Assistent*in der Geschäftsführung

Möchten Sie sich für das Wohlergehen von Kindern einsetzen und so den Kinderschutz in Deutschland nachhaltig verbessern? Dann werden Sie Teil der World Childhood Foundation und verbessern Sie mit uns gemeinsam den Kinderschutz.

Wir suchen schnellstmöglich eine*n engagierte*n Assistent*in der Geschäftsführung in Teilzeit.

Ihre Aufgabe ist die Unterstützung der Geschäftsführung und des Vorstands in der Organisation und Weiterentwicklung der Stiftung. Der Fokus Ihrer Arbeit liegt in der alltäglichen Administration im Stiftungsmanagement und der Sicherstellung der Governancestrukturen sowie der Finanzbuchhaltung.

Tätigkeitsfeld

1. 1. Assistenz der Geschäftsführung & Kommunikation
2. Direkte Unterstützung der Geschäftsführung in administrativen, organisatorischen und strategischen Aufgaben
3. Schnittstelle zum internen Team, externen Partnern und Förderern – Sicherstellung eines reibungslosen Informationsflusses
4. Organisation, Vor- und Nachbereitung von Terminen & Meetings (Erstellung von Unterlagen, Protokollen, Follow-ups)
5. Bearbeitung von Telefonanfragen und allgemeine Korrespondenz
6. Organisation, Vor- und Nachbereitung von digitalen, hybriden und analogen Veranstaltungen

1. 2. Mitarbeit im Fundraising & Fördermittelmanagement
2. Pflege der CRM-Datenbank (FundraisingBox)
3. Erstellung von Zuwendungsbescheinigungen
4. Unterstützung bei der Kommunikation mit Spendenden und Fördergebenden

1. 3. Unterstützung in der Finanzbuchhaltung
2. Bearbeitung von Rechnungen und Belegen
3. Unterstützung bei der Vorbereitung von Buchhaltungsunterlagen für externe Steuerberater
4. Pflege von Übersichten und Controlling-Dokumenten
5. Zuarbeit für und Erstellung von Tätigkeits-, Sach- und Finanzberichten

1. 4. Steuerung der internen Büroorganisation
2. Koordination von Dienstleistern und internen Abläufen
3. Bearbeitung und Versand von Armbändchen-Bestellungen im Charity-Shop
4. Unterstützung bei der Erstellung von Briefen, Einladungen und Dankesschreiben

1. 1. Fachliche Kompetenzen
2. Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
3. Mehrjährige Erfahrung in einer Assistenz- oder Verwaltungsfunktion, idealerweise im Non-Profit-Sektor
4. Fundierte Kenntnisse in MS Office, CRM-Systemen, DATEV und digitaler Bürokommunikation
5. Grundkenntnisse in Finanzbuchhaltung, Controlling und Mittelbewirtschaftung
6. Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse

1. 2. Organisatorische Fähigkeiten
2. Strukturierte und vorausschauende Arbeitsweise
3. Hohe Eigeninitiative und Multitasking-Fähigkeit
4. Sorgfältige und vertrauliche Bearbeitung sensibler Informationen

1. 3. Persönliche Eigenschaften
2. Kommunikationsstärke und souveränes Auftreten
3. Teamgeist und Belastbarkeit in intensiven Arbeitsphasen
4. Begeisterung für die Arbeit einer international tätigen Stiftung

1. Eine sinnstiftende Tätigkeit mit gesellschaftlicher Relevanz
2. Flexible Arbeitszeiten und remote work
3. Ein kleines, engagiertes Team mit Gestaltungsspielraum
4. Internationale Zusammenarbeit mit den Childhood-Stiftungen weltweit
5. Möglichkeiten zur Weiterentwicklung im Stiftungsmanagement