Office-Manager*in der Direktion

Die Stiftung Zentral- und Landesbibliothek Berlin (ZLB) ist mit jährlich über 1,2 Millionen Besucher*innen die größte und meistbesuchte Öffentliche Bibliothek Deutschlands. An unseren beiden Standorten – der Amerika-Gedenkbibliothek und der Berliner Stadtbibliothek – bieten wir ein vielfältiges Angebot an Medien, Veranstaltungen und digitalen Services. Mit etwa 350 Beschäftigten gestalten wir die Zukunft des Wissens, fördern Bildung, ermöglichen kulturelle Teilhabe und schaffen Räume für gesellschaftlichen Austausch.

Organisationseinheit: Direktion

Eckdaten: Entgeltgruppe 8 TV-L | Vollzeit | unbefristet

Office-Manager*in der Direktion

• Sie unterstützen das Team der Direktion und sind Teil eines größeren Teams aus Office-Manager*innen in der gesamten ZLB.

• Sie organisieren das Büro eigenverantwortlich und stellen einen reibungslosen Ablauf der administrativen und organisatorischen Prozesse sicher, insbesondere durch Terminmanagement, Wiedervorlagen, Korrespondenz, telefonische Kommunikation und Recherchen.

• Sie planen, koordinieren und begleiten Sitzungen sowie Besprechungen, einschließlich der Vor- und Nachbereitung, Protokollführung sowie der Verwaltung von Besprechungsräumen und Ausstattung.

• Sie übernehmen das digitale Dokumentenmanagement sowie die strukturierte Ablage und erstellen Unterlagen wie PowerPoint-Präsentationen, Protokolle und weitere Dokumente.

• Sie organisieren Dienstreisen einschließlich der Reisekostenabrechnung.

• Sie unterstützen bei allgemeinen Verwaltungsvorgängen, insbesondere in den Bereichen Beschaffung, Vertragswesen, Rechnungsbearbeitung, Personalangelegenheiten, Fortbildungen und Adressdatenbankpflege.

• Sie wirken bei Aufgaben der dezentralen Budgetierung mit, insbesondere bei der Belegverwaltung, Budgetüberwachung sowie bei Abrechnungen im Rahmen der vorbereitenden Buchhaltung.

• Sie unterstützen Projekte durch organisatorische, administrative und koordinierende Tätigkeiten.

Sie haben Ihre Berufsausbildung erfolgreich abgeschlossen (z.B. zur/zum Verwaltungsfachangestellten oder Kauffrau/​Kaufmann für Büromanagement) oder können eine gleichwertige Qualifikation aufgrund einschlägiger Berufserfahrung vorweisen. Zudem verfügen Sie über mehrjährige Berufserfahrung in einer fachlich entsprechenden Position.

Darüber hinaus zeichnen Sie folgende Kompetenzen aus:

• Sie verfügen über umfassende Kenntnisse und praktische Erfahrungen im Bereich der Büroorganisation.

• Sie gehen sicher und routiniert mit den gängigen Microsoft-Office-Anwendungen um, insbesondere mit Outlook, Word, Excel und PowerPoint.

• Sie beherrschen die deutsche Rechtschreibung sicher und wenden grundlegende schreibtechnische Normen für die Textverarbeitung zuverlässig an.

• Sie verfügen über gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift.

• Sie bringen idealerweise Kenntnisse der Landeshaushaltsordnung, der Vergaberichtlinien sowie des Bundesreisekostengesetzes mit.

• Sie bringen Kontaktfreude, hohe soziale Kompetenz und ein sehr gutes mündliches sowie schriftliches Ausdrucksvermögen mit.

• Sie arbeiten eigenständig, zuverlässig und strukturiert und überzeugen durch ausgeprägtes Planungs- und Organisationstalent.

• Sie zeichnen sich durch hohes persönliches Engagement, Loyalität und Diskretion aus.

• Arbeiten für das Gemeinwohl

Mitwirken in Berlins Bildungs- und Kulturlandschaft, sinnstiftende Aufgaben mit hoher gesell­schaftlicher Relevanz erfüllen und aktiv sein an einem der demokratischsten Orte der Stadt

• Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben

Flexible Arbeits­zeiten durch Gleitzeit­regelungen, Zeitausgleich für Mehrstunden und die Möglichkeit zum Homeoffice

• Ein kollegiales Arbeitsklima

Strukturiertes Onboarding, internes Weiterbildungs­programm von Mitarbeitenden für Mitarbeitende, Buddy-Begleitung für Führungs­kräfte, Kennenlern­formate, jährlicher Themen- und Teamtag

• Gute Verkehrs­anbindung

Ein Arbeits­platz im Herzen der Stadt (Kreuzberg und Mitte) mit sehr guter ÖPNV-Anbindung sowie Park- und Fahrrad­stellplätzen

•  Gesundheits­management

Kostenlose Angebote im Rahmen des Betrieblichen Gesundheits­managements, medizinische Vorsorge, gemein­same Teilnahme am Berliner Firmenlauf oder Stadtradeln

•  Finanzielle Anreize

Faire Bezahlung nach Tarif (TV-L), 30 Urlaubstage plus 24. und 31.12., Jahres­sonderzahlung, zusätzliche Alters­vorsorge über VBL, Zuschuss zum BVG-Firmen­ticket und kostenloser Bibliotheks­ausweis