Vorstellungsgespräch absagen: Worauf du achten solltest

Vorstellungsgespräch absagen - So machst du es richtig

Wir kennen es alle: Die Phase der Jobbewerbungen, Vorstellungsgespräche und beruflichen Neuausrichtungen ist herausfordernd. Du recherchierst stundenlang, sendest unzählige Anschreiben und Lebensläufe raus um mit Glück zu ersten Vorstellungsgesprächen bei potentiellen Arbeitgeber*innen eingeladen zu werden. Doch was passiert, wenn du eines dieser Vorstellungsgespräche absagen möchtest. Vielleicht hast du bereits eine Stelle bei GoodJobs gefunden, die deinen Ansprüchen an sozialen Impact gerecht wird, bist krank geworden oder hast dich schlicht und ergreifend umentschieden. Ganz egal, warum: Es ist absolut okay, ein Vorstellungsgespräch abzusagen. Viel wichtiger ist aber, wie du es tust. Deshalb zeigen wir dir in diesem Artikel, wie du ein Vorstellungsgespräch freundlich und klar absagst, inklusive Vorlagen und Dos und Don’ts.

Warum du ein Vorstellungsgespräch absagen solltest

Eins ist definitiv klar: Kommentarlos zu Terminen nicht aufzutauchen ist nie eine gute Idee. Nicht nur, um deinen eigenen Ansprüchen an respektvollen Umgang mit anderen Menschen gerecht zu werden, sondern auch, weil die Arbeitswelt kleiner ist, als man vielleicht denkt. Personalverantwortliche wechseln Unternehmen, Netzwerke wachsen – und ein guter Eindruck bleibt genauso haften wie eben auch ein schlechter. Deshalb lohnt es sich, professionell zu bleiben und höflich abzusagen, auch wenn du das Angebot zum Gespräch nicht annimmst.

Und auch, wenn du unsicher bist oder denkst "die melden sich ja eh bei so vielen", zeigt deine Reaktion, wie professionell (oder eben nicht) du mit einer solchen Situation umgehst. Denke immer daran, dass auch hinter der Einladungs-E-Mail ein/e Personalverantwortliche/r sitzt. Ein Mensch, der sich die Zeit genommen hat, sich mit dir und deiner Bewerbung auseinander zu setzen und einen Platz im Terminkalender für dich freigeräumt hat. Wer absagt, gibt also der verantwortlichen Person Planungssicherheit, spart Zeit und hinterlässt einen positiven Eindruck. Und gerade, wenn du dich später nochmal bewerben willst, ist letzterer Gold wert.

💡 Merke: Sobald du weißt, dass du den Gesprächstermin nicht wahrnehmen wirst, solltest du dich melden. Eine Absage ist kein Zeichen von Schwäche oder Undankbarkeit. Sie zeigt dein Verantwortungsbewusstsein und übt dich auch darin, in Zukunft mit vermeintlich schwierigen Anlässen professionell umzugehen.

Gründe für eine Absage

Egal, ob krank, der 60. Geburtstag deiner Tante oder die Zusage für einen anderen Job: Die Gründe, warum du ein Vorstellungsgespräch absagen möchtest, liegen ganz bei dir. Genauso auch die Entscheidung, deinen Grund ehrlich zu kommunizieren. Dennoch ist es wichtig, auch bei der Absage respektvoll und professionell zu bleiben. Dabei musst du nicht ins Detail gehen, ein Satz reicht meistens aus.

Typische Gründe, die für jeden/jeder Recruiter*in nachvollziehbar sind, sind häufig folgende:

🤷🏽 Du hast dich für ein anderes Jobangebot entschieden.
🤒 Du bist krank oder kurzfristig verhindert.
↩️ Du hast dich beruflich umorientiert.
❌ Die Stelle passt nach Rücksprache doch nicht zu deinen Zielen.
💬 Persönliche Gründe (z.B. familiäre Situation).

