Program Officer (gn) / Programmreferent*in

Cultural Vistas ist eine gemeinnützige Austauschorganisation, die die internationale Verständigung und die globale Zusammenarbeit zwischen Menschen und Institutionen fördert. Die Organisation wurde 1963 gegründet. Unsere europäische Niederlassung in Berlin bietet eine breite Palette an Programmen in Europa und den Vereinigten Staaten an, darunter Austauschprogramme, individuell zugeschnittene Auslandspraktika und Studienreisen zu global relevanten Themen. 

Unsere Mutterfirma, Cultural Vistas Inc., ist eine in den USA ansässige gemeinnützige Organisation nach 501(c)(3)-Status, die die Kraft des internationalen Austauschs nutzt, um Menschen miteinander zu verbinden, interkulturelle Kompetenzen zu stärken und positive Veränderungen anzustoßen. Jedes Jahr realisieren wir zahlreiche Austauschprogramme und Angebote zur beruflichen Weiterentwicklung, die Einzelpersonen und Institutionen dabei unterstützen, kritisches Denken zu stärken, unterschiedliche Perspektiven besser zu verstehen, kollaborative Netzwerke aufzubauen und globale Herausforderungen mit einer ganzheitlichen Perspektive anzugehen.

Unsere Programme fördern neugierige, interkulturell kompetente und engagierte Führungspersönlichkeiten, die sich in einer komplexen und sich stetig wandelnden Welt sicher bewegen. Mehr Informationen unter www.culturalvistas.eu.

Program Officer (gn) / Programmreferent*in

• European Specialty Programs | Gemeinnützige Förderprogramme – Kurzzeit- Austauschprogramme
• Einstellung: zum 1. Dezember 2026 oder zum nächstmöglichen Zeitpunkt 
• Befristung: vorerst auf ein Jahr befristet
• Vollzeit (38,5 Stunden/Woche)
• Hybrides Arbeitsmodell mit regelmäßiger Präsenz in unserem Berliner Büro
• Gehaltsspanne: 3.800–4.200 € brutto pro Monat, abhängig von Qualifikation und Erfahrung

Als Program Officer (gn) / Programmreferent*in verantwortest du operativ die Planung, Umsetzung und Weiterentwicklung internationaler Austauschprogramme. Ein besonderer Schwerpunkt liegt auf öffentlich geförderten Programmen im internationalen Austausch,unter anderem auf europäischer und transatlantischer Zusammenarbeit sowie auf Ukraine-bezogenen Projekten. Die Position umfasst sowohl inhaltliches Programmmanagement als auch organisatorische, administrative und budgetbezogene Verantwortung.

In dieser Position berichtest du an den Director, European Specialty Exchanges and Program Development. Du verantwortest die operative Umsetzung der dir zugewiesenen Programme innerhalb der strategischen, personellen und förderbezogenen Leitplanken des Directors. Zu deinen Aufgaben gehören insbesondere:

Programm- und Fördermittelmanagement (ca. 60%)

• Planung, Koordination und Umsetzung mehrerer internationaler Austausch- und Besucherprogramme – von der Bewerbungsphase bis zum erfolgreichen Abschluss
• Fachliche Anleitung sowie Delegation operativer Aufgaben an Assistant Program Officer und studentische Mitarbeitende in der Begleitung bei der Umsetzung der zugewiesenen Programme und Projekte
• Entwicklung und Umsetzung inhaltlicher Programmbestandteile im Einklang mit den strategischen Zielen von Cultural Vistas und in Abstimmung mit dem Director
• Verantwortung für inhaltliche Programmschwerpunkte und thematische Ausgestaltung
• Moderation von Austauschformaten und Programmsessions mit internationalen Teilnehmenden
• Planung und Begleitung von Bewerbungs- und Auswahlverfahren
• Überwachung von Projektbudgets, Mittelverwendung und finanzieller Nachverfolgung entsprechend den Anforderungen der Fördermittelgebenden
• Unterstützung beim Fördermittelmanagement, einschließlich Compliance, Monitoring, Reporting und Budgetabgleich
• Mitwirkung bei der Erstellung programmspezifischer und finanzieller Berichte für Förderpartner
• Sicherstellung der Einhaltung von Projektfristen, Qualitätsstandards und organisatorischen Abläufen
• Organisation und Begleitung von Präsenzveranstaltungen, Studienreisen und Programmbesuchen
• Kontinuierliche Evaluation von Programmen und Einholung von Feedback relevanter Stakeholder
• Beobachtung programmrelevanter Entwicklungen und Bedarfe
• Übernahme weiterer projektbezogener Aufgaben im Rahmen internationaler Austauschprogramme
• Frühzeitige Identifikation und Kommunikation von Projektrisiken, Abweichungen und Unterstützungsbedarfen an den Director sowie Entwicklung geeigneter Lösungsvorschläge

Stakeholder- und Partnermanagement (ca. 30%)

• Laufende Kommunikation mit Fördermittelgeber:innen, Teilnehmenden, Partnerorganisationen sowie Kolleg:innen in Deutschland, Europa und USA
• Ansprechpartner:in für interne und externe Stakeholder während des gesamten Projektverlaufs
• Vermittlung von Programmzielen, Projektanforderungen, Abläufen und Erwartungen an alle Beteiligten
• Sicherstellung transparenter Kommunikation und reibungsloser Prozesse
• Proaktive Betreuung von Teilnehmenden und Partner:innen per E-Mail, telefonisch und im persönlichen Austausch
• Sicherstellung eines professionellen und serviceorientierten Stakeholdermanagements

