Teamkoordinator*in im Events Team

Sea-Watch e.V. ist eine gemeinnützige Initiative, die sich der zivilen Seenotrettung von Menschen auf der Flucht verschrieben hat. Angesichts der humanitären Katastrophe im zentralen Mittelmeer leistet Sea-Watch Nothilfe, fordert und forciert gleichzeitig die Rettung durch die zuständigen europäischen Institutionen und steht öffentlich für legale Fluchtwege ein. Wir sind politisch und religiös unabhängig und finanzieren uns ausschließlich durch Spenden.

Für das Events Team suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine Person in der Teamkoordination (m/w/d) mit einem wöchentlichen Arbeitsumfang von 29 Stunden, in Berlin. Die Stelle ist zunächst auf 12 Monate befristet mit Wunsch auf Verlängerung.

Das Events Team leistet politische Öffentlichkeitsarbeit auf Veranstaltungen. Das Team besteht aktuell aus 5 angestellten Personen, die laufende externe Eventanfragen, Koordination von 250+ Aktivist:innen deutschlandweit, die Produktion und Umsetzung von eigenen Events, Fundraising und politische Bildungsarbeit abdecken.

Als Teamkoordination im Events Team bist du für die Leitung und Koordination der Teammitglieder verantwortlich. Mit Deiner Erfahrung und Expertise unterstützt Du das Team dabei, die bestehende Struktur stabil und effizent zu gestalten und zu entwickeln, eine selbstorganisierte Zusammenarbeit zu unterstützen und eine nachhaltige Aufgabenverteilung und Kapazitätenplanung sicherzustellen. Gemeinsam mit dem Team legst Du die strategische Ausrichtung des Teams fest und stellst sicher, dass Entscheidungen partizipativ getroffen werden. Dabei wirst Du mit den Bereichen People, Culture & Organization und Supervision & psychologische Unterstützung eng zusammenarbeiten.

Gleichzeitig übernimmst Du Aufgaben und Projekte in der Eventkoordination, v.a. bei der Konzeption, Planung und Umsetzung eigener Events. Ebenfalls bist Du für die Koordination der Weiterentwicklung und Automatisierung laufender Prozesse veranwortlich.

Deine Aufgaben in der Teamkoordination

1. Du bist verantwortlich für die Leitung und Koordination des Event Teams, bestehend aus 5 hauptamtlichen Personen und bist Ansprechpartner:in für die Belange des Teams
2. Du trägst die Personalverantwortung für alle Teammitglieder, u.a. Onboarding, Feedbackgespräche, Sicherstellung der Rollenklarheit, Förderung der individuellen Weiterentwicklung, Entscheidungen zu Probezeit und Vertragsenden sowie disziplinarischen Maßnahmen
3. Du unterstützt das Team durch die Moderation teaminterner Meetings, ermöglichst eine gute Zusammenarbeit, transparente Kommunikation, funktionierende Workflows und förderst partizipative Entscheidungsprozesse
4. Du behältst den Überblick über anfallende Aufgaben und sorgst dafür, dass die Priorisierung regelmäßig im Team diskutiert und überprüft wird
5. Du bist verantwortlich für die Verwaltung des Jahresbudgets des Teams, sowohl für den Überblick über laufende und die Prognose zukünftiger Ausgaben und Einnahmen
6. Du förderst die Teamentwicklung, begleitest das Team auf dem Weg zum selbstorganisierten Arbeiten und förderst Partizipation und Verantwortungsübernahme
7. Du reflektierst und erkennst Verbesserungspotentiale und Defizite. Gemeinsam mit dem Team entwickeltst Du konkrete Maßnahmen.
8. Du stehst in regelmäßigem Kontakt mit dem Team, führst eigenverantwortlich Gespräche und förderst eine nachhaltige Arbeits- und Feedbackkultur, die im Einklang mit unseren flachen Hierarchien steht. Du erkennst Bedürfnisse und Konflikte frühzeitig und hilfst proaktiv, Lösungen zu finden und umzusetzen.

Deine Aufgaben in der Eventkoordination und im Prozessmanagement

1. Du koordinierst, planst und setzt gemeinsam mit dem Team eigene Eventformate um.
2. Du stellst sicher, dass die komplexen Logistikprozesse im Eventsteam kontinuierlich gereviewt, optimiert und dokumentiert werden.
3. Du treibst die Automatisierung und Optimierung der Prozesse im Eventsteam und die Etablierung eines neuen organisationsweiten CRM-Systems im Team voran.
4. Du bist verantwortlich für die kontinuierliche Überarbeitung der Events-Website.

1. Du verfügst über mehrjährige nachweisliche Führungserfahrung in der Leitung von Teams und/oder Projektgruppen
2. Du verfügst über ausgeprägte Kommunikations- und Organisationsfähigkeiten und zeichnest Dich durch eine strukturierte und selbstorganisierte Arbeitsweise mit Hands-on-Mentalität aus
3. Du gehst proaktiv und flexibel mit neuen und sich verändernden Herausforderungen um, auch in komplexen, dynamischen Umfeldern
4. Du hast ein feines Gespür für die Bedürfnisse Deines Teams und schaffst es Dein Team auch in Phasen von Unsicherheit zu motivieren und zu stärken
5. Du hast die Fähigkeit, zwischen unterschiedlichen Interessen zu vermitteln und gehst zielorientiert an die Lösung von Problemen heran
6. Du hast Erfahrung in der Budgetplanung und -verwaltung und behältst dabei sowohl die Details als auch die strategische Perspektive im Blick
7. Du hast Erfahrung im Eventmanagement und idealerweise bereits eigene, größere Events umgesetzt
8. Du hast Erfahrung in der Gestaltung und Optimierung von Prozessen innerhalb von Teams
9. Du verfügst über sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
10. Identifikation mit den Zielen und Inhalten von Sea-Watch e.V.

1. Eine gemeinnützige Organisation mit stetig neuen Herausforderungen und Ideen
2. Ein dynamisches, abwechslungsreiches Arbeitsumfeld mit flachen Hierarchien
3. Eine sinnstiftende Tätigkeit mit viel Verantwortung und Gestaltungsspielraum
4. Flexible Arbeitszeiten und Arbeitszeitmodelle, sowie die Möglichkeit teilweise im Home Office zu arbeiten, mehrheitliche Anwesenheit im Berliner Büro gewünscht
5. Eine offene Büroatmosphäre in der Hunde willkommen sind.
6. Angebote von internen Trainings und Förderung individueller Weiterbildung
7. Möglichkeit der Mitgestaltung durch spannende Projekte und Organisationstreffen und viel Freiraum, um Neues auszuprobieren
8. Digitalisierung, Agilität und Partizipation sind für uns wesentlicher Bestandteil unseres Alltags
9. Ein monatliches Bruttogehalt von 3.400 Euro bei 40 Wochenstunden (*Aufstockung durch verschiedene Faktoren möglich).
10. Sonderzahlungen und Zusatzleistungen, wie z.B. betriebliche Altersvorsorge, Trainings und verschiedene Auszeitmodelle, u.a. 1 Monat bezahlte Auszeit nach 18 Monaten Sea-Watch-Zugehörigkeit