💡 Kleine Notiz am Rande: Das einzige, was du besser nicht antworten solltest, sind Aussagen wie „Ich habe doch keine Lust mehr“ oder „Der Job ist mir zu langweilig.“ Es versteht sich von selbst, dass damit niemandem geholfen ist und im schlimmsten Fall deinem Image sogar eher geschadet.

Wie sagt man richtig ab?

Ob per Mail oder Telefon: Im Grunde ist das Kommunikationsmittel egal, solange deine Absage klar, freundlich und professionell formuliert ist. Angefangen mit dem Danke für die Einladung sollte die Absage unmissverständlich sein (z.B. „Ich nehme den Gesprächstermin nicht wahr“). Und ganz grundsätzlich gilt: Du musst dich zu keinem Zeitpunkt rechtfertigen, ausschweifend erklären oder entschuldigen, auch wenn der innere Impuls bei vielen kommt. Kommuniziere einfach wertschätzend und auf Augenhöhe, warum du dich gegen den Termin entschieden hast. Das reicht schon aus. Da unterschiedliche Kommunikationsmittel unterschiedliche Spielräume in der Kommunikation zulassen, differenzieren wir im Folgenden trotzdem einmal die Nuancen der beiden Wege.

📧 Via E-Mail: 
Der klassische Weg ist wohl der über E-Mail. Wenn vorher kein persönlicher Kontakt stattgefunden hat, dann kannst du darüber prima dein Vorstellungsgespräch absagen. Dabei gibt dir die Kommunikation über E-Mail die Möglichkeit, deine Absage zu strukturieren und nachhaltig zu dokumentieren.

📲 Per Telefon:
Für viele Menschen fordert ein Anruf mehr Mut als eine E-Mail, aber in bestimmten Fällen kann das persönliche Gespräch die bessere Option für eine Absage sein. Insbesondere dann, wenn du schon engeren Kontakt mit dem Unternehmen hattest oder sehr kurzfristig absagen musst. Wir empfehlen dir, danach noch eine kurze Bestätigung per Mail zu formulieren, um die Absage schriftlich zu dokumentieren.

Vorlage - Vorstellungsgespräch absagen

Sich eine professionelle Absage aus den Fingern zu saugen, dauert Zeit. Deshalb haben wir dir hier drei Vorlagen zum Absagen eines Vorstellungsgesprächs erstellt - sowohl für den E-Mail-Kontakt als auch am Telefon -, die du natürlich nach deinen Bedürfnissen anpassen kannst.

📧 E-Mail: Case 1) Du hast eine Jobzusage bei einem anderem Unternehmen

Betreff: Absage Vorstellungsgespräch am [Datum]

Liebe*r [Name],
vielen Dank für die Einladung zum Gespräch bei [Unternehmen]. Ich habe mich in der Zwischenzeit für eine andere berufliche Option entschieden und möchte den Gesprächstermin am [Datum] daher absagen.
Ich danke Ihnen für Ihr Interesse und die Möglichkeit, mich vorzustellen. Vielleicht kreuzen sich unsere Wege ja zu einem anderen Zeitpunkt.

Herzliche Grüße
[Dein Name]

📧 E-Mail: Case 2) Krankheit oder kurzfristige Absage

Betreff: Terminabsage Bewerbungsgespräch

Liebe*r [Name],
vielen Dank für die Einladung zum Gespräch. Leider kann ich den Termin am [Datum] krankheitsbedingt nicht wahrnehmen. Ich bitte um Verständnis und freue mich über die Möglichkeit, mich zu einem späteren Zeitpunkt bei Ihnen vorstellen zu dürfen.

Viele Grüße
[Dein Name]

📲 Telefon: Case 3) Du hast dich umentschieden

Zugegeben, eine Vorlage für ein Telefongespräch ist schwierig umzusetzen, da sich persönliche Gespräche dynamisch verhalten. Dennoch kannst du dich inhaltlich an diesem Skript entlang hangeln.