Fachliche Weiterentwicklung und Teamzusammenarbeit (ca. 10%)

• Aufbau und Pflege fundierter Kenntnisse zu Förderzielen, Antragsanforderungen und internen Richtlinien
• Aktive Zusammenarbeit mit Kolleg:innen im internationalen Team sowie bereichsübergreifender Wissensaustausch
• Unterstützung bei der Weiterentwicklung interner Prozesse und Programmansätze
• Fachliche Begleitung und verlässliche Umsetzung delegierter Aufgaben
• Kommunikation relevanter Programmupdates an den Vorgesetzten

Weitere Aufgaben zur erfolgreichen Durchführung internationaler Austauschprogramme

• Arbeiten im Einklang mit der Mission, den Zielen, Werten und der strategischen Ausrichtung von Cultural Vistas

Erforderliche Sprachen

• Deutsch – verhandlungssicher
• Englisch – verhandlungssicher
• Ukrainisch – von Vorteil

Du bringst idealerweise mit

• Mindestens 3 Jahre relevante Berufserfahrung im erfolgreichen Programm- oder Projektmanagement sowie in der Umsetzung komplexer Projekte innerhalb vorgegebener Budgetrahmen
• Mindestens 1 Jahr Erfahrung im Management von Projekt- oder Programmbudgets; Erfahrung mit der Berichterstattung zu Fördermitteln sowie finanzieller Abstimmung und Abrechnung ist von Vorteil.
• Erfahrung in der Konzeption, Organisation und Umsetzung von virtuellen Austauschprogrammen und Präsenzprogrammen für unterschiedliche Zielgruppen
• Erfahrung in der Gestaltung, Organisation und Steuerung von Bewerbungs- und Auswahlverfahren
• Erfahrung in der Aufgabenverteilung sowie in der fachlichen Anleitung und Betreuung von Mitarbeitenden in nachgeordneten Funktionen wünschenswert
• Die Fähigkeit, mehrere Aufgaben parallel zu koordinieren, Prioritäten sinnvoll zu setzen, organisiert zu arbeiten und auch in einem dynamischen, fristengeprägten Umfeld fundierte Entscheidungen im eigenen Verantwortungsbereich zu treffen
• Ausgeprägte Problemlösungsfähigkeit, analytisches Denken und kritisches Urteilsvermögen
• Die Fähigkeit, auch in komplexen, unklaren oder sich verändernden Situationen eigenständig Struktur, Fokus und Orientierung zu schaffen
• Eine selbstständige, effiziente und verantwortungsbewusste Arbeitsweise bei gleichzeitig guter Zusammenarbeit im Team
• Die Fähigkeit, andere bei Bedarf fachlich zu unterstützen und Orientierung zu geben
• Sehr gute schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeit im professionellen Austausch mit Kolleg:innen, Führungskräften, externen Partner:innen, Fördermittelgebenden und Teilnehmenden unterschiedlicher Hintergründe
• Ein ausgeprägtes Interesse an kontinuierlicher fachlicher Weiterentwicklung
• Ein sicheres und professionelles Auftreten, auch in Moderations-, Präsentations- und Vertretungssituationen
• Verhandlungssichere Deutsch- und Englischkenntnisse
• Ukrainischkenntnisse sind von Vorteil, aber keine Voraussetzung
• Sehr gute Kenntnisse in Microsoft Office, insbesondere Excel
• Eine ausgeprägte Service- und Stakeholderorientierung
• Interesse an der Mission und den Werten von Cultural Vistas

Zusätzliche Qualifikationen 

• Gültiger Aufenthaltstitel mit Erwerbstätigkeitsgenehmigung sowie Wohnsitz in der Bundesrepublik Deutschland
• Berufserfahrung in einem internationalen Arbeitsumfeld
• Erfahrung im Umgang mit CRM-Systemen (z. B. Salesforce) von Vorteil
• Erfahrung in Veranstaltungsorganisation und Logistik
• Bereitschaft zu gelegentlichen nationalen und internationalen Dienstreisen
• Bereitschaft zu gelegentlichen Einsätzen außerhalb regulärer Arbeitszeiten im Rahmen gesetzlicher Vorgaben

• Einen modernen Arbeitsplatz am Brandenburger Tor, im Herzen Berlins
• Flexible Home-Office-Möglichkeiten
• Ein internationales, engagiertes und kollegiales Team
• Zugang zu Weiterbildungsangeboten und beruflicher Entwicklung
• Eine sinnstiftende Tätigkeit in einer international tätigen gemeinnützigen Organisation

Zusätzliche Leistungen

• 85 € pro Jahr auf die Pluxee Benefits-Karte für Mitarbeitende
• Bis zu 40 € pro Monat Zuschuss zu den Kosten für die Nutzung öffentlicher Verkehrsmittel, wenn du mindestens an zwei Tagen pro Woche ins Büro pendelst
• Bis zu 225 € einmalige Pauschale zu den Kosten für die Home-Office- Einrichtung
• Bis zu 35 €/Monat zum Ausgleich von Kommunikationskosten (Telefon- /Internetrechnungen – vierteljährlich erstattbar)
• Kudos-Anerkennungssystem für Mitarbeiter:innen (mit Pluxee-Kartenprämien)
• Möglichkeit, vierteljährliche Spot Awards zu erhalten (bis zu 3 Mitarbeiter:innen/Quartal, 700 €/Mitarbeiter:in)