Executive Assistant (gn)

Werde die*der zentrale Partner*in unserer Geschäftsführung und gestalte die Zukunft unseres Unternehmens aktiv mit!

Wir bei RCLM glauben daran, dass die richtigen Daten, die richtigen Prozesse und die richtigen Entscheidungen die Welt verändern können – und genau hier kommst du ins Spiel. Als Executive Assistant bist du nicht nur ein organisatorisches Talent, sondern auch eine strategische Partnerin oder ein strategischer Partner der Geschäftsführung.

Deine Mission: Du bringst Struktur und Effizienz in die Abläufe, damit die Geschäftsführung ihre Ziele erfolgreich umsetzen kann. Du bringst dich aktiv ein, um unsere ambitionierten Ziele zu erreichen.

Administrative Unterstützung

1. Proaktive Organisation und Priorisierung der täglichen Aufgaben des Geschäftsführers
2. Zusammenarbeit mit unserem Steuerbüro zur Sicherstellung einer reibungslosen Buchhaltung
3. Erstellung und Verwaltung von Rechnungen in enger Abstimmung mit unseren Kunden

Projekt- und Prozessmanagement

1. Betreuung des CRM- und Vertriebssystems (HubSpot), einschließlich der Verwaltung von Deal-Pipelines, der Erstellung von Angeboten und der Pflege von Kundenkontakten
2. Koordination von Unterschriften für Lizenzverträge, um rechtliche Prozesse effizient abzuschließen
3. Onboarding neuer Datenkunden und Gewährleistung eines nahtlosen Übergangs in unsere Systeme

Finanz- und Vertragsmanagement

1. Verwaltung von Software-Abos, einschließlich Vertragsabschluss und regelmäßiger Überprüfung
2. Unterstützung bei der Anpassung von Lizenzverträgen in Abstimmung mit unseren Kanzleien

Unterstützung bei strategischen Initiativen

1. Aktive Mitwirkung bei der Pflege und Umsetzung unseres OKR-Systems
2. Beteiligung an Marketingaktivitäten, einschließlich Content Creation

Kommunikation und Zusammenarbeit

1. Enger Austausch mit internen & externen Stakeholder, um alle Projekte/Aufgaben transparent und zielgerichtet zu koordinieren
2. Unterstützung bei der Erstellung und Anpassung von Präsentationen, Berichten und anderen Materialien/Dokumenten

Berufserfahrung und Fachkenntnisse

1. Erste Erfahrungen in einer ähnlichen Rolle, idealerweise als Executive Assistant, Projektmanager/in, oder in einem administrativen oder vertriebsnahen Umfeld
2. Erfahrung in der Arbeit mit den unten genannten Tools ist ein großes Plus
3. Kenntnisse in der Finanzbuchhaltung, wie z.B. Rechnungsstellung, Belegverwaltung und Zusammenarbeit mit Steuerberatern, sind wünschenswert

Technische Fähigkeiten/Erfahrung mit Tools

1. Erfahrung im Umgang mit CRM-Systemen, idealerweise HubSpot
2. Kenntnisse in der Nutzung von Airtable, Stackfield oder ähnlichen Tools für interne Kommunikation, Projektmanagement und Dokumentenverwaltung sind von Vorteil
3. Vertrautheit mit digitalen Signatur-Tools wie DocuSign oder Adobe Acrobat E-Signature
4. Erfahrung im OKR-Tracking mit Tools wie Mooncamp ist ein Plus
5. Grundkenntnisse in der Rechnungsstellung mit Zervant oder vergleichbaren Tools für die Buchhaltung

Fähigkeiten im Organisations- und Zeitmanagement

1. Hervorragende organisatorische Fähigkeiten, mit einem hohen Maß an Detailgenauigkeit und der Fähigkeit, mehrere Aufgaben gleichzeitig zu priorisieren
2. Selbstständige und strukturierte Arbeitsweise mit einer starken Eigenverantwortung und der Fähigkeit, Aufgaben proaktiv und effizient zu lösen

Kommunikationsstärke

1. Ausgezeichnete mündliche und schriftliche Kommunikationsfähigkeit in Englisch (fließend) und Deutsch (muttersprachliches Niveau), um mit internationalen Partnern zu kommunizieren
2. Ausgeprägte Fähigkeit, komplexe Informationen klar und präzise zu vermitteln, sowohl intern als auch extern

Flexibilität und Anpassungsfähigkeit

1. Bereitschaft, in einem dynamischen und sich schnell verändernden Umfeld zu arbeiten und sich flexibel an neue Aufgaben und Prioritäten anzupassen
2. Fähigkeit, unter Druck zu arbeiten und auch bei kurzfristigen Änderungen einen kühlen Kopf zu bewahren

Interesse an Klimadaten und Finanzen

1. Starkes Interesse an den Themen Klimaschutz, Datenanalyse und nachhaltige Finanzwirtschaft ist ein großes Plus
2. Bereitschaft, sich mit den neuesten Entwicklungen in diesen Bereichen auseinanderzusetzen und das Unternehmen aktiv zu unterstützen, um einen positiven Beitrag zur Erreichung der Pariser Klimaziele

Zentrales Co-working Büro

1. Du arbeitest in einem modernen Co-working Space im Herzen von Berlin-Friedrichshain, mit der Möglichkeit, mehrere Tage pro Woche gemeinsam mit dem Team vor Ort zu sein und ansonsten remote zu arbeiten.

Sinnstiftende Arbeit

1. Du wirst Teil eines Teams, das aktiv zur Lösung der Klimakrise und zur nachhaltigen Transformation der Finanzwelt beiträgt – dein Job hat echten Impact.

Entwicklungsmöglichkeiten

1. Bei uns hast du die Chance, dich persönlich und fachlich weiterzuentwickeln und deine Ideen aktiv in die Projekte einzubringen.

Flexibles Arbeiten

1. Du kannst flexibel und eigenverantwortlich arbeiten und genießt eine gute Work-Life-Balance.

Zuschuss zum Deutschlandticket

1. Wir unterstützen dich mit einem Zuschuss zum Deutschlandticket, damit du entspannt und nachhaltig mobil sein kannst.

Flache Hierarchien

1. Wir leben eine offene Unternehmenskultur, in der deine Meinung zählt und du von Anfang an Verantwortung übernehmen kannst.

Erholung und Auszeit

1. 30 Tage Urlaub pro Jahr (bei 5-Tage Woche)