Mitarbeiter*in Projektverwaltung und Assistenz der Bereichsleitung

Die Schildkröte GmbH setzt sich als gemeinnützige Organisation seit mehr als 35 Jahren mit rund 160 Mitarbeiter*innen für Bildung, Jugendhilfe, Beschäftigung, Integration und Vermittlung in berufliche Perspektiven ein. Wir fördern, begleiten und beraten Jugendliche und Erwachsene in unterschiedlichsten Projekten.

Sie behalten den gesamten Prozess – von der Beantragung unserer Projekte bis zur Abrechnung – stets im Blick und übernehmen dabei wichtige zentrale Arbeitsschritte eigenverantwortlich. In enger Zusammenarbeit mit der Bereichsleitung und dem Controlling sorgen Sie für einen reibungslosen Ablauf der einzelnen Projekte. Darüber hinaus erstellen Sie strukturierte Tabellen und übersichtliche Ablaufpläne und unterstützen bei administrativen Tätigkeiten, wie dem Scannen und der sorgfältigen Vorbereitung von Dokumenten für eine ordnungsgemäße Ablage.

1. Projekte verwaltungstechnisch vorbereiten, laufend überwachen und auf Vollständigkeit hinsichtlich der Abrechnung kontrollieren, ggf. benötigte Unterlagen anfordern
2. Selbständiges Überwachen von relevanten Terminen
3. Pflege und Bearbeitung von projektrelevanten Dateien, Listen etc.
4. Projektmittel abfordern
5. Finanzübersichten erstellen und aktualisieren
6. Verwendete Projektmittel erfassen und für Abrechnung aufbereiten
7. Projektmittelbelege verwalten
8. Monatsberichte erstellen
9. Projektdaten in Datenbanken eingeben und verwalten
10. Verwendungsnachweise erstellen
11. Mitwirken an Konzepten
12. Projektprüfungen vorbereiten und begleiten
13. Schriftverkehr bearbeiten und allg. Sekretariatsaufgaben, Ablage durchführen
14. Assistenzaufgaben für die Bereichsleitung
15. Schriftliche und mündliche Kommunikation mit den Auftraggeber*innen

1. Abgeschlossene Berufsausbildung oder Studium im kaufmännischen oder wirtschaftlichen Bereich, z. B. Kauffrau / Kaufmann für Büromanagement, Steuerfachangestellte*r, Betriebswirt*in oder vergleichbare berufliche Kenntnisse und Erfahrungen
2. Berufserfahrung insbesondere im Bereich Projektabrechnung und -steuerung wünschenswert
3. Fundierte Excelkenntnisse und Kenntnisse in Word (Serienbriefe)
4. Erfahrung und Affinität im Umgang mit Datenbanken zum Beispiel EUREKA 5
5. Kenntnisse im Qualitätsmanagement
6. Sie sind ein Zahlenmensch und zeichnen sich durch ausgesprochen strukturiertes Arbeiten aus
7. Sie agieren eigenverantwortlich und sorgfältiges genaues Arbeiten ist Ihnen sehr wichtig
8. Sie haben Spaß daran, den Bereich Projektabrechnung und Projektverwaltung in unserem Unternehmen weiterzuentwickeln
9. Sie übernehmen Ergebnis-Verantwortung und arbeiten gern in einer Schnittstellen-Funktion mit unterschiedlichen Fachbereichen zusammen
10. Sie sind ein Teamplayer und kommunizieren wertschätzend und respektvoll
11. Sie fühlen sich in einem dynamischen Arbeitsumfeld im Frontoffice wohl und überzeugen durch Ihre strukturierte und freundliche Arbeitsweise, auch bei wechselnden Anforderungen
12. Sie wechseln flexibel und effizient zwischen unterschiedlichen Aufgaben
13. Sie kommunizieren gern mit behördlichen Ansprechpartnern, Mitarbeitenden und Teilnehmenden in den Projekten

1. Teilzeit- oder Vollzeit-Tätigkeit
2. Standort: Stromstraße. Mobiles Arbeiten nach Absprache möglich
3. 29 Tage Urlaub
4. BVG Deutschlandticket Job mit 15 € Zuschuss
5. Kostenfreie Angebote zu körperlicher und mentaler Gesundheit. Beide Themen sind uns sehr wichtig. Wir unterstützen unsere Mitarbeiter*innen, sowohl körperlich als auch mental gesund zu bleiben: Coaching-Flatrate und Mitgliedschaft im Urban Sports Club
6. Eine berufliche Perspektive bei einem langjährigen Partner der öffentlichen Verwaltung
7. Die Stelle ist ab 01.06.2026 zunächst befristet mit der Aussicht auf Verlängerung zu besetzen
8. Wertschätzendes und respektvolles Miteinander sowie intensive Einarbeitung „on the job“