Projektmanager*in Gäste- und Eventmanagement des Science Summits (gn)

Über das Projekt

Der jährlich stattfindende Science Summit bietet den zukunftsorientiertesten Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftler und mutigsten Visionärinnen und Visionären der Welt eine Bühne, um ihre wissenschaftlichen Durchbrüche aus einem möglichst breiten Spektrum von Disziplinen zu präsentieren. Mit dem Ziel, gemeinsames Lernen und neue Verbindungen durch Überbrückung von Grenzen und Disziplinen zu fördern, versammelt der dreitägige Science Summit Forschende, Denkende und Entscheidungsträgerinnen und Entscheidungsträger aus Wissenschaft, Wirtschaft und Politik sowie aufstrebende Talente aus aller Welt. 

Als Projektmanager Gäste- und Eventmanagement (gn) verantwortest Du die organisatorische und technische Steuerung unseres internationalen Gästemanagements – von der Datenpflege über Ticketing-Prozesse bis hin zur operativen Umsetzung vor Ort. 
Du sorgst dafür, dass unsere Gäste zur richtigen Zeit die richtigen Informationen erhalten, relevante Daten zuverlässig erfasst und ausgewertet werden und sämtliche Abläufe rund um Registrierung, Ticketing und Einlass reibungslos funktionieren. 
Gleichzeitig bist Du ein zentraler Teil des Eventteams und unterstützt die Umsetzung des Science Summit mit hoher Einsatzbereitschaft, Pragmatismus und Hands-on-Mentalität. Während der Veranstaltungsphase behältst Du auch in dynamischen Situationen den Überblick und findest schnelle, praktikable Lösungen. 
  
Wir suchen Dich zum 15.07.2026 oder nächstmöglichen Zeitpunkt mit einem Stundenumfang von 40h. Die Stelle ist zunächst befristet auf ein Jahr mit der Option auf Verlängerung.

• Verantwortung für die Planung, Steuerung und Weiterentwicklung aller Prozesse rund um Gäste, Speaker und Teilnehmende

• Betreuung und Optimierung der Registrierungs-, Ticketing- und Akkreditierungssysteme

• Sicherstellung einer hohen Datenqualität sowie Erstellung von Auswertungen, Statistiken und Reports

• Koordination relevanter Serviceleistungen für Gäste und Speaker, einschließlich Unterkunfts- und Reisemanagement

• Enge Zusammenarbeit mit internen Stakeholdern zur kontinuierlichen Verbesserung der Teilnehmenden-Experience

Eventmanagement

• Planung und operative Umsetzung des Falling Walls Science Summit gemeinsam mit internen Teams, Dienstleistenden und Partnern

• Steuerung von Eventlogistik, Raum- und Ressourcenplanung sowie relevanten Gewerken und Services

• Verantwortung für Ausschreibungen, Beauftragungen und die Zusammenarbeit mit externen Dienstleistenden

• Leitung von Abstimmungs- und Planungsprozessen mit internen und externen Projektbeteiligten

• Sicherstellung eines reibungslosen Veranstaltungsablaufs vor Ort – mit einem Blick fürs Detail und der Bereitschaft, dort anzupacken, wo es nötig ist 

• Du hast mindestens 3 Jahre Erfahrung im Gäste- und/oder Eventmanagement
• Ein abgeschlossenes Studium im Bereich Eventmanagement, Kommunikation oder einem verwandten Fach sind von Vorteil 
• Du bist ein (Selbst-) Organisationstalent
• Du arbeitest gut und gerne mit verschiedenen Stakeholdern in- und extern 
• Du hast hervorragende organisatorische Fähigkeiten, starke Kommunikations- und Interaktionsfähigkeiten
• Du bist ein Excel- und Zahlen-Fan und verhandelst gern die besten Konditionen 
• Du hast eine Affinität für CRM
• Du hast bereits mit Gästemanagement-Tools gearbeitet und kannst auch komplexe Anmeldeprozesse erdenken und entwickeln
• Du sprichst und schreibst verhandlungssicher und fließend Englisch und Deutsch
• Du begeisterst Dich für den Themenbereich Wissenschaft und Innovation

Du erfüllst nicht jeden Punkt auf der Anforderungsliste? Bewerbe Dich gern trotzdem,  
denn Lernbereitschaft- und -fähigkeit sind uns viel wichtiger.

• die Möglichkeit, dich aktiv und kreativ bei Falling Walls einzubringen und Verantwortung zu übernehmen

• ein attraktives Arbeitsumfeld in einer international agierenden, gemeinnützigen Organisation

• ein motiviertes und diverses Team mit den unterschiedlichsten Hintergründen und Erfahrungsschätzen

• die Möglichkeit zum mobilen Arbeiten, flexible Arbeitszeiten und weitere familienfreundliche Maßnahmen

• regelmäßige Team-Events und ein wunderschönes, grünes Büro in Berlin-Mitte mit Terrasse/Innenhof, frischem Obst, vielen leckeren Getränken, Tischtennisplatte und Yogaraum

• 30 Tage Urlaub im Jahr bei einer 5-Tage-Woche + 2 zusätzliche freie Tage am 24.12. und 31.12.

• einen Zuschuss zu einer Urban Sports Mitgliedschaft