Personalsachbearbeiter*in Stammpersonal

Das Team Personal & Recht als Teil der Verwaltung umfasst drei Jurist:innen und acht Kolleg:innen mit besonderer Expertise rund um die Personalsachbearbeitung. Wir sind verantwortlich für alle rechtlichen sowie administrativen Belange der Mitarbeiter:innen des ZIF sowie die der etwa 175 Sekundierten in Einsätzen weltweit. Die Themenfelder sind vielfältig und reichen von Vertragsmanagement über individuelle Personalbetreuung bis hin zu Eingruppierungen nach dem TVöD, Durchführung von Vergabeverfahren, interner Rechtsberatung zu unterschiedlichsten Rechtsfragen und der Aushandlung von Sekundierungsabkommen mit verschiedensten aufnehmenden Einrichtungen weltweit.

Personalsachbearbeiter Stammpersonal (m/w/d)

Die Personalsachbearbeitung im Bereich Verwaltung ist verantwortlich für die umfängliche administrative Betreuung des Personals am Standort Berlin. Zu Ihren Aufgaben zählen unter anderem:

1. Allgemeine Personaladministration unter den Regularien der einschlägigen Rechtsvorschriften (TVöD, TV EntgO Bund, BRKG etc.) wie Datenpflege der Personalstammdaten in der Personalverwaltungssoftware REXX, Erstellung von Verträgen, (Vor-)Prüfung der abrechnungsrelevanten Daten nach steuer- und sozialversicherungsrechtlichen Kriterien. Enge Zusammenarbeit mit dem Betriebsrat und der externen Entgeltabrechnungsstelle
2. Steuerung und Unterstützung des Recruiting-Prozesses beginnend bei der Ausschreibung bis zum Onboarding der neuen Mitarbeitenden und Praktikant:innen
3. Gestaltung, Optimierung und Implementierung von Prozessen in der Personalsachbearbeitung und deren Schnittstellen, z. B. zur Personalplanung und -entwicklung
4. Optimierung und Weiterentwicklung der Nutzung von digitalen, prozessoptimierten Arbeitsmitteln insbesondere der digitalen Personalverwaltungssoftware als Focalpoint für REXX
5. Mitwirkung bei der Erstellung von Reports, Statistiken und Auswertungen sowie Pflege des Stellenplans
6. Ansprechpartner:in für interne und externe Akteure (Beschäftigte, Krankenkassen, Sozialversicherungsträger und Behörden)
7. Übernahme von weiteren Verwaltungstätigkeiten

1. Abgeschlossene Berufsausbildung zum Beispiel als Personalsachbearbeiter (m/w/d), Verwaltungsfachangestellter (m/w/d), Personalfachkaufmann (m/w/d) oder vergleichbare Berufserfahrung in ähnlicher Position
2. Alternativ: abgeschlossenes Bachelorstudium
3. Mehrjährige relevante Berufserfahrung
4. Kenntnisse der einschlägigen rechtlichen Bestimmungen im Aufgabengebiet (u. a. allgemeines Arbeitsrecht, öffentliches Tarifrecht inkl. Entgeltordnung)
5. Versierter Umgang mit Personalverwaltungssoftware und digitalen Anwendungen sowie sicherer Umgang mit MS Office
6. Interesse an und gute Kenntnisse zur Personalgewinnung in sozialen Medien
7. Stilsichere Umgangsformen, freundliches und verbindliches Auftreten
8. Eigenständige, strukturierte und verantwortungsvolle Arbeitsweise
9. Teamfähigkeit, Selbständigkeit und Organisationsgeschick
10. Kommunikationsstärke, Loyalität und Vertrauenswürdigkeit

Wir gehen davon aus, dass es hervorragende Kandidat:innen gibt, die nicht alle Kriterien der Beschreibung erfüllen. Vielleicht haben Sie passende Fähigkeiten, die uns zusammenbringen? Überzeugen Sie uns, warum Sie der oder die Richtige für die Stelle sind.

1. Vielfältige Herausforderungen: Es erwartet Sie eine abwechslungsreiche Tätigkeit in einem international orientierten Umfeld mit Nähe zu politischen Prozessen. Ein Job mit Sinn.
2. Teamspirit: Wir sind ein hochmotiviertes, dynamisches und sympathisches Team, das wertschätzend zusammenarbeitet. Humor und Freude bei der Arbeit sind uns wichtig.
3. Modern und mittendrin: Unsere gut ausgestatteten Büros bieten eine angenehme Arbeitsatmosphäre - am idyllischen Ludwigkirchplatz, ruhig und dennoch mitten in der City West.
4. Vereinbarkeit von Beruf und Privatem: Wir leben flexible, familienfreundliche Arbeitszeitmodelle und Gleitzeitregelungen – mit mobilem Arbeiten.
5. Persönliche Entwicklung: Profitieren Sie neben Feedbackgesprächen von zahlreichen internen Informations- und Weiterbildungsangeboten, exklusiven Lunch-Formaten mit spannenden Gesprächspartner:innen und interaktiven Lerntagen - unsere Reflektionsräume fördern Neugier, Teamgeist und Resilienz.
6. Onboarding: Unser Programm zum Einstieg umfasst neben der individuellen Einarbeitung das Kennenlernen aller Teams; erfahrene Kolleg:innen unterstützen Sie gerne und machen das Fußfassen im ZIF federleicht.
7. Nachhaltigkeit im Blick: Dass wir unseren Mitarbeiter:innen ein Job-/Deutschlandticket ermöglichen, ist nur ein Baustein unseres Nachhaltigkeitsmanagements: Wir arbeiten immer weiter daran, uns zukunftsorientiert aufzustellen.
8. Ein faires Gehalt: Bei uns gilt der TVöD Bund – mit 30 Urlaubstagen im Jahr bei einer 5-Tage-Woche (dazu den 24. und 31.12. frei), zusätzlicher Altersvorsorge (VBL) sowie Jahressonderzahlung. Die Vergütung erfolgt nach TVöD Bund Entgeltgruppe 9b bei Vorliegen der persönlichen Voraussetzungen.
9. Beginn zum nächstmöglichen Zeitpunkt, in Teilzeit, unbefristet mit 19,5 Wochenstunden sowie befristet mit 19,5 Wochenstunden zunächst für zwei Jahre. Die vollumfängliche Entfristung ist schnellstmöglich angestrebt.