Mitarbeiter*in Verwaltung & Organisation

Du hast Lust, mit uns gemeinsam Bildung zu verändern? Dann werde Teil unseres dynamischen und innovativen Education-Start-Ups. Unterstütze uns dabei, unsere wachsende Organisation effizient zu strukturieren und innovative Lösungen für Verwaltungs- und Organisationsprozesse zu entwickeln und umzusetzen. Sei dabei und gestalte mit uns die Skalierung einer zukunftsorientierten Bildungsorganisation!

Mitarbeiter*in Verwaltung & Organisation

Dein Ziel ist es, durch strukturierte und effiziente Prozesse die Grundlage für unser weiteres Wachstum zu schaffen und dabei unsere Aktivitäten in den Bereichen Lernbegleitung und Schulentwicklung optimal zu unterstützen. Durch die eigenständige, verantwortungsvolle Übernahme von vielfältigen organisatorischen und verwaltungsbezogenen Aufgaben bist du ein wichtiges Rückgrat der Organisation.

Kund*innen-Management

Du bist erste Anlaufstelle für Kund*innenanfragen und betreust unsere zentralen E-Mail-Postfächer sowie das Telefon und sorgst dafür, dass unsere Kund*innen schnell und passgenau mit unseren Angeboten verknüpft werden. Dabei vermittelst du unsere Werte und Begeisterung für den Lernkulturwandel. Du sorgst dafür, dass wir immer einen sortierten Überblick haben über das laufende Geschäft und den Stand der Akquise von Schulen und sorgst dafür, dass Kommunikation, Angebots- Abrechnungs- und Qualitätssicherungsprozesse professionell und effizient ablaufen.

Back Office & Digitale Systembetreuung

Du bist das organisatorische Rückgrat unseres wachsenden Schule-Teams und übernimmst wichtige administrative Aufgaben, die es uns ermöglichen, weiter zu skalieren. Ein großer und sehr wichtiger Teil deiner Tätigkeit besteht aus der sorgfältigen Bearbeitung vielfältiger administrativer Tätigkeiten – von der detaillierten Pflege unseres CRM-Systems Hubspot über das Teilnehmendenmanagement bei Veranstaltungen bis zur Gestaltung wichtiger Schnittstellen zu unserem Finanz- und Verwaltungsteam. Diese kleinteilige, aber unverzichtbare Arbeit nimmt einen erheblichen Teil deiner Zeit ein und bildet das Fundament für unsere erfolgreiche Expansion. Du arbeitest intensiv mit unserem CRM-System HubSpot und übernimmst koordinierende sowie administrative Aufgaben in unserem Lernmanagementsystem. Als digital-affine Person findest du dich schnell in neue Strukturen ein, baust diese mit auf und optimierst kontinuierlich unsere digitalen Prozesse.

Koordination von Referent*innen & Veranstaltungen

Du organisierst Veranstaltungen und Fortbildungen sowohl digital als auch in Präsenz und sorgst dafür, dass alle wichtigen organisatorischen Aspekte im Hintergrund reibungslos funktionieren – von der Teilnehmer*innenBetreuung über das Raummanagement bis hin zur technischen Koordination. Dabei steuerst du den Einsatz unserer Referent*innen und Berater*innen in Schulen und bist organisatorische Schnittstelle zwischen dem beWirken-Team und externen Partner*innen.

1. Du hast Erfahrung in Organisation und Verwaltung und kümmerst dich gerne um administrative Aufgaben?
2. Du behältst auch bei vielen verschiedenen Aufgaben den Überblick, kannst gut priorisieren und arbeitest strukturiert und eigenverantwortlich?
3. Du gehst selbstbewusst in den Kontakt mit Kund*innen und Referent*innen, und hast Lust, erste Anlaufstelle für Anfragen zu sein?
4. Du hast Erfahrungen im Vertrieb oder Lust aktiv auf neue Kund*innen zuzugehen und das Gespräch zu suchen?
5. Du hast bereits mit Websites und / oder Lernmanagement-Systemen gearbeitet (Content-Pflege, kleinere Anpassungen) und scheust dich nicht vor technischen Aufgaben?
6. Du hast Erfahrung mit der Organisation von Veranstaltungen und Workshops?
7. Du hast Lust auf den Aufbau und die Weiterentwicklung effizienter Prozesse und kannst dich auch in unübersichtlichen Phasen der Neuorientierung sicher navigieren?
8. Du bewegst dich gerne im digitalen Raum und gehst sicher mit digitalen Tools und Prozessen um?
9. Du bist offen für KI-Tools und siehst darin Chancen für Effizienzsteigerungen?
10. Du interessierst dich für Schule und den Lernkulturwandel und willst mit deiner Tätigkeit auf eine gemeinsame große Vision einzahlen?

Festanstellung mit 30 Stunden/Woche

1. Ein Team von motivierten Menschen, die gemeinsam an der beWirken-Vision arbeiten.
2. Mitentwicklung und Umsetzung unserer organisatorischen Strukturen.
3. Eine vertrauensvolle Zusammenarbeit und eigenverantwortliche Arbeitsstruktur.
4. Flexible Arbeitsorganisation.
5. Stelle befristet auf zwei Jahre mit Aussicht auf Verlängerung.
6. Antritt der Stelle zum nächstmöglichen Zeitpunkt.

Arbeitsort

Unser Team mit derzeit ca. 35 Personen, ist deutschlandweit verteilt und arbeitet daher 100% remote. Es gibt Teams mit Co-Working Plätzen in Hamburg, Berlin, Lüneburg und Leipzig. Für strategische Treffen und die Entwicklung neuer Ideen kommen wir auch in Präsenz zusammen.