Weniger ist mehr – 8 Tipps für Minimalismus am Arbeitsplatz

„Man verliert nicht immer, wenn man entbehrt.“ Das wusste schon Goethe. Wer bewusst konsumiert, lebt glücklicher. Minimalismus bezeichnet einen Lebensstil, der genau diesen Gedanken aufgreift. Er stellt sich gegen die Wegwerfgesellschaft und kritisiert Materialismus. Der befreiende Trend fördert so nicht nur eine nachhaltige Lebensweise, sondern ist auch ein echter Gewinn im Arbeitsalltag. Statt Reizüberflutung kannst du dich in asketischen Büros ganz auf deine Arbeit konzentrieren – und sparst so noch eine Menge Zeit. Denn ein übersichtlicher Arbeitsplatz – vom Büro bis zum Desktop – verursacht weniger Stress und hilft dabei, den Überblick zu bewahren. Sich auf das Nötigste zu beschränken ist aber gar nicht so einfach. Mit unseren 8 Tipps für Einsteiger*innen zeigen wir dir, wie Minimalismus auch am Arbeitsplatz gelingt:

1. Downshifting

Der erste Schritt in ein minimalistisches Arbeitsleben ist die Ordnung deines Berufsalltags selbst. Zum Minimalismus gehört nämlich auch, das Arbeitspensum so weit wie möglich zu reduzieren. Das geht durch gute Selbstorganisation und das Aussortieren unnötiger Prozesse, die sich aus Gewohnheit oder unsinnigen Vorgaben in dein Berufsleben eingeschlichen haben können. Bevor du also anfängst die Regale auszuräumen, frage dich selbst: Bist du mit deiner Arbeit und deiner Arbeitsweise zufrieden? Kannst du selbst Dinge einfacher gestalten? Wie lässt sich dein Wohlbefinden in der Arbeit steigern? Erkenne die Anzeichen noch lange bevor es zu Gesundheitsproblemen wie Burnout oder Herzinfarkt kommt. Schalte direkt einen Gang hinunter wenn du merkst, dass dein Arbeitspensum dir den Puls in die Höhe treibt. Downshifting heißt das Zauberwort: Weniger Verantwortung, weniger Überstunden, vielleicht auch weniger Geld – dafür aber ein Gewinn für die Gesundheit! Es gibt einige Arbeitszeitmodelle, die dir dabei helfen können:  Teilzeitjob,  Jobsharing oder Sabbatical.

2. Schreibtischchaos beseitigen

Papierberge, gestapelte Akten und abertausende Kugelschreiber, von denen am Ende eh nur noch die Hälfte funktioniert – ein chaotischer Schreibtisch mag bei manchen die Kreativität beflügeln, bei den meisten führt er aber eher zu Stress und Überforderung. Alle Papiere, die du noch benötigst, solltest du in beschrifteten Ordnern unterbringen. Um den Überblick zu bewahren solltest du aber nicht nur aufräumen, sondern dich auch von unnötigen Staubfängern und ungenutzten Büroaccessoires trennen. “Decluttering” bedeutet nichts anderes als das. Im Büro gibt es viele Dinge, die entrümpelt werden wollen: alte Schmierblätter, to do Listen,  der Kalender von 2001, die Give-Aways von der letzten Messe. Frage dich selbst bei jedem noch so kleinen Gegenstand: Brauche ich das wirklich noch für die Arbeit? Du bist nicht sicher, ob du noch was davon brauchst? Kein Problem, dafür gibt es einen Trick 17: Lege einfach alles in eine Kiste oder eine Schublade – sofern du nach einem Monat nichts davon vermisst hast, ab in den Müll damit! Das gilt natürlich nicht für wiederverwendbare Büromaterialien – die kannst du bestimmt noch deinen Kolleg*innen schenken. Ein aufgeräumter Schreibtisch wirkt befreiend und dennoch: So ganz ohne persönliche Gegenstände wird der Schreibtisch doch sehr trist. Gönne dir daher trotz all dem Minimalismus ein, zwei Gegenstände oder Fotos an denen dein Herz hängt.