"Hallo, hier ist [dein Name]. Vielen Dank für die Einladung zum Gespräch. Leider muss ich den Termin am [Datum] absagen, da ich mich inzwischen anders entschieden habe. Ich wollte mich für die Möglichkeit bedanken und hoffe, es ergibt sich vielleicht zu einem späteren Zeitpunkt nochmal eine Gelegenheit (für ein gegenseitiges Kennenlernen/ für eine Zusammenarbeit).“

Dos and Don’ts beim Vorstellungsgespräch absagen

Hier eine kleine Übersicht, was du dir ganz grundsätzlich merken kannst, wenn du dein Vorstellungsgespräch absagen möchtest:

Dos:
✅ Sage rechtzeitig ab. Je früher desto besser.
✅ Drücke deine Dankbarkeit aus. Jemand hat sich die Zeit genommen, sich mit dir auseinander zu setzen und dich zum Gespräch einzuladen.
✅ Bleibe wertschätzend und respektvoll.

Don’ts:
❌ Einfach nicht zu erscheinen ist ein absolutes Fauxpas.
❌ Überdramatisiere deine Entschuldigung nicht. Du brauchst kein schlechtes Gewissen bei einer Absage haben.
❌ Rede weder das Unternehmen, die Anzeige noch die Stelle schlecht.

Vorstellungsgespräch verschieben statt absagen

Nachdem wir nun ausgiebig über das Absagen von Vorstellungsgesprächen gesprochen haben, gibt es eine weitere Möglichkeit des Umgangs, wenn du einen Termin nicht wahrnehmen kannst. Wenn du zum Beispiel „nur“ erkrankt bist, dein Zug ausfällt oder es einfach der falsche Tag ist, dann musst du das Vorstellungsgespräch nicht gleich absagen. Hier hilft ein kurzer Hinweis mit Bitte um Verschiebung. In vielen Fällen ist es möglich, den Termin zu einem späteren Zeitpunkt nachzuholen. Wie so eine E-Mail aussehen kann, findest du hier:

Liebe*r [Name],
vielen Dank für die Einladung zum Vorstellungsgespräch. Leider kann ich den Gesprächstermin am [Datum] aus persönlichen Gründen/krankheitsbedingt nicht wahrnehmen. Wäre es möglich, einen neuen Termin zu finden? Ich freue mich weiterhin sehr auf das Kennenlernen.

Beste Grüße
[Dein Name]

💡 Wie du dich übrigens perfekt auf dein Vorstellungsgespräch vorbereitest, erfährst du in unserem Guide zum Bewerbungsgespräch meistern.

Wer absagt, bleibt in Erinnerung – im positiven Sinne

Ein Vorstellungsgespräch abzusagen fühlt sich für viele erst mal unangenehm an. Und das ist auch ganz menschlich, schließlich möchte man niemanden vermeintlich vor den Kopf stoßen. Tatsächlich ist aber genau der Gegenteil der Fall: Wer offen seine Entscheidung kommuniziert, zeigt keine Schwäche, sondern vielmehr einen reflektierten Umgang mit seiner eigenen Zeit und der des/der Gesprächspartners/Gesprächspartnerin.

💡 Merke dir also: Eine klare, wertschätzende Absage signalisiert, dass du Verantwortung übernimmst, zuverlässig bist und dein Gegenüber ernst nimmst. Und dies sind Eigenschaften, die in jedem Job zählen. Wie du übrigens deine Stärken und Schwächen im Vorstellungsgespräch überzeugend präsentierst, erfährst du hier. Und falls du das Gefühl hast, noch nicht die richtige Stelle für dich gefunden zu haben, sichere dir dein nächstes Vorstellungsgespräch bei einer unserer Good Companies! Damit du dich auf dein Vorstellungsgespräch und deine berufliche Zukunft freuen kannst.

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