Leiter*in des Geschäftszimmers in Potsdam

Das Alfred-Wegener-Institut Helmholtz-Zentrum für Polar- und Meeresforschung ist eine von der Bundesrepublik Deutschland, der Freien Hansestadt Bremen und den Ländern Brandenburg, Schleswig-Holstein und Niedersachsen getragene Forschungseinrichtung mit rund 1.400 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern. In einem breiten multidisziplinären Ansatz betreiben wir Polar- und Meeresforschung und leisten dabei im Verbund mit zahlreichen universitären und außeruniversitären Forschungseinrichtungen einen wichtigen Beitrag zur globalen Umwelt-, Erdsystem- und Paläoklimaforschung.

Hintergrund

Für unser engagiertes Team in der Verwaltung suchen wir eine

Leitung für das Geschäftszimmer der Forschungsstelle Potsdam

in Teilzeit (19,5h).

1. Eigenverantwortliche Organisation des Geschäftszimmers in Potsdam
2. Annahme und Weiterleitung von Telefonaten
3. Beantwortung von persönlichen, telefonischen und schriftlichen Anfragen in Deutsch und Englisch
4. Bearbeitung von Posteingang und -ausgang
5. Übernahme der Warenannahme und -prüfung sowie Bearbeitung von Reklamationen
6. Ausgabe und Rücknahme von Transpondern
7. Schnittstellenfunktion zwischen internen Einheiten, Mitarbeitenden, Verwaltung und anderen AWI Standorten sowie externen Partnern
8. Organisation von Mitarbeitendenveranstaltungen

1. Abgeschlossene Ausbildung in der Hotellerie, einem kaufmännischen Beruf oder vergleichbare Qualifikation und Berufserfahrung im Bereich Büroassistenz und -management
2. Fähigkeit, in einem internationalen, gemischt deutsch- und englischsprachigen akademischen Umfeld zu arbeiten
3. Sicherer Umgang mit dem Internet und den gängigen Textverarbeitungs- und Kalkulationsprogrammen (z. B. MS-Office-Produkte Word, Excel)
4. Eventuell Grundkenntnisse in SAP
5. Sehr gute Teamfähigkeit sowie exzellente Kommunikationsfähigkeiten in Wort und Schrift
6. Ausgeprägte Fähigkeit zum koordinierenden Handeln sowie souveräner Umgang mit komplexen Situationen
7. Fließende Deutsch- und Englischkenntnisse (mind. B2-Niveau) 
8. Vertrauenswürdigkeit und Diskretion

1. exzellente Forschung
2. Zusammenarbeit und Kooperation - institutsintern, national und international, interdisziplinär
3. Chancen, sich zu entwickeln – auf der eigenen Stelle und auf andere Stellen hin
4. ein internationales Umfeld – alltägliche Kontakte zu Menschen aus aller Welt
5. flexible Arbeitszeiten
6. betriebliche Gesundheitsförderung und Firmenfitness mit Hansefit und Wellhub
7. Unterstützungsangebote und eine gelebte Kultur der Vereinbarkeit von Beruf und Familie
8. betriebliche Altersvorsorge (VBL)