3. Digitalisierung

Um die Zettelwirtschaft in Zukunft zu vermeiden und dabei auch die Umwelt zu entlasten, solltest du weitestgehend auf Papier, Blöcke, Post-its und Ausdrucke verzichten. Wichtige Papiere solltest du konsequent digitalisieren, so kommt die Botschaft auch langfristig bei deinen Kolleg*innen an. So sparst du dir nicht nur große, dicke Ordner, sondern vermeidest auch nachhaltig Papiermüll. Aber vergiss nicht: Auch auf deinem PC wollen Daten geordnet und sortiert werden. Viele haben einen eher unübersichtlichen Desktop mit einer Menge Dateien und Ordnern. Wenn du auch dazu gehörst, solltest du dich auch hier fragen, welche Ordner du zusammenlegen kannst und welche Dateien guten Gewissens in den Papierkorb wandern können. Alte Dateien wie Fotos oder Dokumente vom Vorgängerprojekt kannst du auch auf eine externe Festplatte packen. Damit bringst du außerdem noch deinen Prozessor wieder in Schwung.
Vielleicht arbeitest du sogar in einem Unternehmen mit “Clean Desk Policy”. Eine solche Benutzerrichtlinie für den Arbeitsplatz legt fest, dass am Ende eines Arbeitstages der Schreibtisch von den Mitarbeiter*innen aufgeräumt werden muss. Eine solche Richtlinie gibt es vor allem in Unternehmen, die sogenanntes Desksharing oder Hot Desking betreiben. Als Arbeitnehmer*in hast du hier keinen festen Arbeitsplatz, sondern setzt dich Tag für Tag mit deinem Laptop einfach an einen freien Platz. Ein aufgeräumter Arbeitsplatz ist die Voraussetzung dafür, dass das auch funktioniert. Auch wenn die CDP nicht Jedermanns Sache ist – dabei geht es mehr als nur um einen aufgeräumten, sauberen Arbeitsplatz. Das Konzept soll die Produktivität der Mitarbeiter*innen steigern und trägt zusätzlich zum Datenschutz für Kunden bei.

4. Posteingang auf Null

Digitalisierung ist ein guter Schritt, aber der Feind lauert im Postfach. Tausende von E-Mails, teils ungelesen, das meiste veraltet. Nicht nur das Aussortieren deiner Hardware ist befreiend, auch deine Inbox wird sich über eine ordentliche Entrümpelungsaktion freuen. Wer braucht schon E-Mails über irgendwelche Aufgaben, die längst abgeschlossen sind? Oder die tausend E-Mails, in denen man ohnehin nur in CC gesetzt wurde? Wenn du einen leeren Posteingang anstrebst, solltest du erst einmal die Fülle an Postfächern auf möglichst eines reduzieren. Nimm dir die Zeit um einmal im Rundumschlag unnötige Newsletter und Werbung abzubestellen und deinen Spam zu löschen. Das verschafft dir einen besseren Überblick über alle anstehenden Anfragen und unbeantworteten E-Mails. Wenn sich eine E-Mail umgehend beantworten lässt – do it! Aber achte darauf, deine neuen Nachrichten nicht ununterbrochen aufploppen zu lassen. Plane lieber feste Zeitfenster ein, in denen du deine Mails checkst. So entrümpelst du auch deinen Kopf.

