann. Du sorgst dafür, dass unser Büro ein funktionaler, angenehmer und inspirierender Arbeitsplatz ist.

1. Du hast relevante Erfahrung im Office-, Operations- oder Administrationsbereich.
2. Du hast sehr gute Organisations- und Strukturierungsfähigkeiten.
3. Du hast Grundkenntnisse im technischen/IT-Bereich.
4. Du arbeitest eigenständig, zuverlässig und lösungsorientiert.
5. Du magst es, Prozesse zu verbessern und Verantwortung zu übernehmen.
6. Du arbeitest gern im Team, gibst Wissen weiter und entwickelst dich gern weiter.
7. Du hast Spaß an Kommunikation innerhalb und außerhalb des Teams.
8. Du hast sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse.
9. Du kommst gerne an mindestens 3 Tagen in der Woche ins Büro.

Was wir bieten

1. Eine sinnstiftende Aufgabe mit echtem gesellschaftlichen Impact.
2. Ein engagiertes, aktivistisches Team mit Haltung und Herz.
3. Weiterbildungsmöglichkeiten & Wissenstransfer innerhalb des Teams
4. Zentrale Lage in Berlin-Mitte & Home-Office-Möglichkeit
5. 27.777,78 EUR bis 30.555,55 EUR Jahresbrutto (bei 20 Wochenstunden), transparente Gehaltsstruktur
6. 6 Wochen Urlaub, Deutschlandticket, Betriebsrat
7. Fitnessangebot Wellhub
8. Übernahme deiner Telefonkosten von bis zu 55€ im Monat.
9. Der Vertrag ist zunächst befristet auf 1 Jahr mit guter Aussicht auf Verlängerung.