Assistent*in der Abteilung Advocacy und Communications

Médecins Sans Frontières (MSF) ist eine private, regierungsunabhängige, humanitäre Organisation. Vielfalt, Offenheit und gegenseitiger Respekt haben einen besonderen Stellenwert in unserer Organisation. MSF leistet medizinische Hilfe in 70 Ländern weltweit. Der Hauptsitz der deutschen Sektion von MSF - Ärzte ohne Grenzen e.V. ist in Berlin. In der Zentrale arbeiten über 250 Mitarbeiter*innen in den Abteilungen Geschäftsführung, Fundraising, Kommunikation und Engagement, Finanzen und Verwaltung, Personal sowie in der Projektabteilung.

Als Assistenz der Abteilung bist du Mitglied in der 7-köpfigen Advisory Unit, in welcher du eng mit Prozess- und Projektmanagement sowie den Koordinator*innen unseres Corporate Newsrooms zusammenarbeitest. Gleichzeitig bist du eng vernetzt mit den anderen Mitarbeitenden in unserer rund 70-köpfigen Abteilung.

Einsatzort

Berlin

Arbeitsbeginn

13.03.2025

Befristung

bis 30.06.2026

Arbeitsumfang

90 - 100%

(36-40h/Woche)

Bewerbungsfrist

02.02.2025

Assistenz der Abteilung Advocacy und Communications (w/m/d)

1. Unterstützung der Mitglieder der Abteilung bei administrativen Aufgaben (inkl. des Managementteams z.B. bei Planung und Reporting)
2. Pflege der internen SharePoint-Seite sowie Pflege und Verwaltung des zentralen Vertragsmanagements der Abteilung
3. Aufsetzen und Dokumentieren von Abteilungs- und Corporate Newsroom-Terminen
4. Verwaltung von Datenbank-Einträgen und -Prozessen
5. Administratives On- und Offboardings von Kolleg*innen der Abteilung
6. Betreuung von studentischen Mitarbeitenden im Fachbereich
7. Unterstützung der strategischen Weiterentwicklung des Bereichs Planung & Administration

1. mindestens drei Jahre relevante Berufserfahrung (im administrativen Bereich)
2. Organisations- und Planungsgeschick inkl. gutes Zeit- und Selbstmanagement
3. fundierte MS-Anwendungskenntnisse (Office, Teams, SharePoint) und Bereitschaft zur Einarbeitung in neue Programme (bspw. Planungstools und Datenbanken)
4. sehr gute Deutschkenntnisse (Niveau C2) und gute Englischkenntnisse (mind. Niveau B2)
5. Fähigkeit zum proaktiven, selbständigen und eigenverantwortlichen Arbeiten
6. ausgeprägte Teamfähigkeit und kommunikative Stärke

Finanzielle Benefits

1. Bezahlung nach innerbetrieblicher Gehaltsstruktur; in dieser Position gemäß Gruppe 2, bei einer Vollzeitbeschäftigung (40h/Woche) von 3.382 Euro bis maximales Einstiegsgehalt 4.279 Euro, abhängig von der jeweils relevanten Berufserfahrung
2. 13. Monatsgehalt, regelmäßige Gehaltserhöhungen im Rahmen der Gehaltsstruktur und jährliche Inflationsanpassung
3. Betriebliche Altersvorsorge ab zweijähriger Betriebszugehörigkeit
4. Finanzieller Zuschuss zum mobilen Arbeitsplatz und Dienstlaptop mit zusätzlichem Zubehör für das mobile Arbeiten
5. Zuschuss zum Jobticket oder Deutschlandticket
6. Zuschuss zu einer Sportmitgliedschaft bei Urban Sports Club

Nicht-monetäre Benefits

1. 30 Tage Urlaub plus freie Tage am 24. und 31.12.
2. Flexible Arbeitszeiten und mobiles Arbeiten mit Präsenz in unserem Büro je nach Arbeitsanforderung
3. Möglichkeit bis zu 6 Wochen im Jahr aus dem europäischen Ausland zu arbeiten

Außerdem erwarten dich

1. Einblicke in die internationale Projektarbeit durch regelmäßige Berichte, Vorträge und Austausch mit Kolleg*innen
2. Gelegenheit, sich in unserem inspirierenden MSF Deutschland-spezifischen und internationalen Netzwerk auszutauschen und die Zukunft der Organisation mitzugestalten
3. Eine sinnvolle, abwechslungsreiche Tätigkeit in einer respektvollen und positiven Unternehmenskultur, in der Eigenverantwortung und Entscheidungsfindung im Team geschätzt werden