Office Manager*in

Die Margot Friedländer Stiftung setzt sich für die Zukunft der Erinnerung, für Toleranz und Menschlichkeit, für Freiheit und Demokratie ein. Die Stiftung arbeitet operativ und entwickelt Förderprogramme vor allem für junge Menschen. Als Office Manager (w/m/d) in Vollzeit arbeiten Sie in einem kleinen Team im Herzen von Berlin am Gendarmenmarkt. Sie unterstützen den Vorstand und die Geschäftsführung in vielfältigen Aufgabenbereichen. Die Stelle ist zunächst befristet auf zwei Jahre. Eine Verlängerung ist möglich.

Büroorganisation + Verwaltung

1. Sicherstellung eines reibungslosen Ablaufs im Büro
2. Verwaltung von Dokumenten, Verträgen und internen Ablagesystemen
3. Kommunikation mit externen Dienstleistern
4. Aufbau und Pflege von Datenbanken
5. Unterstützung bei der Verwaltung von IT-Systemen
6. Ansprechpartner für IT-Dienstleister und technisches Büromanagement

Assistenz des Vorstands und der Geschäftsführung & interne Kommunikation

1. Terminplanung und Koordination von Gremiensitzungen
2. Beantwortung eingehender Anfragen
3. Vorbereitung von Sitzungsunterlagen und Präsentationen
4. Protokollführung

Finanz- und Rechnungswesen

1. Einholen von Kostenvoranschlägen
2. Überwachung von Budgets und Kosten
3. Vorbereitende Buchhaltung

Öffentlichkeitsarbeit

1. Versand von Pressemitteilungen
2. Pflege der Website
3. Bildrecherchen, Bildrechteanfragen, Organisation von Foto- und Drehterminen

Veranstaltungsmanagement

1. Unterstützung bei der Koordination von Veranstaltungen
2. Einladungs- und Gästemanagement
3. Ansprechpartner für Dienstleister

1. Einschlägige Ausbildung (z.B. Kauffrau oder Kaufmann für Büromanagement, Fachwirtin oder Fachwirt für Büro- und Projektorganisation)
2. Berufserfahrungen im Büromanagement oder als Assistent (w/m/d) einer Geschäftsleitung
3. Sicherer Umgang mit Microsoft Office Programmen
4. Ausgeprägtes Organisations- und Kommunikationstalent
5. Vorausschauende, eigenständige und strukturierte Arbeitsweise
6. Freude am Umgang mit Zahlen
7. Sehr gute schriftliche und mündliche Ausdrucksfähigkeit in der deutschen Sprache und englischen Sprache
8. Freundliches und zugewandtes Auftreten
9. Verbundenheit mit den Themen der Stiftung

1. Wertschätzende Zusammenarbeit in einem kleinen Team mit großem Netzwerk engagierter und begeisterten Ehrenamtlicher
2. Ein abwechslungsreiches und sinnstiftendes Arbeitsfeld
3. Eine angemessene Vergütung
4. Attraktive Büroräume am Gendarmenmarkt im Herzen von Berlin
5. Flexible Arbeitszeiten