5. Digital Detox

Ordnung auf dem Rechner erreichst du nur, wenn du kontinuierlich Dateien löschst. Das gilt auch für Apps auf deinem Smartphone. Die lustige Fotoapp, die du dir beim Bier mit Freunden heruntergeladen hast, das Game, das dir die Stunden auf der langen Bahnfahrt vor sechs Monaten versüßt hat oder die Rabattcode-App – nutzt du die wirklich? Ohnehin stellt sich die Frage: Welche technischen Geräte und Anwendung du eigentlich tatsächlich für die Arbeit brauchst. Benötigst du mehrere Handys, Tablets und Kameras, die du täglich mit ins Büro schleppst?
Dasselbe gilt für Kommunikationskanäle wie WhatsApp oder Messenger. Lösche inaktive Gruppenunterhaltungen, tritt aus Gruppen aus die für dich nicht interessant sind und öffne Skype nur, wenn du auch Zeit für einen Call hast. Noch besser ist es aber, den kompletten Nachrichtenfluss über einen einzigen Kanal laufen zu lassen. Eine Alternative zum E-Mail Overload sind digitale Workspaces wie Slack. Sie funktionieren über Threads und Chatfunktion und entlasten dein E-Mail Konto ungemein. Dennoch ist die ständige Anwesenheit in Kommunikationskanälen und sozialen Netzwerken eher ein Stressfaktor, der dich daran hindert effizient zu arbeiten. Frage dich grundsätzlich erst einmal in welchen sozialen Netzwerken du dich (noch) wohl fühlst, wo du wirklich wichtige Kontakte hast, welche Accounts du sinnvoll nutzt und auf welche du getrost verzichten kannst. Am besten richtest du dir jeden Tag ein festgelegtes Zeitfenster für digitalen Detox ein. Vielleicht gelangst du dabei sogar zu der Erkenntnis, dass Facebook und Co. doch nicht so wichtig, wenn nicht gar verzichtbar für deine Arbeit sind.

6. Mittagspause

Minimalismus in der Mittagspause bedeutet tatsächlich Pause zu machen. Verknüpfe deinen Lunch nicht mit Besprechung und Arbeitsterminen, genieße einfach nur dein Essen. Wenn du dir dein Essen selbst mitbringst, gilt: Weniger Verpackung bedeutet weniger Müll –  auch im Büro. Wenn du dich also am liebsten selbst versorgst, lege dir einen kleinen Vorrat an Schüsseln und Dosen zu, den du mit zur Arbeit nehmen kannst.  Ganz konsequent bist du, wenn du deine Lebensmittel für Lunch und Nachmittagssnacks auf Wochenmärkten und in plastikfreien Läden kaufst. Da geht das Einkaufen ohne Plastikmüll am einfachsten.

7. To-do-Liste

Sie sind unabdingbar für mentale Ordnung am Arbeitsplatz: To-do-Listen. Sie helfen dir dabei, sinnvoll Prioritäten zu setzen und verschaffen dir einen Überblick über die wichtigsten Aufgaben des Tages. Zu Dienstschluss sollte deine Liste bestenfalls leer sein, sonst läufst du Gefahr zu viel Arbeit mit in den Feierabend zu nehmen. Achte daher darauf, deine To-do-Listen überschaubar zu gestalten und mache dir vorab Gedanken über ein realistisches Arbeitspensum. Teile deine Liste in Aufgaben, die heute erledigt werden MÜSSEN und Aufgaben, die auch noch bis morgen warten können. So kannst du sicher sein, nichts wichtiges vergessen zu haben und dem entspannten Ausklang des Tages steht nichts mehr im Wege.

8. Lass das Auto stehen

Mit dem Auto zur Arbeit mag bequem klingen, häufig ist die Fahrt aber mit Rush-Hour Stau, Parkplatzsuche, stickiger Luft und einem hohen Aggressionspotenzial verbunden. Steig doch lieber mal auf dein Fahrrad oder geh sogar zu Fuß, denn minimalistischer geht es nicht! Das hat nur Vorteile: Du kommst entspannt auf der Arbeit an ohne dich über den Verkehr zu ärgern und hast auch gleich einen Beitrag zu deinem täglichen Workout geleistet. Gleichzeitig schonst du Klima und Umwelt und trägst zu deiner Gesundheit bei. Win-Win-Win!

Es gibt viele Wege zum Minimalismus. Aber bist du erst alles Überflüssige losgeworden, beginnt die wahre Challenge! Um zu vermeiden, dass du deine neu gewonnene Freiheit gleich wieder zumüllst, hilft es, deine materiellen Gegenstände im Blick zu haben. Denn nur wenn du weißt, was du besitzt, kannst du vor der nächsten (Kauf)entscheidung abwägen, ob die Anschaffung oder die Aufgabe wirklich notwendig ist. Wir wünschen dir viel Erfolg und viel Spaß beim Entrümpeln!