Fachkraft (m/w/d) Verwaltung & Projektmanagement für das Projekt „Ankommen in Köln“

Du möchtest dazu beitragen, dass ein Projekt zur Erstorientierung und individuellen Begleitung in Köln zuverlässig läuft – auch hinter den Kulissen? Für unser Projektteam suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine Verwaltungskraft (m/w/d) in Teilzeit (19,5 Wochenstunden) am Standort Köln.

In dieser Rolle bist du die organisatorische Schnittstelle zwischen Projektteam und Verwaltung: Du sorgst dafür, dass Budgets, Abrechnungen, Belege und Dokumentation sauber strukturiert sind – damit Coaches ihre Arbeit gut planen können und Teilnehmende verlässlich begleitet werden. Dich erwartet ein wertschätzendes Team, eine sorgfältige Einarbeitung und eine sinnstiftende Aufgabe in einem herausfordernden Arbeitsfeld.

Rahmenbedingungen: Teilzeit (19,5 Std./Woche) | Köln | Vergütung nach EG 5 BAT-KF (Anlage 4a) | Start: so schnell wie möglich | befristet bis 30.06.2028.

Als Verwaltungskraft hältst du unserem Projektteam organisatorisch den Rücken frei und sorgst dafür, dass Abläufe, Zahlen und Dokumente verlässlich zusammenlaufen. Dazu gehören insbesondere:

1. Finanzen & Abrechnung im Projektalltag: Du unterstützt bei der laufenden Budget- und Ausgabenübersicht, pflegst Kosten- und Beleglisten und arbeitest eng mit der Projektleitung zusammen.
2. Rechnungen & Nachweise: Du erstellst und prüfst Rechnungen, Abrechnungen und Übersichten, damit Mittelverwendung und Dokumentation nachvollziehbar sind.
3. Projekt- und Prüfsicherheit: Du bereitest Unterlagen für Prüfungen/Audits vor und unterstützt dabei, dass finanzielle Vorgaben und Fristen im Projekt eingehalten werden.
4. Dokumentation & Kommunikation: Du pflegst die Projektdokumentation, unterstützt bei Berichten, strukturierst Korrespondenz und beantwortest Anfragen rund um administrative Themen.
5. Team-Support im Tagesgeschäft: Du bist Ansprechperson für administrative Fragen und findest pragmatische Lösungen, damit das Team konzentriert arbeiten kann.

Erforderlich

1. Eine kaufmännische oder verwaltungsbezogene Ausbildung (oder eine vergleichbare Qualifikation) – alternativ einschlägige Berufserfahrung in Büro/Verwaltung/Projektassistenz
2. Sicherer Umgang mit MS Office / gängigen Büroanwendungen und eine sorgfältige, strukturierte Arbeitsweise
3. Zuverlässigkeit, Organisationsgeschick und Freude an Teamarbeit
4. Gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
5. Ein sensibler und respektvoller Umgang mit Menschen in unterschiedlichen Lebenslagen sowie Diskretion und ein verantwortungsvoller Umgang mit Datenschutz

Wünschenswert (Nice to have)

1. Erfahrung mit Budgetverwaltung, Abrechnung, Belegführung oder der Arbeit in geförderten Projekten
2. Routine in der Vorbereitung von Unterlagen für Prüfungen/Audits
3. Weitere Sprachkenntnisse

Du musst nicht alles mitbringen: Wenn du dich in der Rolle wiederfindest und Lust hast, Verantwortung zu übernehmen und dazuzulernen, freuen wir uns auf deine Bewerbung.

1. Sinnstiftende Arbeit mit Wirkung: Du unterstützt ein Projekt, das Menschen in Köln beim Ankommen und bei wichtigen nächsten Schritten begleitet.
2. Vergütung nach BAT-KF (EG 5, Anlage 4a): transparentes Gehaltssystem inkl. Jahressonderzahlung (85%).
3. Teilzeit mit planbarer Arbeitszeit: 19,5 Std./Woche – gut vereinbar mit Familie, Studium oder anderen Verpflichtungen.
4. Gute Einarbeitung & Support: strukturierter Start und ein Team, das dich fachlich und menschlich unterstützt.
5. Weiterbildung & Entwicklung: berufliche Fortbildungen sowie Einzel- und Teamsupervision.
6. Zuschuss zum Deutschland-Jobticket: wir unterstützen deine Mobilität im Alltag.
7. Teamkultur: wertschätzende Zusammenarbeit, klare Absprachen und ein Arbeitsumfeld, in dem Zuverlässigkeit und gegenseitige Unterstützung zählen.