Teamassistent*in und persönliche Assistent*in der Themenfeldleitung

Digitalisierung, Energiewende, neue Mobilität - unsere Welt verändert sich rasant. Prozesse und Entscheidungen werden immer komplexer, der Blick fürs Ganze ist gefragt. Gemeinsam mit Kund:innen und Partner:innen gestaltet ifok gesellschaftlich relevante Veränderungsprozesse weltweit. So entstehen gemeinsam getragene Ergebnisse, die Wirkung entfalten - für eine bessere Zukunft.

ifok bietet strategische Beratung sowie die Entwicklung und Implementierung von Maßnahmen für nachhaltige Entwicklung – seit über 25 Jahren. Mehr als 260 Mitarbeiter:innen arbeiten in Bensheim, Berlin, Düsseldorf, Hamburg, München und Brüssel. ifok ist Teil der internationalen Cadmus Group mit insgesamt etwa 700 Beschäftigten an 20 Standorten in Europa, den Vereinigten Staaten und in Asien.

Teamassistent*in und persönliche Assistent*in der Themenfeldleitung

In dieser Position bist du für die tägliche Büroorganisation in einem unserer anspruchsvollen und spannenden Themenfelder verantwortlich. Du bist die erste Anlaufstelle für die Themenfeldleitung, das Team und bist darüber hinaus die Kommunikationsschnittstelle nach innen und außen. Mit Begeisterung hältst du den Kolleg:innen den Rücken frei und unterstützt sie bei den täglichen administrativen Aufgaben flexibel und pragmatisch.

• Unterstützung der Themenfeldleitung und des Teams im administrativen Tagesgeschäft
• Allgemeine Tätigkeiten im Office Management und sowie allgemeine Bürotätigkeiten (Koordinationstätigkeiten, Verteilerpflege und Korrespondenz, Telefon, ..)
• Unterstützung beim Reisemanagement der Themenfeldleitung
• Organisation von Teamsitzungen und externen Teamevents inklusive Protokollierung
• Dokumentation und Ablage von Projektunterlagen (SharePoint) sowie CMS-Pflege
• Korrektorat, Formatierung und Qualitätskontrolle von Präsentationen, Berichten und weiteren Unterlagen
• Unterstützung bei projektkaufmännischen Aufgaben in enger Abstimmung mit der Themenfeldleitung

• Abgeschlossene Berufsausbildung und Berufserfahrung in den genannten Aufgabengebieten
• Spaß an der Arbeit im Assistenzbereich
• Selbständige, zuverlässige und sorgfältige Arbeitsweise
• Überdurchschnittliches Organisationstalent
• Hohe Serviceorientierung nach innen und außen in einem anspruchsvollen Umfeld
• Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit und soziale Kompetenz
• Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Versierter Umgang mit MS-Office sowie sicherer Umgang mit neuen Medien, modernen Arbeitsweisen und Tools

• Individuelle Förderung durch: Onboarding, Mentoring, Feedbackgespräche, ifok.Academy und Talentkonferenzen
• Flexible Arbeitszeiten durch: Mobiles Arbeiten,Vertrauensarbeitszeit, Verschiedene Teilzeitmodelle und ein Überstundenausgleichsmodell
• Anerkennung durch: 30 Tage Jahresurlaub, Regelung bei Sonderurlaub, Betriebliche Altersvorsorge, Aufmerksamkeit bei Jubiläen, Hochzeit und Geburt, Vermittlungsbonus für das Werben neuer Mitarbeiter:innen, Sonderzahlung, Mitarbeitendenunterstützungsprogramm und ein Jobrad
• Regelmäßige Kommunikation durch: Unternehmensweite Zusammenarbeit über Microsoft Teams und Yammer, Mitarbeiterbeteiligung in Form von „ifok denkt ifok“, Intranet, Monatssrunde = regelmäßiger Austausch mit der Geschäftsführung und ifok.Coffeebreak = virtuelle Kaffeepause
• Events: Campus und Weihnachtsfeier mit allen Kolleg:innen
• Immer gut versorgt: Kaffe & Tee, Wasser und Süßigkeiten