Leitung (gn) operatives Geschäft / Head of Operations (gn)

Leitung operatives Geschäft (gn) / Head of Operations (gn)

Laufzeit: Start zum nächstmöglichen Zeitpunkt, befristet auf 24 Monate (mit Option auf Entfristung)

Der KUNST-WERKE BERLIN e. V. ist die Trägerorganisation der beiden Kunstinstitutionen KW Institute for Contemporary Art und Berlin Biennale für zeitgenössische Kunst. Die KW zeigen ein fortlaufendes Programm mit Ausstellungen und Veranstaltungen von zeitgenössischen Künstler*innen und historischen Positionen, die für die Gegenwart bedeutsam sind. Die Berlin Biennale für zeitgenössische Kunst findet alle zwei Jahre in den KW und an wechselnden Orten statt und präsentiert künstlerische Positionen im Stadtraum Berlins.

Der/die Leiter*in des operativen Geschäfts erfüllt eine zentrale Rolle im Kunst-Werke Berlin e. V. und den Geschäftsbereichen KW Institute for Contemporary Art und Berlin Biennale sowohl bezüglich der täglichen als auch der langfristigen Betriebsabläufe und der Verwaltung. Die Position trägt die Verantwortung für operative und administrative Aufgaben der Organisation und die Erfüllung aller damit verbundenen gesetzlichen Anforderungen. Dies umfasst die Personalverantwortung für die Mitarbeitenden der Verwaltung, die übergeordnete Koordination der Finanzprozesse, das Personalwesen, die Betreuung des Gebäudes und die Kommunikation mit Behörden und Partnerorganisationen. Gesucht wird eine pragmatisch denkende Person, die betriebswirtschaftliches Know-how mit starken, Organisations- und Problemlösungskompetenzen sowie dem Talent zur Teamleitung kombiniert, um Prozesse zu steuern, Mitarbeitende zu motivieren, Effizienz zu steigern und Kosten zu kontrollieren.

Operatives und administratives Management

1. Gesamtverantwortung für alle operativen und administrativen Angelegenheiten des Kunst-Werke Berlin e. V., einschließlich der Finanzplanung, dem Personalwesen und den allgemeinen Betriebsabläufen
2. Übergeordnete Verantwortung und Koordination des Wirtschaftsplans, der Finanzprognosen, Quartalsabschlüsse und Jahresabschlüsse des Kunst-Werke Berlin e. V. in enger Zusammenarbeit mit den Leitungen Finanz- und Rechnungswesen der KW und Berlin Biennale
3. Vertretung des Kunst-Werke Berlin e. V. gegenüber Vertragspartner*innen, Versicherungen und bei externen Prüfungen
4. Unterstützung der Direktion bei der Berichterstattung an den Vorstand
5. Aufstellung und Überwachung der Jahresplanung aller Verwaltungsprozesse, einschließlich der Koordination aller damit verbundenen Aufgaben
6. Personalverantwortung für die Mitarbeitenden der Abteilung
7. Sicherstellung der Umsetzung aller Arbeitgeberpflichten gemäß den geltenden gesetzlichen Anforderungen (u.a. Arbeitsschutz, betriebliches Gesundheitsmanagement, Code of Conduct und Beschwerdemanagement)
8. Steuerung einzelner institutioneller Budgets

Vertragsmanagement und Liegenschaft

1. Erstellung, Prüfung und Verwaltung von Verträgen für den Kunst-Werke Berlin e. V., wie Kooperationsvereinbarungen, Versicherungsverträge und alle Verträge im Zusammenhang mit dem Gebäudemanagement Auguststraße 69, einschließlich den Mietverträgen des Cafébetriebs und anderen
2. Überwachung und Optimierung aller Dienstleistungsverträge
3. Beratung der Fachabteilungen zu Vertragsthemen im Zusammenhang mit den KW und seinen Projekten
4. Verantwortung für die Immobilienverwaltung und Ansprechpartner für Baumaßnahmen an der Immobilie Auguststraße 69, insbesondere mit der Lotto Stiftung
5. Unterstützung und Koordination von Bau- und Brandschutzmaßnahmen sowie der fortlaufenden Aufgaben der Haustechnik
6. Personalverantwortung für die Mitarbeitenden des Gebäudemanagements und des Besucher*innenservice

Förderung, Finanzen und Partnerschaften der KW Institute for Contemporary Art

1. Pflege der Beziehungen und Berichterstattung an die Senatsverwaltung Kultur, Bearbeitung von Anfragen
2. Kommunikation mit und Betreuung weiterer Förderinstitutionen (z. B. KSB, HFK), Kooperationspartner*innen und Sponsor*innen
3. Prüfung und Unterstützung von Förderanträgen sowie Prüfung entsprechender Verträge und Förderbescheide

Organisationsentwicklung

1. Mitwirkung an der strukturellen Entwicklung der Institution, insbesondere in den Bereichen Diversifizierung, Nachhaltigkeit
2. Koordination Mitteleinwerbung im Bereich der strukturellen Weiterentwicklung
3. Verwaltung und Weiterentwicklung der betriebseigenen GmbH in enger Zusammenarbeit mit der Geschäftsleitung
4. Weiterentwicklung und Umsetzung interner Organisationsrichtlinien und Regeln, u.a. zu Datenschutz und Datensicherheit und allgemeinen Betriebsabläufen
5. kontinuierliche Optimierung digitaler Tools, Verwaltungssysteme und organisatorischer Arbeitsabläufe in Zusammenarbeit mit den zuständigen Mitarbeiter*innen

1. abgeschlossenes, weiterführendes Hochschulstudium (Master/Diplom) mit kaufmännischem/betriebswirtschaftlichem Schwerpunkt
2. mehrjährige, relevante Berufserfahrung mit Verantwortung im operativen Geschäft
3. umfassendes Verständnis betrieblicher Prozesse, Finanzwesen und Personalverwaltung
4. Kenntnisse und Erfahrung in der Prozessoptimierung, digitalem Change Management und im Bereich Nachhaltigkeit
5. Erfahrung bei der Budgetentwicklung und -kontrolle sowie dem Vergaberecht für öffentlich geförderte Institutionen
6. Exzellentes Kommunikations- und Verhandlungsgeschick
7. Respektvoller und diskriminierungsfreier Umgang mit Personen verschiedener Herkunft sowie die Fähigkeit zur interdisziplinären Zusammenarbeit
8. Vorausschauende Planung, zielorientiertes Handeln
9. Hohe Belastbarkeit, Stressresistenz und exzellentes Zeitmanagement
10. Kenntnisse und Erfahrung bezüglich behördlicher Vorschriften und Arbeitgeberpflichten
11. sichere Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift

1. Eine interessante Leitungsaufgabe in einer international vernetzten Kultureinrichtung
2. Gestaltungsmöglichkeiten für die zukunftsorientierte Entwicklung der Institution
3. ein diverses, wertschätzendes und kollegiales Arbeitsumfeld
4. zentraler Arbeitsort in Berlin Mitte
5. Möglichkeit zur mobilen Arbeit und flexible Arbeitszeiten
6. Vergütung in Anlehnung an TV-L Berlin
7. Zuschuss zum Deutschlandticket Job
8. Diensthandy